Habilidades de Negocios que Todo Creativo Debe Conocer, Ahora!

El boletín de la revista HOW de la semana pasada estaba repleto de artículos relacionados con el negocios, para todos los diseñadores! Estos artículos contienen información básica sobre el negocio del diseño en general. Algunos sólo aplican en Estados Unidos, pero igual vale la pena leerlos.


Dentro de los diferentes títulos podrán encontrar:

• Tarifas de diseño por horas Vean lo que otros diseñadores en USA están cobrando por su trabajo y cómo determinan esas tarifas.
• Sáquele jugo a los tiempos muertos en el trabajo Cuando el trabajo se pone lento, aquí van 6 formas de usar el tiempo extra para su beneficio.
• Está listo para trabajar como freelance tiempo completo? Dele un vistazo a esta lista y averígüelo!
• Sea el mejor amigo de sus clientes 8 formas para mantener a sus clientes contentos.
• Cómo motivar a cualquier tipo de creativo Ideas específicas para motivar y sacar lo mejor de cualquier diseñador.

Hay unos 90 artículos para elegir, así que denle una mirada!

Herramienta para Medir el Tiempo

Como la mayoría de los diseñadores, yo odiaba a Excel. Pero un día el mejor jefe que tuve (un ingeniero) me introdujo al maravilloso mundo de las hojas de cálculo.

Excel es una herramienta muy poderosa cuando uno ya la maneja. No es que yo sepa mucho, pero he desarrollado algunas herramientas para llevar el control del tráfico de diseños y del tiempo. El año pasado escribí sobre medir el tiempo y mencioné brevemente cómo hacerlo.

Hoy quiero profundizar y compartir con ustedes una herramienta que creé para registrar y medir el tiempo y las actividades que uno hace diariamente.

Es muy simple, con ella se puede:

· Establecer categorías para sus actividades.
· Saber cuánto tiempo está gastando en dichas actividades, y filtrarlas por categorías.
· Descubrir si está gastando tiempo en actividades que no agregan valor o no tienen que ver con el negocio.
· Descubrir si hay tareas que pueda delegar, empoderando a sus empleados.
· Medir cuántas horas en total está usted en la oficina.

También como dije en el artículo que mencioné:

Puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, usted puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

Usted necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

Puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando usted sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, usted obtiene una visión más amplia de su negocio.

Así que sin más preámbulos, aquí va la herramienta y las instrucciones:

Yo la llamo mi hoja de “Seguimiento de Actividades”. Puede bajar el archivo de Excel aquí. Este es el archivo que uso y en este momento tiene información de ejemplo, sobre cinco días de actividades. Siéntanse en libertad de borrar eso y llenarlo con su propia información!

Es básicamente una tabla con los siguientes campos: Mes, Día, Inicio, Duración, Categoría, Descripción, Observaciones.

Mes: Campo de texto. Me gusta llenarlo con “00-mmm” donde “00” es el número del mes (por ejemplo junio será 06) y “mmm” son las tres primeras letras del nombre del mes. Por qué? Porque esto me permite ordenar por el número del mes, en lugar del nombre, así enero siempre estará al principio, por ejemplo.

Día: Campo de fecha/hora. Escriba el número del día.

Inicio: Campo de fecha/hora. Escriba la hora del día en la que inició esa tarea, en formato de 24 horas.

Duración: Campo de fecha/hora. Es una fórmula donde la duración de la actividad es calculada por la hora de inicio de la siguiente actividad, menos la hora de inicio de la actividad anterior/actual. En la imagen la fórmula para la primera celda de duración sería =C4-C3 y luego esa se copia hacia abajo en la columna D.

Categoría: Campo de texto. Usted define las categorías de las actividades. En este ejemplo, definí siete categorías, donde hay una llamada “Break” en la que pongo los descansos, las onces y los almuerzos.

Descripción: Campo de texto. Brevemente describa el nombre de la tarea. Yo uso el mismo nombre para la misma actividad, por ejemplo, siempre escribo “Base de datos empaques” para esa actividad en particular, en lugar de usar diferentes nombres.

Observaciones: Campo de texto. Si desea añadir alguna otra información.


Ahora las instrucciones:

· Los datos se deben registrar minuto a minuto, cada vez que cambia de actividad, necesita ir al archivo y registrar la información. Esto es clave, y se necesita ser muy disciplinado y riguroso.

· La última actividad del día se llama “Salida”. Sólo se escribe la hora de inicio (o sea la hora a la que salió), pero se debe borrar la fórmula en la celda de “Duración” para esta actividad. Debe quedar en blanco.

· Cuando el día termina, me gusta usar la celda de “Observaciones” de la actividad “Salida” para sumar el total de horas que estuve en la oficina ese día. Esto es simplemente una fórmula SUM que suma la duración de todas las actividades. Por ejemplo, para este día en particular, estuve en la oficina nueve horas y media.

· Hay otra hoja en el archivo de Excel, llamada “PT%” donde puse una tabla dinámica que me dirá cuánto tiempo (en porcentaje, aunque fácilmente se puede cambiar a horas) he ocupado en cada categoría (o tarea, las tablas dinámicas son eso, dinámicas, y uno puede cambiar los campos fácilmente).

· También puse una hoja con una gráfica que muestra esos mismos tiempos.

Chévere, no? Bueno, yo creo que sí. Déjenme comentarios si tienen ideas sobre cómo mejorar esta herramienta o si tienen alguna pregunta!

Diseñadores entérense: 5S Fase 5, Shitsuke (Mejorar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la quinta fase, Mejorar. Si lo logró hasta aquí, permítame felicitarlo!

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar
Fase cuatro, Estandarizar


Fase 5, Mejorar

El objetivo de esta fase es mantener las condiciones logradas y establecer nuevas metas para la mejora. Cuando usted mejora:

- Se mantiene el orden logrado en Seiton.
- Las cosas retornan a su puesto.
- Equipos y sitios de trabajo son limpiados con regularidad.
- Las personas disfrutan de un mejor ambiente de trabajo y se sienten orgullosas de sus puestos.

Los pasos:

Paso 1: Redefina
Usted había establecido un estándar, no? Ahora vuelva a las preguntas que se hizo durante las fases 1 y 2 y hágaselas de nuevo, con respecto a su estándar actual. Hay algo que se pueda hacer mejor? Algo que está donde no debería?


Paso 2: Documente
Una vez que usted ha revisado las preguntas, fíjese si el estándar cambió. Si es así, documente de nuevo, tome una foto y ubíquela en un lugar visible.

Aquí les muestro una foto del estándar final de mi escritorio, aunque luego reemplacé el quemador por una unidad externa. Dónde están los esferos, se preguntan? Bien guardaditos y organizaditos en los cajones.



Como extra aquí les muestro una foto de mi escritorio actual, aún aplicando la filosofía 5S.


Aquí está mi caja de lápices. Incluye sólo lo necesario, un esfero rojo, uno azul y uno negro, un lápiz , un resaltador y un calendario (Y ahora que lo pienso, el calendario se necesita ahí? Tengo uno en el dashboard del computador… Mmm…)



Paso 3: Audite
Bueno, entonces ahora todo el mundo en la organización tiene sus estándares. Es tiempo de auditar su implementación. Cómo medir y evaluar el proceso realmente depende del equipo de personas y los criterios que ellos quieran aplicar.

Aquí les muestro un ejemplo de cómo yo solía auditar las oficinas. Auditamos semanalmente, durante un mes.


Criterios para evaluar en cada paso:

Seleccionar
No he seleccionado nada (Gana 1 punto).
He seleccionado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Sólo tengo lo necesario (Gana 3 puntos).

Organizar
No he organizado nada (Gana 1 punto).
He organizado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Cada ítem tiene su sitio (Gana 3 puntos).

Limpiar
No he limpiado nada (Gana 1 punto).
He limpiado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Mi área de trabajo está limpia (Gana 3 puntos).

Estandarizar
No he estandarizado nada (Gana 1 punto).
He establecido el estándar (Gana 2 puntos).

Mejorar
He mejorado el estándar una vez (Gana 1 punto).
He mejorado el estándar dos veces (Gana 2 puntos).
He mejorado el estándar tres veces (Gana 3 puntos).

Aquí está un ejemplo de una tabla de Excel para registrar y contar los puntos:


Después de contar los puntos la persona recibe una tarjeta:

Tarjeta roja, si la persona ganó entre 5 y 10 puntos. Hay mucho por hacer y mejorar.

Tarjeta amarilla, si la persona ganó entre 10 y 12 puntos. Aún se puede mejorar.

Tarjeta verde, si la persona ganó entre 12 y 14 puntos. El área está muy organizada y limpia!

La idea es que las tarjetas se ubiquen en el área de trabajo en un sitio visible, y que tal vez se cree una pequeña competencia entre los miembros del equipo por obtener una tarjeta verde en las cuatro semanas de auditoría.


Y eso es todo para esta fase y las 5S!

Es una buena idea repetir el proceso de auditoría en un par de meses, para ver si el equipo mantiene los resultados.

Espero que hayan disfrutado esta serie y que sus sitios de trabajo sean áreas de productividad y orgullo!

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 4, Seiketsu (Estandarizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la cuarta fase, Estandarizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar


Fase 4, Estandarizar

El propósito de esta fase es establecer un estándar claro para el orden y la limpieza, con el fin de mantener los resultados obtenidos durante las tres primeras fases. Se basa en identificar fácilmente cuando una situación es anormal o cuando algo no está donde debe ser. Con la estandarización se evita:

- Volver a las condiciones anteriores.
- Tener herramientas por ahí regadas.
- Tener un puesto desorganizado que hay que estar organizando una y otra vez.
- Tener personas que aún después de implementar Seiri y Seiso, siguen acumulando objetos en sus escritorios.

Y usted garantiza que:

- Ítems que no pertenecen al área, son fácilmente identificados.
- El área de trabajo siempre está organizada.
- Se reduce el tiempo para buscar objetos.


Ahora los pasos:

Paso 1: Defina
Hay diferentes clases de estándar:

- Estándares de orden.
- Estándares de limpieza.
- Estándares visuales de ubicación de objetos.
- Estándares visuales de cantidad de objetos.
- Estándares visuales del puesto de trabajo.

La palabra “estándar” significa cómo ese ítem o área es cuando está en su estado ideal. En otras palabras, el estándar ilustra el estado ideal. Este paso consiste en definir cómo se supone que debe quedar el área una vez que usted ha organizado y limpiado.


Paso 2: Documente
Recuerdan que les hablé de documentar cada paso con una cámara digital? Bueno, en mi opinión es la mejor forma de mostrar cómo su sitio de trabajo es en un estado ideal. También puede realizar diagramas de dónde deben estar ubicadas las cosas.

Aquí hay una foto del estándar de mi escritorio cuando apliqué las tres primeras fases. Un gran avance (Aunque aún podría ser mejor, pero eso lo cubriremos en la fase 5), así que este fue el primer estándar que implementé.



En este otro ejemplo, reconocen lo fácil que es darse cuenta cuando falta una carpeta o cuando no está en el orden que debe ser?



Paso 3: Entrene/divulgue
Una vez que usted ha definido y documentado el estándar, usted necesita asegurarse de que quien necesite conocerlo, lo conoce! Si se trata de su escritorio, probablemente el único que necesita esa información es usted. Si el estándar es del cuarto de suministros, asegúrese de que todas las personas conocen, entienden y usan el estándar. Si es una foto, péguela en un lugar visible. Si es un estándar de cantidad, ubíquelo cerca de los ítems a los que se refiere.

Ahora usted puede comparar el estado actual con el estándar y ver si concuerdan.

Y eso es todo por esta fase!

Aunque no hemos terminado. Encontrémonos aquí para discutir la fase 5, Shitsuke (Mejorar).
Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 3, Seiso (Limpiar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la tercera fase, Limpiar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los tres anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar

La semana pasada hablé sobre Seiton. Organizamos y decidimos cuál era el sitio para cada cosa. La siguiente fase, Seiso, es limpiar. Aunque la metodología lista a Seiso como la tercera fase, es posible limpiar antes de decidir dónde es el lugar de cada cosa.


Fase 3, Limpiar

El propósito de esta etapa es eliminar las fuentes de suciedad y encontrar áreas o cosas potencialmente peligrosas (Por ejemplo, muchos enchufes en una misma toma). Cuando usted limpia:

- El lugar de trabajo es mucho mejor.
- Las cosas están listas para usarse cuando se necesitan.
- La limpieza se hace un hábito diario.
- Se pueden atacar riesgos potenciales de seguridad.


Ahora el ejercicio:

Paso 1: Aliste
Consiga los suministros como trapos y productos de limpieza y téngalos listos con anticipación.

Paso 2: Limpie
Muy simple, no? Asegúrese de ser meticuloso e incluir esos lugares de difícil acceso que nadie quiere limpiar.

Paso 3: Ubique
Coloque cada ítem del área de trabajo, en su sitio.

Paso 4: Audite
Una vez que todos han limpiado su área de trabajo, permita un tiempo, media hora por ejemplo, para que cada persona vaya por los otros sitios, cuestione la limpieza y vuelva a usar etiquetas rojas para marcar cosas que no deberían estar ahí o que pueden ser reubicadas.

Y eso es todo!

En locaciones industriales el impacto de la limpieza es mayor porque los operarios aprenden sobre sus máquinas y se identifican riesgos industriales potenciales como fugas o partes que no están funcionando apropiadamente, pero eso es tema de otros blogs.

Para ahora usted ya debe estar viendo los beneficios de la aplicación de las 5S y si realmente las ha acogido, usted se dará cuenta de que comienza a cuestionar cómo otras personas mantienen sus escritorios o sus casas… o me equivoco?

Como dije en el primer artículo, usted nunca volverá a ser el mismo!

Encontrémonos aquí la próxima vez para ver la fase 4, Seiketsu (Estandarizar).

Todos los comentarios son bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 2, Seiton (Organizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este post cubriré la segunda fase, Organizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los dos anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar

Empecemos donde nos quedamos. La semana pasada hablé de Seiri, seleccionar. Al final del ejercicio teníamos dos grupos de cosas:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Fase 2, Organizar

El propósito de esta fase es asignar el lugar idóneo para cada cosa.

- Se eliminarán desplazamientos innecesarios porque lo que se necesita está cerca.
- Encontrará las cosas fácilmente.
- Se reduce la posibilidad de error.
- Hay marcas visibles de dónde se deben colocar los objetos y su cantidad.
- Se establece la base para la estandarización.


Bueno, ahora sigamos con el ejercicio:

Paso 1: Clasifique
Piense en la frecuencia con la que usa cada objeto de acuerdo con los siguientes criterios:

- Frecuencia baja: Cosas que se usan mensualmente, pueden ser ubicadas lejos del área de trabajo.
- Frecuencia media: Cosas que se usan semanalmente, pueden ser ubicadas en las áreas adyacentes.
- Frecuencia alta: Cosas que se usan diariamente, deben ser ubicadas dentro del área de trabajo.


Paso 2: Cuantifique
Determine cuánto de cada ítem es necesario en el lugar donde va a ser almacenado. Por ejemplo puede ser que usted necesite un marcador negro en su escritorio, no cinco, así que los otros cuatro pueden ir al cuarto de suministros. Ahora, cuántos marcadores negros debería haber en el cuarto de suministros?


Paso 3: Ubique
Determine el lugar exacto donde debe ir cada ítem de acuerdo con la tarea para la que se usa.
Los elementos que se usan para la tarea que se hace en el área de trabajo, deberían estar dentro de dicha área.

Agrupe los elementos de acuerdo con:
- El proceso, si se usan para una tarea específica, manténgalos juntos.
- La función, cosas que se usan para lo mismo, deberían permanecer juntas.
- La secuencia de uso, cosas que se usan en cierta secuencia deben ser almacenadas de forma que refleje dicho secuencia.


Paso 4: Evalúe
Pregúntese:
- Es obvio cuando algo no está en su sitio?
- Es obvio cuando algo está ahí y no debería?
- Los objetos móviles vuelven a su sitio?
- Es visible cuando los suministros se están acabando?

Este paso puede incluir medidores visuales como líneas de contorno alrededor del sitio donde permanece el objeto, etiquetas, o indicadores de cantidad para mostrar la cantidad máxima y mínima para que se pueda hacer un nuevo pedido con antelación.



* Esta imagen proviene del eBook “Estrategia de las 5S” producido por Advanced Productive Solutions, S.L. www.ceroaverias.com


Paso 5: Audite
Una vez que todos han definido los sitios de las cosas, permita un tiempo adicional, tal vez media hora, para que cada persona vaya por los puestos de trabajo y cuestione la ubicación o cantidad de los elementos usando etiquetas rojas. Todos los objetos marcados deberán ser reubicados en los siguientes dos días.


Algunas consideraciones adicionales:

Es muy probable que en este momento usted se haya dado cuenta de que no necesita algunas de las cosas que creyó que sí necesitaba. En ese caso usted puede:

- Almacenarlo en otra parte.
- Moverlo dentro del área.
- Venderlo.
- Alquilarlo.
- Devolverlo.
- Botarlo a la basura.

Si no se necesita para la tarea, no debería estar ahí. Idealmente las únicas cosas que deberían estar sobre un escritorio es el computador, los suministros inmediatos como lapiceros y papel, y aquello con lo que está trabajando en ese momento. Suministros extras pueden guardarse en los cajones.
No olvide documentar el proceso con la cámara digital.

Quiero resaltar que en el caso de oficinas y escritorios, las 5S es un proceso que cada persona necesita asimilar a su propio ritmo. Algunas personas sienten apego por ciertos objetos que para otras no tienen ningún valor y esto requiere respeto. Cada persona debe definir el alcance de las 5S para su caso, en la medida en que se sientan cómodas con los cambios. Por ejemplo, yo no necesito tener fotos de cada uno de los miembros de mi familia sobre mi escritorio, pero algunas personas sí. Así que en las 5S a nadie se le permite decidir por los demás.

Eso es todo por hoy. Encontrémonos aquí la próxima vez para cubrir la fase 3, Seiso (Limpiar).

Mientras tanto los dejo con una pregunta: Será que esta metodología se puede aplicar, por ejemplo, al email, el escritorio del computador, el armario, los estantes de la cocina?

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 1, Seiri (Seleccionar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo.

Como dije en mi anterior artículo, esta metodología puede ser aplicada a muchos aspectos de la vida y se darán cuenta de ellos en las siguientes semanas, mientras les muestro cómo usarla en el ambiente de un estudio de diseño. No entraré en demasiado detalle, ya que la implementación depende de sus propios objetivos y los diferentes lugares de la organización que se quieran atacar.

Así que esta es una forma de implementar la metodología, al estilo CaroAyerbe:

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o trabaja en un departamento de diseño en una empresa. Digamos que usted quiere aplicar las 5S allí. El alcance sería probablemente las oficinas y las áreas comunes como la sala de reuniones, la biblioteca y/o el cuartico de suministros.

Sólo para que vean que aplico lo que predico, aquí les muestro mi escritorio hace unos años, ajá, ese es mi codo ahí...






Antes de empezar:

- Explique la metodología a su gente y pida un consenso sobre si ellos creen que es una buena idea implementarla o no. Siempre están de acuerdo (Por favor, quién no quiere ser más productivo, cierto?).
- Designe un equipo de facilitadores que se encargarán de guiar la actividad.
- Es una buena idea tener un facilitador por área.
- Entrene a los facilitadores.


Fase 1, Seleccionar

Básicamente en esta fase usted decide qué se va y qué se queda, ese el es propósito primordial. Por qué seleccionar? Porque…

- Los sitios de trabajo están cada vez más congestionados.
- El espacio utilizable está lleno de cosas que estorban y no dan valor a la tarea.
- Los armarios y estantes se usan para guardar objetos obsoletos e inútiles.
- Se hace difícil encontrar lo que uno necesita.
- El control de inventarios de suministros se dificulta.


Usted necesitará:

- Una cámara digital. Los humanos somos criaturas visuales así que una de las mejores formas de registrar y evaluar los resultados, es tomando fotos. El antes y el después. Idealmente, cada facilitador tiene una cámara.
- Una bolsa grande para la basura.
- Tarjetas rojas. Prepárelas con antelación, puede ser del tamaño de una tarjeta de presentación, con una cinta, para poder amarrársela a los objetos.


Paso 1: Prepárese.
Consiga una bolsa para la basura y varias tarjetas rojas.

Paso 2: Recopile.
Traiga todas las cosas a un solo sitio, dentro del área de trabajo. Póngalo todo en una superficie grande… encima del escritorio o en el piso. Ahora, “todo” significa “todo”. Cada item debe ser incluido.
Es necesario mirar detrás de armarios, encima de armarios, en las paredes, lugares que no están bien iluminados, detrás del escritorio, dentro de los cajones, en todos lados.

Paso 3: Separe.
Ok, aquí es donde la diversión empieza! Una vez que todo esté a la vista, divídalo en dos grupos.

Grupo A: Lo que se va, la basura. Lo que usted no necesita.
Grupo B: Lo que se queda. Lo que en verdad se necesita o sin lo cual usted no puede vivir.

Así que el primer grupo, el grupo A, si es basura, para qué ponerlo en una pila? Porque es bueno tomar una foto y medir cuánto de lo que usted originalmente tenía, era de hecho, basura. Así que no la elimine sino hasta el final, utilizando la bolsa plástica. La primera vez que implementamos esto, sacamos 127Kg de basura.

Ahora ya sólo le queda lo que usted necesita, cierto? Bueno, ahora hay que dividir eso en dos nuevos grupos:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Paso 4: Audite.
Una vez que todos han separado sus materiales, designe un tiempo (puede ser media hora) para que cada persona vaya y revise los objetos de otras personas y marquen con tarjetas rojas aquellas cosas que creen que podrían ser eliminadas. Me gusta dejar un espacio en la tarjeta para que se puedan escribir preguntas como “de verdad necesitas tres mugs para guardar los esferos?”.

Una vez que el tiempo se ha terminado, cada persona debe decidir si el objeto se va o se queda. Nadie puede retirar la tarjeta hasta que el destino del objeto se haya definido.


Y este es el final de la fase 1; ahora usted ha seleccionado lo que es útil.

Si usted es uno de los facilitadores, verá que la decisión de lo que se va o se queda no es tan sencilla para algunas personas, especialmente porque tendemos a aferrarnos a algunos objetos, así que esté preparado para ofrecer ayuda a alguien que piensa que necesita siete esferos azules y ocho rojos.

Si usted está haciendo esto solo, sea honesto consigo mismo y piense en qué pasaría si ese objeto ya no estuviera ahí.


Encontrémonos aquí la próxima vez para hablar de Seiton (organizar) y veremos qué pasa con todos los objetos seleccionados!

Déjenme un comentario si tienen alguna pregunta, me encantaría ayudar. Y si conocen la metodología y quieren añadir o agregar algo, también! Todos los comentarios son bienvenidos!

Para mayor información, vayan a mi anterior artículo que es una introducción a la metodología.

Diseñadores entérense: 5 pasos hacia la productividad, las 5S.

Le gustaría ser más productivo y tener un mejor lugar de trabajo? Me creería si le digo que se puede lograr sin costo o casi sin costo?

Podría usted trabajar aquí? De hecho trabaja en un lugar así?

Le gustaría vivir así? Actualmente vive usted así?



Hace algunos años, cuando yo formaba parte del equipo de mejora continua en la compañía en la que trabajaba, me encargaron la tarea de implementar cierta metodología que prometía incrementar nuestra productividad. Así que claro, yo tenía que probarla primero.

Me cambió por completo. No volveré a ser como era antes, llena de desorden, con un sentimiento de no tener control sobre mis cosas, mis actividades, mi vida! Sintiéndome cansada antes de empezar a trabajar, de solo ver mi escritorio.

Las 5S (Cinco Eses) son una metodología que fue desarrollada por compañías japonesas, principalmente Toyota, para mejorar la organización, el orden y la limpieza de los sitios de trabajo. Puede cubrir tanto como se quiera, con mediciones detalladas de las mejoras en el desempeño de las máquinas en condiciones de fábrica, pero como presentaré en blogs en las siguientes semanas, esta metodología puede ser aplicada a casi cualquier aspecto de la vida, incluyendo el negocio del diseño.


Para qué sirven las 5S? Siga leyendo…

El nombre 5S corresponde a cinco palabras que describen los cinco pasos de la metodología:

1. Seiri (Seleccionar)
Identificar y separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Organizar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar)
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad y desorden.

4. Seiketsu (Estandarizar)
Mantener el estado de orden y limpieza que se logró con los tres primeros pasos.

5. Shitsuke (Mejorar)
Convertirlo en un hábito y definir nuevos estándares.


Las 5S pueden ser definidas como un estado ideal en el cual:

- Utensilios y materiales innecesarios son eliminados.
- Todas las cosas han sido identificadas y se les ha asignado un sitio.
- El desorden ya no existe.
- Hay referencias visuales para controlar el estado de procesos.
- Todo esto se mantiene y mejora continuamente.


Al implementar 5S usted:

- Reducirá errores.
- Reducirá el inventario de suministros.
- Reducirá desplazamientos innecesarios.
- Ganará más espacio.
- Estará orgulloso de su lugar de trabajo.
- Reconocerá fácilmente el estado de las cosas.
- Rápidamente encontrará los utensilios que necesita.
- Mejorará la imagen que sus clientes tienen de su negocio.
- Mejorará su trabajo en equipo y la cooperación.
- Mejorará la responsabilidad y el compromiso.


Hay muchas fuentes en la red sobre este tema, cubriendo toda clase de industrias y situaciones, grandes y pequeñas, en las que esta metodología puede ser aplicada. Hablaré sobre cada uno de los pasos en un ambiente de estudio de diseño, cómo implementarlos y medir los resultados.

Encontrémonos aquí la próxima vez para conocer el paso 1, Seiri, y aprender cómo deshacerse del desorden, sin sentirse culpable! :-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: Medir el tiempo.

Alguna vez le ha pasado que al final del día piensa "Trabajé mucho todo el día y de todas formas siento que no hice nada!". Bueno, tal vez es momento de empezar a medir los tiempos.

En mi experiencia encontré que hay varias clases de actividades, por ejemplo, actividades de valor agregado como planeación estratégica, actividades rutinarias como facturación o ingresar información en un sistema de registro, actividades cansonas sin valor agregado como quemar CDs para otras personas y actividades personales como breaks, almuerzo, charlas en los pasillos, para nombrar algunas.

Es importante saber cuánto tiempo está invirtiendo en estas actividades. Por qué? Aquí hay algunas razones:

- Porque puede ser que ud esté gastando demasiado tiempo en actividades que no agregan valor a su organización.

- Porque es posible que haya actividades que ud puede delegar a sus empleados, lo que no sólo los empodera, sino que libera tiempo para que ud realice actividades más estratégicas.

- Porque puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, ud puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

- Porque ud necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

- Porque ud puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando ud sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, ud obtiene una visión más amplia de su negocio.


Así es como yo lo hago:

- Primero, incluya al personal, de forma que la recolección de datos sea lo más precisa posible.

- Haga una lista de todas las actividades que ud y su personal realizan. Incluya todo, desde reuniones creativas hasta fumarse un cigarrillo, desde el momento en que entra a la oficina, hasta que se va en la tarde. No deje nada por fuera.

- Asigne categorías a cada actividad, por ejemplo, una reunión creativa o una reunión con un cliente podrían ser "reuniones" o "estrategia". Depende de sus necesidades y actividades particulares.

- Cree una tabla de Excel para ingresar la información con fecha y hora y cuánto tomó cada actividad, por ejemplo:

Ud puede hacer que Excel calcule el tiempo utilizado en cada categoría y tarea. Una vez haya recolectado suficiente información, puede empezar a analizarla.

- Cuando haya sumado el tiempo al final de un periodo predeterminado, por ejemplo, unas semanas o un mes, ud puede comenzar a tomar algunas decisiones.

Dependiendo de cuántas personas trabajan para ud o su plan estratégico, quizás ud quiera comenzar con sus propias actividades y luego empezar a medir las de su personal de acuerdo con sus funciones, por ejemplo, primero los diseñadores gráficos, luego los de ventas... ud decide, ud define el criterio.

La primera vez que usé este método encontré que el 40% de mi tiempo era usado escaneando fotos y quemando CDs para otras personas (Éramos el único departamento de la empresa que tenía quemadoras de CD y escáner en aquellos días de antaño). Esto me llevó a sugerirle a mi jefe que tal vez alguien más (su asistente?) podría encargarse de tales actividades si él invertía un poco de dinero en el hardware, lo que me permitiría usar ese tiempo valioso atiendiendo las necesidades de los clientes.

Todos los comentarios son bienvenidos!