Diseñadores entérense: 5S Fase 3, Seiso (Limpiar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la tercera fase, Limpiar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los tres anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar

La semana pasada hablé sobre Seiton. Organizamos y decidimos cuál era el sitio para cada cosa. La siguiente fase, Seiso, es limpiar. Aunque la metodología lista a Seiso como la tercera fase, es posible limpiar antes de decidir dónde es el lugar de cada cosa.


Fase 3, Limpiar

El propósito de esta etapa es eliminar las fuentes de suciedad y encontrar áreas o cosas potencialmente peligrosas (Por ejemplo, muchos enchufes en una misma toma). Cuando usted limpia:

- El lugar de trabajo es mucho mejor.
- Las cosas están listas para usarse cuando se necesitan.
- La limpieza se hace un hábito diario.
- Se pueden atacar riesgos potenciales de seguridad.


Ahora el ejercicio:

Paso 1: Aliste
Consiga los suministros como trapos y productos de limpieza y téngalos listos con anticipación.

Paso 2: Limpie
Muy simple, no? Asegúrese de ser meticuloso e incluir esos lugares de difícil acceso que nadie quiere limpiar.

Paso 3: Ubique
Coloque cada ítem del área de trabajo, en su sitio.

Paso 4: Audite
Una vez que todos han limpiado su área de trabajo, permita un tiempo, media hora por ejemplo, para que cada persona vaya por los otros sitios, cuestione la limpieza y vuelva a usar etiquetas rojas para marcar cosas que no deberían estar ahí o que pueden ser reubicadas.

Y eso es todo!

En locaciones industriales el impacto de la limpieza es mayor porque los operarios aprenden sobre sus máquinas y se identifican riesgos industriales potenciales como fugas o partes que no están funcionando apropiadamente, pero eso es tema de otros blogs.

Para ahora usted ya debe estar viendo los beneficios de la aplicación de las 5S y si realmente las ha acogido, usted se dará cuenta de que comienza a cuestionar cómo otras personas mantienen sus escritorios o sus casas… o me equivoco?

Como dije en el primer artículo, usted nunca volverá a ser el mismo!

Encontrémonos aquí la próxima vez para ver la fase 4, Seiketsu (Estandarizar).

Todos los comentarios son bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 2, Seiton (Organizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este post cubriré la segunda fase, Organizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los dos anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar

Empecemos donde nos quedamos. La semana pasada hablé de Seiri, seleccionar. Al final del ejercicio teníamos dos grupos de cosas:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Fase 2, Organizar

El propósito de esta fase es asignar el lugar idóneo para cada cosa.

- Se eliminarán desplazamientos innecesarios porque lo que se necesita está cerca.
- Encontrará las cosas fácilmente.
- Se reduce la posibilidad de error.
- Hay marcas visibles de dónde se deben colocar los objetos y su cantidad.
- Se establece la base para la estandarización.


Bueno, ahora sigamos con el ejercicio:

Paso 1: Clasifique
Piense en la frecuencia con la que usa cada objeto de acuerdo con los siguientes criterios:

- Frecuencia baja: Cosas que se usan mensualmente, pueden ser ubicadas lejos del área de trabajo.
- Frecuencia media: Cosas que se usan semanalmente, pueden ser ubicadas en las áreas adyacentes.
- Frecuencia alta: Cosas que se usan diariamente, deben ser ubicadas dentro del área de trabajo.


Paso 2: Cuantifique
Determine cuánto de cada ítem es necesario en el lugar donde va a ser almacenado. Por ejemplo puede ser que usted necesite un marcador negro en su escritorio, no cinco, así que los otros cuatro pueden ir al cuarto de suministros. Ahora, cuántos marcadores negros debería haber en el cuarto de suministros?


Paso 3: Ubique
Determine el lugar exacto donde debe ir cada ítem de acuerdo con la tarea para la que se usa.
Los elementos que se usan para la tarea que se hace en el área de trabajo, deberían estar dentro de dicha área.

Agrupe los elementos de acuerdo con:
- El proceso, si se usan para una tarea específica, manténgalos juntos.
- La función, cosas que se usan para lo mismo, deberían permanecer juntas.
- La secuencia de uso, cosas que se usan en cierta secuencia deben ser almacenadas de forma que refleje dicho secuencia.


Paso 4: Evalúe
Pregúntese:
- Es obvio cuando algo no está en su sitio?
- Es obvio cuando algo está ahí y no debería?
- Los objetos móviles vuelven a su sitio?
- Es visible cuando los suministros se están acabando?

Este paso puede incluir medidores visuales como líneas de contorno alrededor del sitio donde permanece el objeto, etiquetas, o indicadores de cantidad para mostrar la cantidad máxima y mínima para que se pueda hacer un nuevo pedido con antelación.



* Esta imagen proviene del eBook “Estrategia de las 5S” producido por Advanced Productive Solutions, S.L. www.ceroaverias.com


Paso 5: Audite
Una vez que todos han definido los sitios de las cosas, permita un tiempo adicional, tal vez media hora, para que cada persona vaya por los puestos de trabajo y cuestione la ubicación o cantidad de los elementos usando etiquetas rojas. Todos los objetos marcados deberán ser reubicados en los siguientes dos días.


Algunas consideraciones adicionales:

Es muy probable que en este momento usted se haya dado cuenta de que no necesita algunas de las cosas que creyó que sí necesitaba. En ese caso usted puede:

- Almacenarlo en otra parte.
- Moverlo dentro del área.
- Venderlo.
- Alquilarlo.
- Devolverlo.
- Botarlo a la basura.

Si no se necesita para la tarea, no debería estar ahí. Idealmente las únicas cosas que deberían estar sobre un escritorio es el computador, los suministros inmediatos como lapiceros y papel, y aquello con lo que está trabajando en ese momento. Suministros extras pueden guardarse en los cajones.
No olvide documentar el proceso con la cámara digital.

Quiero resaltar que en el caso de oficinas y escritorios, las 5S es un proceso que cada persona necesita asimilar a su propio ritmo. Algunas personas sienten apego por ciertos objetos que para otras no tienen ningún valor y esto requiere respeto. Cada persona debe definir el alcance de las 5S para su caso, en la medida en que se sientan cómodas con los cambios. Por ejemplo, yo no necesito tener fotos de cada uno de los miembros de mi familia sobre mi escritorio, pero algunas personas sí. Así que en las 5S a nadie se le permite decidir por los demás.

Eso es todo por hoy. Encontrémonos aquí la próxima vez para cubrir la fase 3, Seiso (Limpiar).

Mientras tanto los dejo con una pregunta: Será que esta metodología se puede aplicar, por ejemplo, al email, el escritorio del computador, el armario, los estantes de la cocina?

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 1, Seiri (Seleccionar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo.

Como dije en mi anterior artículo, esta metodología puede ser aplicada a muchos aspectos de la vida y se darán cuenta de ellos en las siguientes semanas, mientras les muestro cómo usarla en el ambiente de un estudio de diseño. No entraré en demasiado detalle, ya que la implementación depende de sus propios objetivos y los diferentes lugares de la organización que se quieran atacar.

Así que esta es una forma de implementar la metodología, al estilo CaroAyerbe:

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o trabaja en un departamento de diseño en una empresa. Digamos que usted quiere aplicar las 5S allí. El alcance sería probablemente las oficinas y las áreas comunes como la sala de reuniones, la biblioteca y/o el cuartico de suministros.

Sólo para que vean que aplico lo que predico, aquí les muestro mi escritorio hace unos años, ajá, ese es mi codo ahí...






Antes de empezar:

- Explique la metodología a su gente y pida un consenso sobre si ellos creen que es una buena idea implementarla o no. Siempre están de acuerdo (Por favor, quién no quiere ser más productivo, cierto?).
- Designe un equipo de facilitadores que se encargarán de guiar la actividad.
- Es una buena idea tener un facilitador por área.
- Entrene a los facilitadores.


Fase 1, Seleccionar

Básicamente en esta fase usted decide qué se va y qué se queda, ese el es propósito primordial. Por qué seleccionar? Porque…

- Los sitios de trabajo están cada vez más congestionados.
- El espacio utilizable está lleno de cosas que estorban y no dan valor a la tarea.
- Los armarios y estantes se usan para guardar objetos obsoletos e inútiles.
- Se hace difícil encontrar lo que uno necesita.
- El control de inventarios de suministros se dificulta.


Usted necesitará:

- Una cámara digital. Los humanos somos criaturas visuales así que una de las mejores formas de registrar y evaluar los resultados, es tomando fotos. El antes y el después. Idealmente, cada facilitador tiene una cámara.
- Una bolsa grande para la basura.
- Tarjetas rojas. Prepárelas con antelación, puede ser del tamaño de una tarjeta de presentación, con una cinta, para poder amarrársela a los objetos.


Paso 1: Prepárese.
Consiga una bolsa para la basura y varias tarjetas rojas.

Paso 2: Recopile.
Traiga todas las cosas a un solo sitio, dentro del área de trabajo. Póngalo todo en una superficie grande… encima del escritorio o en el piso. Ahora, “todo” significa “todo”. Cada item debe ser incluido.
Es necesario mirar detrás de armarios, encima de armarios, en las paredes, lugares que no están bien iluminados, detrás del escritorio, dentro de los cajones, en todos lados.

Paso 3: Separe.
Ok, aquí es donde la diversión empieza! Una vez que todo esté a la vista, divídalo en dos grupos.

Grupo A: Lo que se va, la basura. Lo que usted no necesita.
Grupo B: Lo que se queda. Lo que en verdad se necesita o sin lo cual usted no puede vivir.

Así que el primer grupo, el grupo A, si es basura, para qué ponerlo en una pila? Porque es bueno tomar una foto y medir cuánto de lo que usted originalmente tenía, era de hecho, basura. Así que no la elimine sino hasta el final, utilizando la bolsa plástica. La primera vez que implementamos esto, sacamos 127Kg de basura.

Ahora ya sólo le queda lo que usted necesita, cierto? Bueno, ahora hay que dividir eso en dos nuevos grupos:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Paso 4: Audite.
Una vez que todos han separado sus materiales, designe un tiempo (puede ser media hora) para que cada persona vaya y revise los objetos de otras personas y marquen con tarjetas rojas aquellas cosas que creen que podrían ser eliminadas. Me gusta dejar un espacio en la tarjeta para que se puedan escribir preguntas como “de verdad necesitas tres mugs para guardar los esferos?”.

Una vez que el tiempo se ha terminado, cada persona debe decidir si el objeto se va o se queda. Nadie puede retirar la tarjeta hasta que el destino del objeto se haya definido.


Y este es el final de la fase 1; ahora usted ha seleccionado lo que es útil.

Si usted es uno de los facilitadores, verá que la decisión de lo que se va o se queda no es tan sencilla para algunas personas, especialmente porque tendemos a aferrarnos a algunos objetos, así que esté preparado para ofrecer ayuda a alguien que piensa que necesita siete esferos azules y ocho rojos.

Si usted está haciendo esto solo, sea honesto consigo mismo y piense en qué pasaría si ese objeto ya no estuviera ahí.


Encontrémonos aquí la próxima vez para hablar de Seiton (organizar) y veremos qué pasa con todos los objetos seleccionados!

Déjenme un comentario si tienen alguna pregunta, me encantaría ayudar. Y si conocen la metodología y quieren añadir o agregar algo, también! Todos los comentarios son bienvenidos!

Para mayor información, vayan a mi anterior artículo que es una introducción a la metodología.

Diseñadores entérense: 5 pasos hacia la productividad, las 5S.

Le gustaría ser más productivo y tener un mejor lugar de trabajo? Me creería si le digo que se puede lograr sin costo o casi sin costo?

Podría usted trabajar aquí? De hecho trabaja en un lugar así?

Le gustaría vivir así? Actualmente vive usted así?



Hace algunos años, cuando yo formaba parte del equipo de mejora continua en la compañía en la que trabajaba, me encargaron la tarea de implementar cierta metodología que prometía incrementar nuestra productividad. Así que claro, yo tenía que probarla primero.

Me cambió por completo. No volveré a ser como era antes, llena de desorden, con un sentimiento de no tener control sobre mis cosas, mis actividades, mi vida! Sintiéndome cansada antes de empezar a trabajar, de solo ver mi escritorio.

Las 5S (Cinco Eses) son una metodología que fue desarrollada por compañías japonesas, principalmente Toyota, para mejorar la organización, el orden y la limpieza de los sitios de trabajo. Puede cubrir tanto como se quiera, con mediciones detalladas de las mejoras en el desempeño de las máquinas en condiciones de fábrica, pero como presentaré en blogs en las siguientes semanas, esta metodología puede ser aplicada a casi cualquier aspecto de la vida, incluyendo el negocio del diseño.


Para qué sirven las 5S? Siga leyendo…

El nombre 5S corresponde a cinco palabras que describen los cinco pasos de la metodología:

1. Seiri (Seleccionar)
Identificar y separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Organizar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar)
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad y desorden.

4. Seiketsu (Estandarizar)
Mantener el estado de orden y limpieza que se logró con los tres primeros pasos.

5. Shitsuke (Mejorar)
Convertirlo en un hábito y definir nuevos estándares.


Las 5S pueden ser definidas como un estado ideal en el cual:

- Utensilios y materiales innecesarios son eliminados.
- Todas las cosas han sido identificadas y se les ha asignado un sitio.
- El desorden ya no existe.
- Hay referencias visuales para controlar el estado de procesos.
- Todo esto se mantiene y mejora continuamente.


Al implementar 5S usted:

- Reducirá errores.
- Reducirá el inventario de suministros.
- Reducirá desplazamientos innecesarios.
- Ganará más espacio.
- Estará orgulloso de su lugar de trabajo.
- Reconocerá fácilmente el estado de las cosas.
- Rápidamente encontrará los utensilios que necesita.
- Mejorará la imagen que sus clientes tienen de su negocio.
- Mejorará su trabajo en equipo y la cooperación.
- Mejorará la responsabilidad y el compromiso.


Hay muchas fuentes en la red sobre este tema, cubriendo toda clase de industrias y situaciones, grandes y pequeñas, en las que esta metodología puede ser aplicada. Hablaré sobre cada uno de los pasos en un ambiente de estudio de diseño, cómo implementarlos y medir los resultados.

Encontrémonos aquí la próxima vez para conocer el paso 1, Seiri, y aprender cómo deshacerse del desorden, sin sentirse culpable! :-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: Viajes.

Yo vengo de lo que es llamado un “país del tercer mundo", de una familia de clase media con problemas para pagar las cuentas y solía pensar que mi mundo era tan pequeño…

Y luego decidí que quería ser diseñadora, una profesión que no produce grandes utilidades, a los ojos de mis padres y los de mucha otra gente. Durante mis años en la universidad vi cómo el diseño cambió la historia, cómo impactó nuestra cultura y nuestra realidad. Aún así no me cabía en la cabeza la idea de poder ver más, de expandir mi propio espacio. Parecía tan inalcanzable.

Fue cuando comencé a trabajar para una compañía multinacional que mi mundo lentamente comenzó a crecer, mi visión se expandió y entonces quise ver más. Estaba siendo expuesta a gente de todos los rincones del planeta. Sentí más curiosidad y de repente me di cuenta de que yo misma me había limitado todos esos años, siempre pensando que el problema era de dinero.

La compañía empezó a enviarme a viajar a Perú, México y Estados Unidos y tomé la oportunidad de quedarme algunos días después de cada viaje, para experimentar algo de la cultura, el arte y la historia de los lugares que visité.


Mi mundo comenzó a hacerse cada vez más grande…

En uno de mis viajes a Perú visité Machu Picchu y el Valle Sagrado de los Incas. Fue increíble. Como diseñadora estaba muy interesada en ver la arquitectura, el arte, la estética, las soluciones formales.

Sabían ustedes que los Incas contruyeron sus viviendas y edificios sin que hubiera ninguna sustancia pegando los ladrillos (si es que se les puede llamar así)? Los “ladrillos” fueron diseñados para encajar unos con otros… mera geometría y cálculos matemáticos, y adivinen qué, esos muros aún se mantienen en pie hoy, cientos de años después de que fueron erigidos.

Además la energía del lugar, la historia, la cultura los rodearán. Si pueden, vayan. Es bastante barato y será una experiencia inolvidable.

También visité México y lo encontré muy interesante. Los Mexicanos tienen una cultura tan antígua y rica. Fue increíble ver las ruinas Aztecas visibles a través de los edificios modernos. Entender cómo esta cultura ha mezclado sus raíces indígenas con las corrientes modernas, para crear algo único.

Particularmente me encantaron los trabajos de Diego Rivera y Frida Kahlo y muchos otros artistas Mexicanos que pavimentaron el camino para el arte actual Latinoamericano. Se puede ver su influencia en muchas manifestaciones del arte como la arquitectura y la moda.

El año pasado tuve la fortuna de ir a Nueva York. No se puede ser más global, cierto? Visitar lugares como el Met y el Museo de Arte de Brooklyn, todas las diferentes culturas del mundo reunidas en un mismo sitio. Todas las soluciones estéticas al mismo problema, su visión del mundo, de su pasado y su futuro.

Ya se deben estar preguntando a dónde voy con todo esto…

Bueno, aquí hay some puntos que creo que los diseñadores jóvenes deben considerar:

1. Si creen que el dinero es un problema, no lo es. Yo conseguí préstamos, ahorré, encontré la forma. Ahora ya no veo ningún destino como imposible.

2. Donse sea que estén, hay aún mucho más para ver. A pesar de lo que les hayan dicho o de lo que han creído, hay un mundo inmenso allá afuera para experimentar. Busquen el conocimiento!

3. La creatividad es como un pozo… para poder sacar de ahí, primero hay que llenarlo. Encuentren cosas que los conmuevan, que estimulan todos los sentidos, experimenten, alimenten su propia cultura visual, prueben nuevos sabores, oigan otros idiomas, vivan como otra gente. Hará que su trabajo sea mucho mejor y su vida mucho más rica.

Ustedes son jóvenes, háganlo ahora. No esperen más, hoy es su oportunidad! Tanta belleza esperando para que ustedes la descubran! Y si no son tan jóvenes, nunca es tarde. Yo he decidido que es prioritario viajar al menos una vez por año. He visitado Eciador, Perú, Brasil, México y varios sitios en Estados Unidos. Y ahora qué? Quién sabe? Europa, el Lejano Oriente… No he decidido mi destino para este año, pero de seguro será genial!

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: Definir metas y expectativas claras.

Últimamente he tenido diferencias de opinión con algunas personas, acerca de cómo liderar un equipo de diseño. Quiero presentar a la comunidad una situación y recibir algunos comentario que me permitan saber si estoy en lo cierto.

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o lidera un equipo dentro de alguna compañía. Digamos que usted acaba de contratar un nuevo diseñador. Un diseñador muy pilo. Digamos que a este diseñador se le asigna un grupo de tareas que tienen que ver con aprender un nuevo software o manejar una nueva tecnología que no ha manejado antes. Él expresó su desconocimiento en el tema desde el proceso de selección.

Los estándares o metas finales están claros en su cabeza. Usted sabe exactamente qué es lo que espera del diseñador.

La pregunta es: Cómo hace usted para que este diseñador vaya de no saber cómo hacer el trabajo a entregarlo tal como usted lo quiere?


Algunos podrían decir que si el diseñador es tan pilo como parece, debería deducir todo por sí mismo. Ahora, desde mi punto de vista, hay tres cosas que debe deducir:

- Uno, cómo manejar el software/nueva tecnología.
- Dos, los estándares que tiene que cumplir.
- Tres, cuánto tiempo puede usar para llegar al nivel de desempeño esperado.

Hasta ahora están de acuerdo conmigo?


Nuevas preguntas: Qué pasaría si usted (el líder) no le da información al diseñador sobre una de las tres cosas? Es más, qué pasaría si usted no le da información sobre ninguna? Qué probabilidades habría de que el diseñador cumpla con sus criterios? Usted esperaría que cumpliera?

Créanlo o no, me encontré con esta situación recientemente.


Esto es lo que yo pienso:

Punto uno, sí, el software y las nuevas tecnologías normalmente traen manuales y sí, hay foros en línea donde uno puede hacer sus preguntas y obtener alguna guía. Sería esto suficiente?

Sería razonable pedirle a uno de los diseñadores del equipo que le ayude? Sería razonable que usted invierta algo de su tiempo para explicarle lo básico? Cree usted que esto le ayudaría al diseñador a llegar al nivel requerido más rápido? Yo diría que sí, no?


Punto dos, podría el diseñador deducir lo que usted espera de él? Digamos que es tan valiente que le preguntó directamente y usted lo ignoró porque ponerse a explicarle tomaba mucho tiempo. Aún así usted esperaría que él sepa cómo tiene que presentar el trabajo?

De nuevo, sería razonable pedirle a otro diseñador del equipo que le explique cuáles son los estándares que hay que cumplir? O que usted invierta un poco de su tiempo con él, para aclarárselo? Ayudaría esto a que el diseñador cumpla con las expectativas? Yo diría que sí, no?


Punto tres, sería el diseñador capaz de adivinar cuál sería un tiempo razonable para llegar al nuvel de desempeño esperado? Podría cualquier persona en este situación hacerlo?

Cree que le ayudaría si usted le informa claramente cuándo espera ver resultados? Cree que ayudaría si usted plantea un cronograma con pasos o pequeñas metas para que se cumplan en un tiempo determinado? Yo diría que sí, no?


En este punto yo creo que ustedes ya han captado mi idea. Usted no puede esperar que alguien que es nuevo en un trabajo adivine cómo tiene que hacer las cosas. Especialmente si la persona se acaba de graduar de la universidad.

Usted necesita darle a esta persona las herramientas, todas las herramientas disponibles, para que esta persona logre llegar al nivel esperado lo más pronto posible. Usted debe informar los estándares que el proyecto debe cumplir y debe ser muy claro sobre los plazos de entrega, cronogramas y espectativas. Punto.

Evitemos la mentalidad del “pañito de agua tibia” y comencemos a crear verdaderos equipos de diseño. Invirtamos tiempo entrenando a nuestra gente para que puedan ser más productivos ahora y a largo plazo de forma que podamos entregar mejores proyectos.

Si nuestra agenda es tan apretada, deleguemos! De seguro hay otros diseñadores que estarían felices de ayudar y guiar al nuevo! No están de acuerdo? No irían ustedes tan lejos como decir que la actitud del líder que he descrito es “negligente”?

Me encantaría recibir algunos comentarios y saber lo que piensa la comunidad. Existen personas que pueden “adivinar” cómo debe quedar un trabajo? Serían exitosos si le pusieran más “esfuerzo”? Hay algo que no estoy viendo?

Todos los comentarios son bienvenidos!

Diseñadores entérense: Ser el que entrevista.

Como coordinador de diseño, algunas veces ud se enfrenta a la tarea de entrevistar diseñadores para su organización; esto lo puede poner un poco nervioso. Aquí van unas cuantas sugerencias para ser efectivo cuando se entrevista a otros profesionales creativos.


Antes de la entrevista

Defina el cargo: Antes de hacer la convocatoria, clarifique las responsabilidades de la posición. Hágase preguntas como:
- Qué hará esta persona?
- Si lo persiguiera todo el día, qué vería que hace o que dice?
- Cómo quisiera ud que esta persona se comportara en el equipo y por qué?
- Cómo quisiera ud que esta persona NO se comportara en el equipo y por qué?
- Cuáles son los entregables de este cargo?
- Cuáles son los comportamientos que esta pesona debe tener para ser exitosa en este cargo?


Respóndale a los candidatos: Si le es posible, tome algunos segundos para hacerle saber a cada candidato, que recibió su información. Yo lo hago. Recibo la mayoría de curriculums por email, así que contesto enseguida. De hecho tengo un email plantilla, así que sólo cambio el nombre de la persona. Si no le es posible hacer esto, al menos intente contestar en grupo cuando haya recibido varios curriculums.


Revise cada curriculum con anticipación: Decida con antelación los puntos clave, de forma de buscarlos rápidamente en la hoja de vida. Marque un par de logros que le llamen la atención, para discutirlos durante la entrevista.


Cree una tabla de seguimiento: A menos que ud esté en una compañía grande y RH se encargue de esto, yo recomiendo crear una tabla de Excel para llevar el registro de los candidatos, especialmente si hay muchos. Yo no incluyo todos y cada uno, más bien incluyo aquellos a los que llamaré a entrevista, basada en su curriculum y portafolio. Hago columnas para la información relevante como la edad, grado académico, email, fecha de la entrevista. También les pongo códigos de colores y dejo una columna abierta para escribir el resultado de la entrevista.



Durante la entrevista


Sugerencias generales:
- No lea el curriculum enfrente de la persona.
- Pregunte por partes del curriculum, no el curriculum completo.
- Tenga las preguntas escritas.
- A mi me gusta decirles que me hablen brevemente del portafolio. Esto lo aprendí de otro diseñador con quien consuje un proceso de selección.


Haga las preguntas correctas: Como lo dije en un artículo anterior, me gusta hacer preguntas que me ayuden a decidir si la persona es un buen empalme para la posición y para el equipo. Aquí hay algunos ejemplos:

- Cómo supo de la convocatoria?
- Por qué decidió ser diseñador?
- Qué esperaba lograr entonces, al convertirse en diseñador?
- Qué espera lograr ahora como diseñador?
- En qué ambiente de trabajo le gusta trabajar?
- Prefiere trabajar sólo o en equipo y por qué?
- Qué habilidades tiene? Qué tiene ud que otro diseñador no?
- Cuáles son sus fallas/puntos flacos?
- Cómo se relaciona su experiencia con nuestra compañía?
- Cómo nos ayudará ud a aumentar nuestras ventas?
- Cuáles son sus expectativas de salario?

También puede preguntar específicamente por el par de logros que ud marcó previamente en el curriculum. Pregunte por algún momento en que hicieron x cosa, cómo lo hicieron y cuáles fueron los resultados? Incluso puede basarse en algo que su equipo experimentó recientemente. Así tiene un punto de comparación.


Evalúe las respuestas de forma estructurada: De acuerdo con Manager Tools, aquí va una forma de estructurar sus percepciones: Divídalas en cuatro categorías, interpersonal, cultural, habilidades y conocimiento técnico, y por cada una de ellas describa el comportamiento que lo llevó a sacar su conclusión.


Evalúe el lenguaje corporal: Toqué este tema antes, pero mi amigo Fernando Pacheco de www.saturnattacks.com me recordó que es importante ponerlo aquí y yo estoy de acuerdo! Cuando entrevisto a alguien, busco autoconfianza, sinceridad, energía y profesionalismo. Signos de nervios excesivos, pistas sobre comportamiento inapropiado o poco profesional también se pueden evaluar.



Después de la entrevista


Decida de una vez: Me gusta tomar decisiones rápidas. En este caso es sí, no, o tal vez. Decida inmediatamente después de la entrevista y deje registro en la tabla de Excel. Evite el “tal vez” tanto como sea posible, si no, es como volver al punto de salida, donde tiene que decidir sí o no de nuevo.


Informe el resultado: De nuevo, tómese el tiempo de informar el resultado del proceso de selección a cada candidato. Puede ser un email personalizado o una llamada si el candidato llegó a las últimas etapas del proceso.


Todos los comentarios serán bienvenidos!