Reducir el estrés

La semana pasada hablé de las dos lecciones que el año pasado y lo que va de éste me han enseñado. Hoy hablaré de la segunda lección.

Lección 2: Cuando las cosas cambian con mayor frecuencia que la esperada, relájese. Adáptese.

Les conté que me gusta planear? Me encanta. Pero... demasiada planeación puede ser una pérdida de tiempo y esfuerzo.

A veces las cosas no están en las manos de uno. Se depende de otra gente, de otras áreas de la compañía y creo que ya hemos concluido que lo único que uno puede controlar en la propia reacción frente a las situaciones.

Qué hacer?

Deje de resistirse, déjese llevar. Adáptese. Se le presentan nuevas circunstancias? Re-ajústese para responder de forma efectiva.

Sin estrés, sin preocupación, sin resistencia a lo que es, porque ya es!
Sin quejas, sin hablar mal de nadie, sin resentimientos.

Tómese un minuto, ajuste y actúe.

Me pregunto cuál será la tercera lección...

Responsabilidad (Parte 1)

De Wikipedia (Traducción propia): “Responsabilidad es un concepto ético con varios significados. Con frecuencia se usa como sinónimo de compromiso, honradez, honor, prudencia, términos asociados con rendir cuentas. Como un aspecto del liderazgo, ha sido central en discusiones relacionadas con la vida privada y el mundo corporativo. […]

En roles de liderazgo, la responsabilidad es el reconocimiento y aceptación de las consecuencias de los actos, productos, decisiones y políticas incluidas en la administración e implementación dentro del rol o la posición de empleado, implicando la obligación de reportar, explicar y justificar los resultados”

Hace algunos años trabajé para una compañía sueca; uno de sus valores es “libertad con responsabilidad”, lo que significa que los empleados tienen libertad de actuar como prefieran, considerando los valores, la misión y visión de la empresa.

Así que mientras los objetivos se cumplieran, podíamos entrar y salir de la oficina, tomar nuestras propias decisiones, podíamos usar los recursos de la empresa y analizar situaciones con base en nuestros principios.

La forma en que la mayoría de nosotros respondió a esta política fue ser aún más responsables, más comprometidos. Nos enseñó que no necesitábamos tener el policía respirándonos en la nuca para hacer mejor nuestro trabajo, para buscar mejores resultados, para entregar las cosas a tiempo.

En otras palabras, la compañía nos otorgaba la libertad para elegir nuestras acciones, y a cambio recibía mejores resultados de nosotros.

Es seguro que no todo el mundo reaccionará a dichas políticas así, sino que tratarán de sacar provecho de la situación y volverse perezosos. Por supuesto, pagarán las consecuencias al final.

Yo estoy de acuerdo con esas políticas. Yo creo que ser claro con los empleados sobre las expectativas que se tienen de ellos facilitará la implementación de esos procedimientos y si todo sale bien, responderán de la forma en que lo hicimos en la empresa sueca.

Hablaré de tres temas relacionados con la responsabilidad: horarios de oficina, beneficios y mensajes instantáneos.

Horarios de oficina.

Siempre hay horarios de oficina, no? Se supone que usted entra a cierta hora por la mañana y se supone que se va a cierta hora en la tarde. Y se supone que se toma un tiempo determinado para almorzar. Esto general aplica a todos excepto los del área comercial, o los ejecutivos de más alto rango.

Cuando he sido obligada a seguir la política, he encontrado que llego a tiempo y me voy justo a tiempo también. Ni un minuto extra. Por qué? Porque me enfurece que el desempeño y los resultados sean medidos con base en cuánto tiempo permanece en su silla.

Sin embargo, cuando he sido libre para manejar mis horas laborales, encuentro que me siento más comprometida con las tareas, principalmente porque me siendo con más autonomía para administrar el tiempo como lo considere conveniente, siempre y cuando yo tenga las expectativas claras.

Pero exactamente de qué estamos hablando?

• Sí, hay horario de oficina, pero si usted tiene un asunto personal, usted puede ir y atenderlo antes de llegar al trabajo (siempre que esto no cause un traumatismo en la operación) o irse temprano para hacerlo.

• Los proyectos y resultados son evaluados con base en su avance y calidad, en lugar de cuántas horas le ha dedicado.

• Los fines de semana son sagrados y solamente usted puede elegir si se requiere ir a la oficina en esos días para terminar o adelantar algo o no.

• Lo mismo para horas extras durante la semana.

• Se espera que el empleado trate de encontrar un balance entre las horas laborales y su tiempo personal, ya que es vital que cuando venga a trabajar esté descansado y con energía para lograr los mejores resultados en los proyectos.

• Se entiende que algunos temas personales son más importantes que el trabajo.

• La gente tiene derecho a tomarse tantos descansos sientan necesarios durante el día.

Cuando he aplicado estos conceptos en mi experiencia, la gente que ha trabajado conmigo nunca me ha defraudado. Dejo abierto el tema para que los lectores me dejen sus comentarios u opiniones o me cuenten sus experiencias al respecto.

Nos vemos aquí la próxima vez, para hablar de la parte 2, sobre beneficios del sitio de trabajo.

Habilidades de Negocios que Todo Creativo Debe Conocer, Ahora!

El boletín de la revista HOW de la semana pasada estaba repleto de artículos relacionados con el negocios, para todos los diseñadores! Estos artículos contienen información básica sobre el negocio del diseño en general. Algunos sólo aplican en Estados Unidos, pero igual vale la pena leerlos.


Dentro de los diferentes títulos podrán encontrar:

• Tarifas de diseño por horas Vean lo que otros diseñadores en USA están cobrando por su trabajo y cómo determinan esas tarifas.
• Sáquele jugo a los tiempos muertos en el trabajo Cuando el trabajo se pone lento, aquí van 6 formas de usar el tiempo extra para su beneficio.
• Está listo para trabajar como freelance tiempo completo? Dele un vistazo a esta lista y averígüelo!
• Sea el mejor amigo de sus clientes 8 formas para mantener a sus clientes contentos.
• Cómo motivar a cualquier tipo de creativo Ideas específicas para motivar y sacar lo mejor de cualquier diseñador.

Hay unos 90 artículos para elegir, así que denle una mirada!

Es más efectivo ser desorganizado y no planear?

Yo solía ser bastante desorganizada cuando trabajaba en un proyecto. Luego descubrí los muchos beneficios de ser organizada y de planear todos los pasos. Y luego… aparece im proyecto que me hace cuestionar si ser tan organizada todo el tiempo, realmente vale la pena.

El último proyecto en el que participé consistía de muchos items, presentándose al mismo tiempo, manejar masivas cantidades de información y luego analizarla, organizarla y decidir sobre ella. Esto naturalmente me llevó a alistarme para planear e implementar bases de datos y herramientas para llevar el control de todo.

Pero justo cuando estaba lista para eso, la persona para quien estaba haciendo el proyecto me sugirió que tal vez mi minuciosidad no era realmente necesaria en este caso, y que más bien podría entorpecer el proceso y gastar más tiempo.

Al principio sentí resistencia, después de todo, yo sé cómo manejar mi propia información, muchas gracias! Pero entonces decidí escuchar.

Entonces empecé a cuestionar mis procedimientos usuales.

- En realidad se necesita una base de datos?
- Qué tan completa debería ser?
- Qué campos debería tener?
- Necesito dejar un registro de todos y cada uno de los items o solamente aquellos que continuarán en el proceso?
- Cómo puedo hacer que los esfuerzos sean más efectivos?
- Qué actividades no agregan valor?
- Cómo puedo hacer las coss más rápido, sin sacrificar la calidad?
- Tengo que seguir un conjunto predeterminado de actividades?

Así que en lugar de usar una base de datos inmensa con toneladas de información que no iba a usar en el futuro inmediato (y que finalmente podia referenciar después), decidí hacer las cosas simples.

Una mezcla entre lo digital (base de datos) y lo análogo (materiales impresos y notas) para llevar un registro mínimo, pero efectivo.

Me di cuenta de que no siempre tengo que ser ultra organizada, que algunos proyectos no tienen que dejar registros de todo y que pueden realizarse en menos tiempo, usando menos recursos, si uno está abierto a nuevas formas de hacer las cosas y a escuchar a su cliente hablar sobre lo que quiere y necesita.

La moraleja de la historia es, cuestione sus procedimientos de vez en cuando, es posible que encuentre maneras interesantes de realizar sus proyectos.

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Recursos de diseño: DMI, Instituto de Gerencia de Diseño

Hola a todos! Ha pasado bastante tiempo, no? Perdónenme, han sido unos meses muy ocupados… En todo caso…

Aquí hay otro recurso genial para los diseñadores y pienso que gente de todo el mundo debería conocerla, es el Instituto de Gerencia de Diseño (Design Management Institute) en Boston, Estados Unidos.

Supe de DMI (por sus siglas en inglés) hace varios años cuando comencé a buscar información sobre gerencia de diseño. Como ellos mismos lo dicen:

“El Instituto de Gerencia de Diseño (DMI) es una organización internacional sin ánimo de lucro que busca resaltar la importancia del diseño como una parte esencial de cualquier estrategia de negocios. Fundado en 1975, DMI se ha convertido en la principal fuente de información sobre gerencia de diseño, así como una autoridad internacional en el tema. DMI se ha ganado su reputación como fuente multifaceta, que provee know-how, herramientas y entrenamiento a través de sus conferencias, seminarios, membresía, y publicaciones.”

Lo que más me gusta de DMI es que son una fuente ilimitada de educación para cualquier diseñador, incluyendo los que no vivimos en Estados Unidos, gracias a sus herramientas online, como los “Webinarios”.

También hay muchas conferencias y seminarios que quien esté en USA puede atender. La agenda para Octubre incluye_

Investigación de Diseño para la Innovación en Productos y Servicios en Chicago.
La Ley se Encuentra con el Diseño en Nueva York.
De Lo Que Es Posible A Lo Que Es Correcto online.

Revisen el calendario de DMI.

La mayoría de las conferencias y seminarios no son gratis, pero pienso que los precios son razonables ya que cubren aspectos del diseño que no nos enseñaron en la carrera (Al menos no en mi universidad).

Dense un paseo por su página web para ver los diferentes recursos que ofrecen (Hasta tienen un banco de empleos) y/o suscríbanse a su boletín para recibir las últimas noticias.

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Liderazgo en diseño y los constantes retos

Al principio de mi carrera me encontré con el reto de estar a cargo de uno de los departamentos de la empresa para la que trabajaba, lo que incluía tener una persona que me reportaba a mí. Recuerdo haberme sentido muy asustada de ser una mala jefa!

En ese entonces consulté a un colega que había tenido mucha más experiencia y él me dio algunos consejos. Al final, su mejor recomendación fue “Sé tú misma”.

Así que me convertí en la jefa de G.

G fue muy receptivo desde el principio y ambos estábamos aprendiendo los aspectos técnicos del trabajo.

Al principio era difícil para él ver la película completa, planear con anticipación, no podía imaginar cómo podía prever los eventos del futuro y por lo tanto, las acciones que se debían tomar en las siguientes semanas.

Pero durante los más de cinco años que G y yo trabajamos juntos, los dos crecimos profesionalmente hasta llegar a un punto donde cada uno era autónomo en sus tareas, pero presentábamos resultados como un equipo.

Esta fue una experiencia increíble de crecimiento y me llevó a querer seguir creciendo como líder.

Recientemente me encontré con el mismo reto de “ser la jefa”. Ahora, dos personas me reportaban a mí. Una recién graduada de la universidad y la otra con un poco más de experiencia.

Esto resultó ser una prueba más grande porque yo debía usar diferentes lenguajes para poder comunicarme con cada una de ellas.

Como mi experiencia con G había sido tan buena y habíamos crecido juntos al mismo ritmo, yo pensé que simplemente podía seguir usando el mismo método.

No!

F, la diseñadora recién graduada, necesitaba que yo la llevara un poco más de la mano, que le explicara los pasos en cada proceso, que la guiara. Y ella con frecuencia me preguntaba “Carolina, ahora qué hago?”

I me encontraba a mi misma resistiendo las ganas de contestarle exactamente lo que tenía que hacer. Yo quería que ella pensara, que ideara las soluciones por sí misma, que fuera más independiente cada día, que me preguntara menos.

En los ocho meses que trabajamos juntas, ella aprendió mucho y podía hacer casi todo sola. Yo estaba muy orgullosa de ella y de mi.

La otra diseñadora, Q, tenía un poco más de experiencia y no le daba miedo expresar su opinión. Era asertiva y con fuerza de voluntad. Esto demandó de mí un enfoque diferente, uno donde las ideas vinieran más que todo de ella, con un poco de guía mía.

Esta también resultó ser una gran experiencia de aprendizaje; entre más le pedía, ella más daba y más ideas y soluciones proponía.

Pero cuál es el punto?

Algunas veces los diseñadores terminan siendo directores creativos o gerentes de un pequeño grupo de creativos, lo cual puede ser algo que no se habían visto haciendo.

Así que aquí van unos cuantos tips para ser más efectivos en ese campo:

Sea usted mismo, de verdad. Como he dicho en artículos anteriores, no se trata de ladrar órdenes ni de estar en una posición de poder. Se trata de sacar lo mejor de la gente y la gente le dará lo mejor de sí mismos, cuando ud es auténtico, honesto y real.

Sea claro en cuanto a las metas y expectativas. Comuníquelas frecuentemente.

Dedique algún tiempo a entender quién es la otra persona, cuáles son sus procesos mentales, cómo manejan la información, para que pueda encontrar una forma de comunicarse mejor con ella.

No se trata de que ella se adapte a usted y siga todo lo que usted dice, es lo contrario. Se trata de cómo usted encuentra la forma más efectiva de lograr el mejor trabajo de su equipo y además que se divierta en el proceso!

Espero tener muchos más retos de liderazgo en el futuro, pues pienso que son lo más interesante de mi trabajo.

Mi idea con este artículo es que los diseñadores piensen un poco por fuera de la caja y reflexiones sobre la dirección en que quieren llevar su carrera y si quieren tener una posición de liderazgo, es mejor comenzar a prepararse.

Lea algunos libros sobre liderazgo personal, construcción de equipos, manejo de personal y recursos… Entérese! Hay mucha información en la Internet, podcasts y libros.

Epílogo: G tomó mi posición y ahora es el líder de diseño para la empresa. F y Q siguen trabajando en mi anterior compañía y con frecuencia se enfrentan a retos aún más grandes. Ambas insisten en que fui una jefa genial ;-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 5, Shitsuke (Mejorar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la quinta fase, Mejorar. Si lo logró hasta aquí, permítame felicitarlo!

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar
Fase cuatro, Estandarizar


Fase 5, Mejorar

El objetivo de esta fase es mantener las condiciones logradas y establecer nuevas metas para la mejora. Cuando usted mejora:

- Se mantiene el orden logrado en Seiton.
- Las cosas retornan a su puesto.
- Equipos y sitios de trabajo son limpiados con regularidad.
- Las personas disfrutan de un mejor ambiente de trabajo y se sienten orgullosas de sus puestos.

Los pasos:

Paso 1: Redefina
Usted había establecido un estándar, no? Ahora vuelva a las preguntas que se hizo durante las fases 1 y 2 y hágaselas de nuevo, con respecto a su estándar actual. Hay algo que se pueda hacer mejor? Algo que está donde no debería?


Paso 2: Documente
Una vez que usted ha revisado las preguntas, fíjese si el estándar cambió. Si es así, documente de nuevo, tome una foto y ubíquela en un lugar visible.

Aquí les muestro una foto del estándar final de mi escritorio, aunque luego reemplacé el quemador por una unidad externa. Dónde están los esferos, se preguntan? Bien guardaditos y organizaditos en los cajones.



Como extra aquí les muestro una foto de mi escritorio actual, aún aplicando la filosofía 5S.


Aquí está mi caja de lápices. Incluye sólo lo necesario, un esfero rojo, uno azul y uno negro, un lápiz , un resaltador y un calendario (Y ahora que lo pienso, el calendario se necesita ahí? Tengo uno en el dashboard del computador… Mmm…)



Paso 3: Audite
Bueno, entonces ahora todo el mundo en la organización tiene sus estándares. Es tiempo de auditar su implementación. Cómo medir y evaluar el proceso realmente depende del equipo de personas y los criterios que ellos quieran aplicar.

Aquí les muestro un ejemplo de cómo yo solía auditar las oficinas. Auditamos semanalmente, durante un mes.


Criterios para evaluar en cada paso:

Seleccionar
No he seleccionado nada (Gana 1 punto).
He seleccionado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Sólo tengo lo necesario (Gana 3 puntos).

Organizar
No he organizado nada (Gana 1 punto).
He organizado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Cada ítem tiene su sitio (Gana 3 puntos).

Limpiar
No he limpiado nada (Gana 1 punto).
He limpiado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Mi área de trabajo está limpia (Gana 3 puntos).

Estandarizar
No he estandarizado nada (Gana 1 punto).
He establecido el estándar (Gana 2 puntos).

Mejorar
He mejorado el estándar una vez (Gana 1 punto).
He mejorado el estándar dos veces (Gana 2 puntos).
He mejorado el estándar tres veces (Gana 3 puntos).

Aquí está un ejemplo de una tabla de Excel para registrar y contar los puntos:


Después de contar los puntos la persona recibe una tarjeta:

Tarjeta roja, si la persona ganó entre 5 y 10 puntos. Hay mucho por hacer y mejorar.

Tarjeta amarilla, si la persona ganó entre 10 y 12 puntos. Aún se puede mejorar.

Tarjeta verde, si la persona ganó entre 12 y 14 puntos. El área está muy organizada y limpia!

La idea es que las tarjetas se ubiquen en el área de trabajo en un sitio visible, y que tal vez se cree una pequeña competencia entre los miembros del equipo por obtener una tarjeta verde en las cuatro semanas de auditoría.


Y eso es todo para esta fase y las 5S!

Es una buena idea repetir el proceso de auditoría en un par de meses, para ver si el equipo mantiene los resultados.

Espero que hayan disfrutado esta serie y que sus sitios de trabajo sean áreas de productividad y orgullo!

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 4, Seiketsu (Estandarizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la cuarta fase, Estandarizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar


Fase 4, Estandarizar

El propósito de esta fase es establecer un estándar claro para el orden y la limpieza, con el fin de mantener los resultados obtenidos durante las tres primeras fases. Se basa en identificar fácilmente cuando una situación es anormal o cuando algo no está donde debe ser. Con la estandarización se evita:

- Volver a las condiciones anteriores.
- Tener herramientas por ahí regadas.
- Tener un puesto desorganizado que hay que estar organizando una y otra vez.
- Tener personas que aún después de implementar Seiri y Seiso, siguen acumulando objetos en sus escritorios.

Y usted garantiza que:

- Ítems que no pertenecen al área, son fácilmente identificados.
- El área de trabajo siempre está organizada.
- Se reduce el tiempo para buscar objetos.


Ahora los pasos:

Paso 1: Defina
Hay diferentes clases de estándar:

- Estándares de orden.
- Estándares de limpieza.
- Estándares visuales de ubicación de objetos.
- Estándares visuales de cantidad de objetos.
- Estándares visuales del puesto de trabajo.

La palabra “estándar” significa cómo ese ítem o área es cuando está en su estado ideal. En otras palabras, el estándar ilustra el estado ideal. Este paso consiste en definir cómo se supone que debe quedar el área una vez que usted ha organizado y limpiado.


Paso 2: Documente
Recuerdan que les hablé de documentar cada paso con una cámara digital? Bueno, en mi opinión es la mejor forma de mostrar cómo su sitio de trabajo es en un estado ideal. También puede realizar diagramas de dónde deben estar ubicadas las cosas.

Aquí hay una foto del estándar de mi escritorio cuando apliqué las tres primeras fases. Un gran avance (Aunque aún podría ser mejor, pero eso lo cubriremos en la fase 5), así que este fue el primer estándar que implementé.



En este otro ejemplo, reconocen lo fácil que es darse cuenta cuando falta una carpeta o cuando no está en el orden que debe ser?



Paso 3: Entrene/divulgue
Una vez que usted ha definido y documentado el estándar, usted necesita asegurarse de que quien necesite conocerlo, lo conoce! Si se trata de su escritorio, probablemente el único que necesita esa información es usted. Si el estándar es del cuarto de suministros, asegúrese de que todas las personas conocen, entienden y usan el estándar. Si es una foto, péguela en un lugar visible. Si es un estándar de cantidad, ubíquelo cerca de los ítems a los que se refiere.

Ahora usted puede comparar el estado actual con el estándar y ver si concuerdan.

Y eso es todo por esta fase!

Aunque no hemos terminado. Encontrémonos aquí para discutir la fase 5, Shitsuke (Mejorar).
Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 3, Seiso (Limpiar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la tercera fase, Limpiar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los tres anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar

La semana pasada hablé sobre Seiton. Organizamos y decidimos cuál era el sitio para cada cosa. La siguiente fase, Seiso, es limpiar. Aunque la metodología lista a Seiso como la tercera fase, es posible limpiar antes de decidir dónde es el lugar de cada cosa.


Fase 3, Limpiar

El propósito de esta etapa es eliminar las fuentes de suciedad y encontrar áreas o cosas potencialmente peligrosas (Por ejemplo, muchos enchufes en una misma toma). Cuando usted limpia:

- El lugar de trabajo es mucho mejor.
- Las cosas están listas para usarse cuando se necesitan.
- La limpieza se hace un hábito diario.
- Se pueden atacar riesgos potenciales de seguridad.


Ahora el ejercicio:

Paso 1: Aliste
Consiga los suministros como trapos y productos de limpieza y téngalos listos con anticipación.

Paso 2: Limpie
Muy simple, no? Asegúrese de ser meticuloso e incluir esos lugares de difícil acceso que nadie quiere limpiar.

Paso 3: Ubique
Coloque cada ítem del área de trabajo, en su sitio.

Paso 4: Audite
Una vez que todos han limpiado su área de trabajo, permita un tiempo, media hora por ejemplo, para que cada persona vaya por los otros sitios, cuestione la limpieza y vuelva a usar etiquetas rojas para marcar cosas que no deberían estar ahí o que pueden ser reubicadas.

Y eso es todo!

En locaciones industriales el impacto de la limpieza es mayor porque los operarios aprenden sobre sus máquinas y se identifican riesgos industriales potenciales como fugas o partes que no están funcionando apropiadamente, pero eso es tema de otros blogs.

Para ahora usted ya debe estar viendo los beneficios de la aplicación de las 5S y si realmente las ha acogido, usted se dará cuenta de que comienza a cuestionar cómo otras personas mantienen sus escritorios o sus casas… o me equivoco?

Como dije en el primer artículo, usted nunca volverá a ser el mismo!

Encontrémonos aquí la próxima vez para ver la fase 4, Seiketsu (Estandarizar).

Todos los comentarios son bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 2, Seiton (Organizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este post cubriré la segunda fase, Organizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los dos anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar

Empecemos donde nos quedamos. La semana pasada hablé de Seiri, seleccionar. Al final del ejercicio teníamos dos grupos de cosas:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Fase 2, Organizar

El propósito de esta fase es asignar el lugar idóneo para cada cosa.

- Se eliminarán desplazamientos innecesarios porque lo que se necesita está cerca.
- Encontrará las cosas fácilmente.
- Se reduce la posibilidad de error.
- Hay marcas visibles de dónde se deben colocar los objetos y su cantidad.
- Se establece la base para la estandarización.


Bueno, ahora sigamos con el ejercicio:

Paso 1: Clasifique
Piense en la frecuencia con la que usa cada objeto de acuerdo con los siguientes criterios:

- Frecuencia baja: Cosas que se usan mensualmente, pueden ser ubicadas lejos del área de trabajo.
- Frecuencia media: Cosas que se usan semanalmente, pueden ser ubicadas en las áreas adyacentes.
- Frecuencia alta: Cosas que se usan diariamente, deben ser ubicadas dentro del área de trabajo.


Paso 2: Cuantifique
Determine cuánto de cada ítem es necesario en el lugar donde va a ser almacenado. Por ejemplo puede ser que usted necesite un marcador negro en su escritorio, no cinco, así que los otros cuatro pueden ir al cuarto de suministros. Ahora, cuántos marcadores negros debería haber en el cuarto de suministros?


Paso 3: Ubique
Determine el lugar exacto donde debe ir cada ítem de acuerdo con la tarea para la que se usa.
Los elementos que se usan para la tarea que se hace en el área de trabajo, deberían estar dentro de dicha área.

Agrupe los elementos de acuerdo con:
- El proceso, si se usan para una tarea específica, manténgalos juntos.
- La función, cosas que se usan para lo mismo, deberían permanecer juntas.
- La secuencia de uso, cosas que se usan en cierta secuencia deben ser almacenadas de forma que refleje dicho secuencia.


Paso 4: Evalúe
Pregúntese:
- Es obvio cuando algo no está en su sitio?
- Es obvio cuando algo está ahí y no debería?
- Los objetos móviles vuelven a su sitio?
- Es visible cuando los suministros se están acabando?

Este paso puede incluir medidores visuales como líneas de contorno alrededor del sitio donde permanece el objeto, etiquetas, o indicadores de cantidad para mostrar la cantidad máxima y mínima para que se pueda hacer un nuevo pedido con antelación.



* Esta imagen proviene del eBook “Estrategia de las 5S” producido por Advanced Productive Solutions, S.L. www.ceroaverias.com


Paso 5: Audite
Una vez que todos han definido los sitios de las cosas, permita un tiempo adicional, tal vez media hora, para que cada persona vaya por los puestos de trabajo y cuestione la ubicación o cantidad de los elementos usando etiquetas rojas. Todos los objetos marcados deberán ser reubicados en los siguientes dos días.


Algunas consideraciones adicionales:

Es muy probable que en este momento usted se haya dado cuenta de que no necesita algunas de las cosas que creyó que sí necesitaba. En ese caso usted puede:

- Almacenarlo en otra parte.
- Moverlo dentro del área.
- Venderlo.
- Alquilarlo.
- Devolverlo.
- Botarlo a la basura.

Si no se necesita para la tarea, no debería estar ahí. Idealmente las únicas cosas que deberían estar sobre un escritorio es el computador, los suministros inmediatos como lapiceros y papel, y aquello con lo que está trabajando en ese momento. Suministros extras pueden guardarse en los cajones.
No olvide documentar el proceso con la cámara digital.

Quiero resaltar que en el caso de oficinas y escritorios, las 5S es un proceso que cada persona necesita asimilar a su propio ritmo. Algunas personas sienten apego por ciertos objetos que para otras no tienen ningún valor y esto requiere respeto. Cada persona debe definir el alcance de las 5S para su caso, en la medida en que se sientan cómodas con los cambios. Por ejemplo, yo no necesito tener fotos de cada uno de los miembros de mi familia sobre mi escritorio, pero algunas personas sí. Así que en las 5S a nadie se le permite decidir por los demás.

Eso es todo por hoy. Encontrémonos aquí la próxima vez para cubrir la fase 3, Seiso (Limpiar).

Mientras tanto los dejo con una pregunta: Será que esta metodología se puede aplicar, por ejemplo, al email, el escritorio del computador, el armario, los estantes de la cocina?

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 1, Seiri (Seleccionar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo.

Como dije en mi anterior artículo, esta metodología puede ser aplicada a muchos aspectos de la vida y se darán cuenta de ellos en las siguientes semanas, mientras les muestro cómo usarla en el ambiente de un estudio de diseño. No entraré en demasiado detalle, ya que la implementación depende de sus propios objetivos y los diferentes lugares de la organización que se quieran atacar.

Así que esta es una forma de implementar la metodología, al estilo CaroAyerbe:

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o trabaja en un departamento de diseño en una empresa. Digamos que usted quiere aplicar las 5S allí. El alcance sería probablemente las oficinas y las áreas comunes como la sala de reuniones, la biblioteca y/o el cuartico de suministros.

Sólo para que vean que aplico lo que predico, aquí les muestro mi escritorio hace unos años, ajá, ese es mi codo ahí...






Antes de empezar:

- Explique la metodología a su gente y pida un consenso sobre si ellos creen que es una buena idea implementarla o no. Siempre están de acuerdo (Por favor, quién no quiere ser más productivo, cierto?).
- Designe un equipo de facilitadores que se encargarán de guiar la actividad.
- Es una buena idea tener un facilitador por área.
- Entrene a los facilitadores.


Fase 1, Seleccionar

Básicamente en esta fase usted decide qué se va y qué se queda, ese el es propósito primordial. Por qué seleccionar? Porque…

- Los sitios de trabajo están cada vez más congestionados.
- El espacio utilizable está lleno de cosas que estorban y no dan valor a la tarea.
- Los armarios y estantes se usan para guardar objetos obsoletos e inútiles.
- Se hace difícil encontrar lo que uno necesita.
- El control de inventarios de suministros se dificulta.


Usted necesitará:

- Una cámara digital. Los humanos somos criaturas visuales así que una de las mejores formas de registrar y evaluar los resultados, es tomando fotos. El antes y el después. Idealmente, cada facilitador tiene una cámara.
- Una bolsa grande para la basura.
- Tarjetas rojas. Prepárelas con antelación, puede ser del tamaño de una tarjeta de presentación, con una cinta, para poder amarrársela a los objetos.


Paso 1: Prepárese.
Consiga una bolsa para la basura y varias tarjetas rojas.

Paso 2: Recopile.
Traiga todas las cosas a un solo sitio, dentro del área de trabajo. Póngalo todo en una superficie grande… encima del escritorio o en el piso. Ahora, “todo” significa “todo”. Cada item debe ser incluido.
Es necesario mirar detrás de armarios, encima de armarios, en las paredes, lugares que no están bien iluminados, detrás del escritorio, dentro de los cajones, en todos lados.

Paso 3: Separe.
Ok, aquí es donde la diversión empieza! Una vez que todo esté a la vista, divídalo en dos grupos.

Grupo A: Lo que se va, la basura. Lo que usted no necesita.
Grupo B: Lo que se queda. Lo que en verdad se necesita o sin lo cual usted no puede vivir.

Así que el primer grupo, el grupo A, si es basura, para qué ponerlo en una pila? Porque es bueno tomar una foto y medir cuánto de lo que usted originalmente tenía, era de hecho, basura. Así que no la elimine sino hasta el final, utilizando la bolsa plástica. La primera vez que implementamos esto, sacamos 127Kg de basura.

Ahora ya sólo le queda lo que usted necesita, cierto? Bueno, ahora hay que dividir eso en dos nuevos grupos:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Paso 4: Audite.
Una vez que todos han separado sus materiales, designe un tiempo (puede ser media hora) para que cada persona vaya y revise los objetos de otras personas y marquen con tarjetas rojas aquellas cosas que creen que podrían ser eliminadas. Me gusta dejar un espacio en la tarjeta para que se puedan escribir preguntas como “de verdad necesitas tres mugs para guardar los esferos?”.

Una vez que el tiempo se ha terminado, cada persona debe decidir si el objeto se va o se queda. Nadie puede retirar la tarjeta hasta que el destino del objeto se haya definido.


Y este es el final de la fase 1; ahora usted ha seleccionado lo que es útil.

Si usted es uno de los facilitadores, verá que la decisión de lo que se va o se queda no es tan sencilla para algunas personas, especialmente porque tendemos a aferrarnos a algunos objetos, así que esté preparado para ofrecer ayuda a alguien que piensa que necesita siete esferos azules y ocho rojos.

Si usted está haciendo esto solo, sea honesto consigo mismo y piense en qué pasaría si ese objeto ya no estuviera ahí.


Encontrémonos aquí la próxima vez para hablar de Seiton (organizar) y veremos qué pasa con todos los objetos seleccionados!

Déjenme un comentario si tienen alguna pregunta, me encantaría ayudar. Y si conocen la metodología y quieren añadir o agregar algo, también! Todos los comentarios son bienvenidos!

Para mayor información, vayan a mi anterior artículo que es una introducción a la metodología.

Diseñadores entérense: 5 pasos hacia la productividad, las 5S.

Le gustaría ser más productivo y tener un mejor lugar de trabajo? Me creería si le digo que se puede lograr sin costo o casi sin costo?

Podría usted trabajar aquí? De hecho trabaja en un lugar así?

Le gustaría vivir así? Actualmente vive usted así?



Hace algunos años, cuando yo formaba parte del equipo de mejora continua en la compañía en la que trabajaba, me encargaron la tarea de implementar cierta metodología que prometía incrementar nuestra productividad. Así que claro, yo tenía que probarla primero.

Me cambió por completo. No volveré a ser como era antes, llena de desorden, con un sentimiento de no tener control sobre mis cosas, mis actividades, mi vida! Sintiéndome cansada antes de empezar a trabajar, de solo ver mi escritorio.

Las 5S (Cinco Eses) son una metodología que fue desarrollada por compañías japonesas, principalmente Toyota, para mejorar la organización, el orden y la limpieza de los sitios de trabajo. Puede cubrir tanto como se quiera, con mediciones detalladas de las mejoras en el desempeño de las máquinas en condiciones de fábrica, pero como presentaré en blogs en las siguientes semanas, esta metodología puede ser aplicada a casi cualquier aspecto de la vida, incluyendo el negocio del diseño.


Para qué sirven las 5S? Siga leyendo…

El nombre 5S corresponde a cinco palabras que describen los cinco pasos de la metodología:

1. Seiri (Seleccionar)
Identificar y separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Organizar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar)
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad y desorden.

4. Seiketsu (Estandarizar)
Mantener el estado de orden y limpieza que se logró con los tres primeros pasos.

5. Shitsuke (Mejorar)
Convertirlo en un hábito y definir nuevos estándares.


Las 5S pueden ser definidas como un estado ideal en el cual:

- Utensilios y materiales innecesarios son eliminados.
- Todas las cosas han sido identificadas y se les ha asignado un sitio.
- El desorden ya no existe.
- Hay referencias visuales para controlar el estado de procesos.
- Todo esto se mantiene y mejora continuamente.


Al implementar 5S usted:

- Reducirá errores.
- Reducirá el inventario de suministros.
- Reducirá desplazamientos innecesarios.
- Ganará más espacio.
- Estará orgulloso de su lugar de trabajo.
- Reconocerá fácilmente el estado de las cosas.
- Rápidamente encontrará los utensilios que necesita.
- Mejorará la imagen que sus clientes tienen de su negocio.
- Mejorará su trabajo en equipo y la cooperación.
- Mejorará la responsabilidad y el compromiso.


Hay muchas fuentes en la red sobre este tema, cubriendo toda clase de industrias y situaciones, grandes y pequeñas, en las que esta metodología puede ser aplicada. Hablaré sobre cada uno de los pasos en un ambiente de estudio de diseño, cómo implementarlos y medir los resultados.

Encontrémonos aquí la próxima vez para conocer el paso 1, Seiri, y aprender cómo deshacerse del desorden, sin sentirse culpable! :-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 10 tips para escribir emails.

Si hay algo que los diseñadores no podemos ser es descuidados. Nunca. I nosotros los diseñadores tendemos a ser descuidados con la comunicación y creemos que quien no habla el lenguaje del diseñador debe ser medio bobo.

Pero piénsenlo de nuevo, así como lo he dicho antes, somos nosotros los diseñadores los que tenemos que expresarnos en el lenguaje de la gente a quienes servimos.

Una de las herramientas de comunicación más usadas por los diseñadores es el email. Numerosas versiones de borradores y proyectos se envían todos los días, iteraciones, discusiones sobre presupuestos, plazos de entrega, apariencia, correcciones...

Es crucial que administremos efectivamente el email para no ahogarnos en nuestro propio mar de emails y para comunicar un mensaje claro lo que ayudará a que los procesos de diseño fluyan mejor. Aquí van diez tips para manejar el email efectivamente:


Tip 1: Use la línea del "asunto" inteligentemente.
La línea del asunto debe proveer tanta información como sea posible, acerca del contenido del email. Sea descriptivo y evite la pereza. Si aplica, incluya el nombre del cliente, el proyecto, la parte específica del proyecto, la versión, si se necesita ejecutar alguna acción. Por ejemplo:
Nike Aviso Tennis, versión 04. Se esperan comentarios para mañana a medio día.

Literalmente he recibido emails cuyo asunto es "diseño" o "fresa".
Otra cosa es actualizar el asunto cada vez que ud responde. Así como el mensaje evoluciona, el asunto también debe hacerlo.

Si hay emails que ud envía constantemente, que tienen la misma estructura, piense en una nomenclatura para ellos. Por ejemplo, si ud envía un presupuesto cada dos semanas, el asunto podría ser: "Campaña Nike, presupuesto actualizado para febrero 17 de 2007", donde sólo hay que cambiar la fecha la próxima vez que lo envíe. Esto hace que archivar los emails sea más fácil para ud y el lector.

Incluso ud podría inventar algunas abreviaturas para usar dentro de su organización, al fin del asunto. Por ejemplo: AR=acción requerida, FDM=fin del mensaje, CR=comentarios requeridos. Esto ayudará a que otras personas sepan de una vez si tienen que hacer algo al respecto.


Tip 2: Sea breve y vaya al grano.
Presente el propósito del email y las acciones requeridas en el primer párrafo. Esto permitirá que el lector decida si necesita seguir leyendo o no. Si el email es más largo que tres párrafos, es mejor llamar por teléfono y luego enviar un email de resumen.


Tip 3: Sea claro en cuál es el siguiente paso a seguir.
E incluya esta información en el asunto o el primer párrafo de ser posible. Dígale al lector si se requiere alguna acción por parte de él. Si no se necesita, infórmelo también. Ud podría empezar el email diciendo "psi" (para su información), lo que le dice al lector que este email es sólo de información.


Tip 4: No hay emails urgentes.
Si algo es urgente y requiere atención inmediata, llame por teléfono y luego envíe un email para reforzar.


Tip 5: Presente ideas de forma simple y fácil de entender.
Como dije en un artículo anterior:

Esto es particularmente importante cuando se envían emails y se explican temas de diseño por escrito. Es muy fácil que un cliente se confunda cuando recibe un email que no está bien escrito, porque se asume que él sabe lo mismo que uno. Revise qué tanto detalle quiere incluir, muy poco detalle y tal vez ud no logre transmitir efectivamente su mensaje; mucho detalle y es posible que su cliente resulte confundido.

Hágale la vida más fácil al lector con ayudas visuales. Resalte frases claves con otro color. Use bullets para hacer listas. Otra cosa que me gusta hacer es tomar una foto del diseño (JPG o PDF) y usar Photoshop para hacer círculos alrededor de cosas sobre las que quiero comentar. Luego le asigno un número a cada círculo y entonces explico cada número en el email.

Asegúrese de que sus emails cumplen con las normas API (A Prueba de Idiotas, o sea, que no se requiera un manual para entenderlos).


Tip 6: Fíjese en la gramática y la ortografía.
Como dije en un artículo anterior:

La gramática y la ortografía hablan de su profesionalismo, su atención al detalle, así que sea consciente de la imagen que ud está proyectando. Revise que los emails no tengan errores antes de enviarlos, y asegúrese de que su personal hace lo mismo.

Tip 7: Nunca reenvíe basura de emails en cadena.
Simplemente no es profesional y va en contra de la confianza que la gente tiene en ud.


Tip 8: Use una firma.
Utilice su programa de email para añadir una firma al final de sus emails. Incluya su nombre, cargo e información de contacto. Si ud forma parte de un equipo de diseño, estandarícela para que todos usen la misma. Esto refuerza su marca y se ve muy profesional.


Tip 9: Sea profesional con su email.
No use el email para resolver disputas. Siempre es mejor la comunicación verbal.
No lo use para delatar a otras personas.
No lo use como sistema de registro de tareas.


Tip 10: Archive su email.
En un negocio donde hay muchas cuestiones subjetivas, es buena idea reforzar discusiones y acuerdos con algo por escrito. Cree un buen sistema de archivo para su email, donde sea fácil encontrar cosas después. Use reglas en Outlook (u otro programa de email) que le ayuden a archivar más rápidamente. He hablado sobre sistemas de archivo antes. Algunos de estos principios aplican al email.


Todos los comentarios serán bienvenidos!!!

Diseñadores entérense: Su portafolio.

En mi último blog presenté 10 tips para su curriculum. Continuando con esta serie en diseñadores aplicando para una posición en Latino América (y casi en cualquier parte), en esta ocasión estaré hablando sobre su portafolio.

Para poder trabajar en el negocio del diseño, ud debe tener un portafolio. Un portafolio es cualquier cosa que le permita mostrar los trabajos o proyectos que ha realizado. Puede ser un portafolio físico o uno electrónico. De cualquier manera, considere los siguientes tips para sacarle el mayor provecho.

Personalmente considero que es mejor tenerlos ambos. Es más, yo diría que se debe tener uno físico, uno electrónico en PDF y otro electrónico en forma de página web.

Piense en las personas que van a estar revisando su portafolio... es una persona de recursos humanos? Un diseñador? Un director creativo? Un gerente de mercadeo? Ud debe proveer muestras de su trabajo a cualquiera de estos públicos.

Si alguien le pide que envíe su portafolio, asegúrese de enviar lo que ellos esperan. Esto le dará una ventaja sobre esos diseñadores que contestan con "Ay, pero es que sólo lo tengo impreso...". Ahora, solicitar una cita para mostrar el portafolio en persona puede ser visto como un gesto proactivo; aún así, no es excusa para no tener el portafolio en medios visibles para cualquier persona. Pregunte con antelación.


Antes de empezar a armar su portafolio...

Elija un tema. Esto puede sonar un poco cursi y seguramente no aplica para todo el mundo, pero los mejores portafolios que he visto han tenido un "tema" para agrupar y presentar la información. Un tema lo obligará a pensar de forma creativa en cómo presentar sus diferentes proyectos dentro de un marco prestablecido.

Una vez vi el portafolio de un diseñador gráfico que había elegido como tema los siete pecados capitales. Lo organizó de forma tal que sus proyectos fueron divididos en cada uno de los pecados, dependiendo del tema de cada uno. El portafolio en sí mismo era muy interesante y se veía que lo había pensado consciensudamente y le había puesto mucho esfuero. También mostró hasta dónde podía llegar su creatividad. Ese diseñador obtuvo el puesto.

Elija los trabajos. Planee con cuidado. Organice su portafolio de forma que sea coherente para la mayoría de la gente. Haga la prueba con personas que no sean diseñadores, y que le puedan dar una opinión honesta. Piense en cómo va a presentar la información. Para un diseñador gráfico, por ejemplo, puede ser algo como: identidad, ilustración, publicidad, tipografía. Ud también puede subdividirlo entre proyectos académicos y proyctos reales.

Elija su medio. (Papel, electrónico?) Y diseñe de acuerdo con él para hacer que las diferentes versiones de su portafolio sean consistentes. Elija ser prolijo, sobre ser llamativo.

Planifique la página. Piense en cómo se verá cada página de proyecto, la información que va a contener. Recuerde que es posible que ud no esté presente cuando el entrevistador esté revisando su portafolio, así que pregúntese, cómo va a hacer que su mensaje sea claro y llegue intacto? Cómo hará para que el entrevistador entienda de qué se trató cada proyecto?


Si se decide por un portafolio impreso...

Haga que sea portátil. Busque o elabore una carpeta que sea fácil de cargar. Podría incluso no ser una carpeta como tal! Sea creativo y haga algo único, pero que no sea aparatoso.

Haga que sea limpio y pulido. Demuestre que a ud le importan los detalles. Asegúrese de que su portafolio siempre está en perfecto estado.

Haga que sea "dejable". No está de más dejar algo de su portafolio. Una buena pieza de autopromoción que le recuerde al entrevistador de ese diseñador que tenía ese portafolio tan bacano.


Si se decide por un portafolio electrónico en línea o animado...

Haga que sea simple y con estilo. Evite animaciones innecesarias y distracciones. Vaya al grano y presente la información de forma clara y organizada. Divida por categorías, como ya expliqué en este artículo.

Haga que funcione. Asegúrese de que todos los objetos que se pueden picar, funcionan, que los enlaces funcionan y llevan a la persona a donde se supone que debe ir. Pruébelo en diferentes plataformas y asegúrese de que cumple con las normas API (A Prueba de Idiotas, es decir, que se pueda usar sin necesidad de manual).

Haga que sea silencioso. A menos que ud esté aplicando para una posición como diseñador multimedia, considero que es mejor abstenerse de usar música en su portafolio. Es una distracción y como ud desconoce el gusto musical de su contraparte, esto puede incluso restarle puntos. Es más, evite tener diferente música en diferentes secciones de su portafolio. Si decide usar música, asegúrese de colocar controles fácilmente visibles para apagarla y controlar el volumen.


Si se decide por electrónico, PDF...

Haga que esté completo. Asegúrese de que el archivo de hecho incluye todas las páginas. Esto puede sonar obvio, pero me han llegado portafolios que son una sóla página sin ninguna información. Lo que esto dice es que ud no se tomó el tiempo de revisar su archivo antes de enviarlo.

Haga que sea imprimible. Cuando recibo portafolios en PDF, me gusta imprimirlos. A veces me enuentro con que el PDF tiene restricciones de impresión, lo que me resulta molesto, pues tengo varios portafolios impresos y me gusta compararlos. Si no lo puedo imprimir, lo más probable es que olvide que existe.

Haga que sea suyo. Nombre su archivo con su nombre y agregue la palabra "portafolio". Esto hará que encontra su información sea más fácil para el entrevistador. Sea consistente con su hoja de vida. Por ejemplo: carolina_ayerbe_cv.pdf y carolina_ayerbe_portafolio.pdf.


Y finalmente, diviértase un poco! Muestre su creatividad y su personalidad, su portafolio es su mejor referencia. Demuestre qué tan apasionado es ud con sus proyectos y la forma en que los presenta, esto se verá y demostrará lo profesional que ud es. Ser limpio y organizado no va en contra de ser un poco loco y atrevido.

Si ud es un diseñador recién egresado, serlo no es excusa para no tener un buen portafolio. Incluya sus mejores proyectos académicos. Si ud apenas está empezando en la universidad, empiece desde ya, recolecte todo lo que pueda y comience a armar su portafolio.

Si ud es un diseñador con experiencia, piense en su público objetivo y presente los proyectos que aplican para la posición que quiere obtener.

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Otros recursos en inglés:
Top 10 de errores en Portafolios
10 Mandamientos de los Portafolios
Cómo presentar su portafolio creativo

Diseñadores entérese: Sistemas de archivo.

Cuando su operación comienza a ir bien y hay más y más clientes con nuevos proyectos, ud verá dos cosas:

1. Ud necesita llevar un registro de su trabajo, casi siempre, archivos digitales y otros materiales y...
2. Ud necesitará una forma fácil de identificar y encontrar dichos materiales.

Como lo he mencionado en anteriores blogs, es crucial llevar un registro de sus proyectos en una base de datos o alguna clase de sistema de registro. Dicho sistema debería contener información acerca de la ubicación de los archivos digitales de cada proyecto y estos archivos deben estar organizados de forma clara en esa ubicación.

Este es mi método:

Yo organizo archivos por cliente, así que primero decido cuál es el criterio más grande para dividirlos, por ejemplo "país" y creo una carpeta para cada país con el que trabajo. Dentro de cada folder creo carpetas para cada uno de los clientes de ese país. Luego, dentro de la carpeta de cada cliente, creo nuevas carpetas de acuerdo con nuevos criterios, por ejemplo, tipos de productos, tamaños, medios... Aquí va un ejemplo:

Es crucial ser consistente con su sistema de archivo y entrenar al personal para que archiven correctamente. Esto ahorrará tiempo precioso cuando se está tratando de ubicar los archivos de algún proyecto en particular (o cuando tiene un cliente furioso en el teléfono, diciendo que ud puso mal la tabla nutricional en el empaque) y también esto es muy valioso cuando comience a implementar un sistema automático de backup.

Sobra decir que hacer backup de sus archivos es imperativo no sólo para tener acceso a ellos, sino para asegurar su protección contra el plagio. Hay múltiples dispositivos de almacenamiento e incluso hay compañías que se encargan de realizar esos procesos.

Ahora, ud debe crear una forma para nombrar sus archivos digitales. Por ejemplo: CLIENTE_TIPO DE PRODUCTO_TEMA_TAMAÑO_VERSION. "empaque_fresa.ai" simplemente no provee suficiente información.

También encontré que guardar las versiones anteriores en archivos separados es útil cuando los clientes no deciden claramente qué versión es la que desean. Aunque algunas veces esto puede usar espacio en el disco duro, ud puede borrar las que no fueron seleccionadas, una vez el cliente tome una decisión.

Para ayudarse ud y a su personal a acordarse de guardar todos los materiales de un proyecto, tanto físicos como digitales, sugiero que use listas de verificación que describan el proceso detalladamente.

Estos dispositivos cognitivos ayudan a que la persona haga seguimiento de todos los pasos que deben seguir para terminar un proyecto y archivarlo efectivamente. Yo soy bastante olvidadiza y estas listas me ha ayudado a mantenerme al tanto de todo y controlar una operación de diseño grande.

Es útil archivas las listas con los materiales del proyecto. Por ejemplo, ud puede tener una lista para verificar los materiales que el cliente envía y revisar que toda la información necesaria está incluida y otra que describa el proceso interno de diseño.

Las listas de verificación requieren una planeación cuidadosa, no es bueno tener tantas listas que se le vaya a uno el día llenándolas, sólo las necesarias para asegurarse de que todo está bajo control.

Si su operación es más grande, como parte de un departamento de diseño, podrían haber listas para diferentes partes de los proyectos, o listas para comunicarse con otros departamentos, así que analice su proceso antes de implementar demasiados controles.

Si el departamento apenas está empezando, comience con algo pequeño, puede ser una lista para controlar una pequeña parte del proceso. Evite usar listas electrónicas en un principio. Descubrí que las listas electrónicas sólo funcionarán si han sido probadas antes en lápiz y papel.

Se trata de tener el control de la operación y tener información de lo que está pasando con cada uno de los proyectos y sus materiales, pero haga que sea simple.


En resumen:

• Almacene los archivos digitales en carpetas fácilmente indentificables.


• Almacene materiales físicos en carpetas identificables también.


• Sea inteligente al nombrar sus archivos. Piense en que más adelante pueda reconocer de qué se trata sin tener que abrirlo.


• Genere listas de verificación para añadir puntos de control en ciertos pasos del proceso.

Todos los comentarios serán bienvenidos!