Alguna vez le ha pasado que al final del día piensa "Trabajé mucho todo el día y de todas formas siento que no hice nada!". Bueno, tal vez es momento de empezar a medir los tiempos.
En mi experiencia encontré que hay varias clases de actividades, por ejemplo, actividades de valor agregado como planeación estratégica, actividades rutinarias como facturación o ingresar información en un sistema de registro, actividades cansonas sin valor agregado como quemar CDs para otras personas y actividades personales como breaks, almuerzo, charlas en los pasillos, para nombrar algunas.
Es importante saber cuánto tiempo está invirtiendo en estas actividades. Por qué? Aquí hay algunas razones:
- Porque puede ser que ud esté gastando demasiado tiempo en actividades que no agregan valor a su organización.
- Porque es posible que haya actividades que ud puede delegar a sus empleados, lo que no sólo los empodera, sino que libera tiempo para que ud realice actividades más estratégicas.
- Porque puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, ud puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.
- Porque ud necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.
- Porque ud puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando ud sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, ud obtiene una visión más amplia de su negocio.
Así es como yo lo hago:
- Primero, incluya al personal, de forma que la recolección de datos sea lo más precisa posible.
- Haga una lista de todas las actividades que ud y su personal realizan. Incluya todo, desde reuniones creativas hasta fumarse un cigarrillo, desde el momento en que entra a la oficina, hasta que se va en la tarde. No deje nada por fuera.
- Asigne categorías a cada actividad, por ejemplo, una reunión creativa o una reunión con un cliente podrían ser "reuniones" o "estrategia". Depende de sus necesidades y actividades particulares.
- Cree una tabla de Excel para ingresar la información con fecha y hora y cuánto tomó cada actividad, por ejemplo:
Ud puede hacer que Excel calcule el tiempo utilizado en cada categoría y tarea. Una vez haya recolectado suficiente información, puede empezar a analizarla.
- Cuando haya sumado el tiempo al final de un periodo predeterminado, por ejemplo, unas semanas o un mes, ud puede comenzar a tomar algunas decisiones.
Dependiendo de cuántas personas trabajan para ud o su plan estratégico, quizás ud quiera comenzar con sus propias actividades y luego empezar a medir las de su personal de acuerdo con sus funciones, por ejemplo, primero los diseñadores gráficos, luego los de ventas... ud decide, ud define el criterio.
La primera vez que usé este método encontré que el 40% de mi tiempo era usado escaneando fotos y quemando CDs para otras personas (Éramos el único departamento de la empresa que tenía quemadoras de CD y escáner en aquellos días de antaño). Esto me llevó a sugerirle a mi jefe que tal vez alguien más (su asistente?) podría encargarse de tales actividades si él invertía un poco de dinero en el hardware, lo que me permitiría usar ese tiempo valioso atiendiendo las necesidades de los clientes.
Todos los comentarios son bienvenidos!
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