Habilidades de Negocios que Todo Creativo Debe Conocer, Ahora!

El boletín de la revista HOW de la semana pasada estaba repleto de artículos relacionados con el negocios, para todos los diseñadores! Estos artículos contienen información básica sobre el negocio del diseño en general. Algunos sólo aplican en Estados Unidos, pero igual vale la pena leerlos.


Dentro de los diferentes títulos podrán encontrar:

• Tarifas de diseño por horas Vean lo que otros diseñadores en USA están cobrando por su trabajo y cómo determinan esas tarifas.
• Sáquele jugo a los tiempos muertos en el trabajo Cuando el trabajo se pone lento, aquí van 6 formas de usar el tiempo extra para su beneficio.
• Está listo para trabajar como freelance tiempo completo? Dele un vistazo a esta lista y averígüelo!
• Sea el mejor amigo de sus clientes 8 formas para mantener a sus clientes contentos.
• Cómo motivar a cualquier tipo de creativo Ideas específicas para motivar y sacar lo mejor de cualquier diseñador.

Hay unos 90 artículos para elegir, así que denle una mirada!

Herramienta para Medir el Tiempo

Como la mayoría de los diseñadores, yo odiaba a Excel. Pero un día el mejor jefe que tuve (un ingeniero) me introdujo al maravilloso mundo de las hojas de cálculo.

Excel es una herramienta muy poderosa cuando uno ya la maneja. No es que yo sepa mucho, pero he desarrollado algunas herramientas para llevar el control del tráfico de diseños y del tiempo. El año pasado escribí sobre medir el tiempo y mencioné brevemente cómo hacerlo.

Hoy quiero profundizar y compartir con ustedes una herramienta que creé para registrar y medir el tiempo y las actividades que uno hace diariamente.

Es muy simple, con ella se puede:

· Establecer categorías para sus actividades.
· Saber cuánto tiempo está gastando en dichas actividades, y filtrarlas por categorías.
· Descubrir si está gastando tiempo en actividades que no agregan valor o no tienen que ver con el negocio.
· Descubrir si hay tareas que pueda delegar, empoderando a sus empleados.
· Medir cuántas horas en total está usted en la oficina.

También como dije en el artículo que mencioné:

Puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, usted puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

Usted necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

Puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando usted sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, usted obtiene una visión más amplia de su negocio.

Así que sin más preámbulos, aquí va la herramienta y las instrucciones:

Yo la llamo mi hoja de “Seguimiento de Actividades”. Puede bajar el archivo de Excel aquí. Este es el archivo que uso y en este momento tiene información de ejemplo, sobre cinco días de actividades. Siéntanse en libertad de borrar eso y llenarlo con su propia información!

Es básicamente una tabla con los siguientes campos: Mes, Día, Inicio, Duración, Categoría, Descripción, Observaciones.

Mes: Campo de texto. Me gusta llenarlo con “00-mmm” donde “00” es el número del mes (por ejemplo junio será 06) y “mmm” son las tres primeras letras del nombre del mes. Por qué? Porque esto me permite ordenar por el número del mes, en lugar del nombre, así enero siempre estará al principio, por ejemplo.

Día: Campo de fecha/hora. Escriba el número del día.

Inicio: Campo de fecha/hora. Escriba la hora del día en la que inició esa tarea, en formato de 24 horas.

Duración: Campo de fecha/hora. Es una fórmula donde la duración de la actividad es calculada por la hora de inicio de la siguiente actividad, menos la hora de inicio de la actividad anterior/actual. En la imagen la fórmula para la primera celda de duración sería =C4-C3 y luego esa se copia hacia abajo en la columna D.

Categoría: Campo de texto. Usted define las categorías de las actividades. En este ejemplo, definí siete categorías, donde hay una llamada “Break” en la que pongo los descansos, las onces y los almuerzos.

Descripción: Campo de texto. Brevemente describa el nombre de la tarea. Yo uso el mismo nombre para la misma actividad, por ejemplo, siempre escribo “Base de datos empaques” para esa actividad en particular, en lugar de usar diferentes nombres.

Observaciones: Campo de texto. Si desea añadir alguna otra información.


Ahora las instrucciones:

· Los datos se deben registrar minuto a minuto, cada vez que cambia de actividad, necesita ir al archivo y registrar la información. Esto es clave, y se necesita ser muy disciplinado y riguroso.

· La última actividad del día se llama “Salida”. Sólo se escribe la hora de inicio (o sea la hora a la que salió), pero se debe borrar la fórmula en la celda de “Duración” para esta actividad. Debe quedar en blanco.

· Cuando el día termina, me gusta usar la celda de “Observaciones” de la actividad “Salida” para sumar el total de horas que estuve en la oficina ese día. Esto es simplemente una fórmula SUM que suma la duración de todas las actividades. Por ejemplo, para este día en particular, estuve en la oficina nueve horas y media.

· Hay otra hoja en el archivo de Excel, llamada “PT%” donde puse una tabla dinámica que me dirá cuánto tiempo (en porcentaje, aunque fácilmente se puede cambiar a horas) he ocupado en cada categoría (o tarea, las tablas dinámicas son eso, dinámicas, y uno puede cambiar los campos fácilmente).

· También puse una hoja con una gráfica que muestra esos mismos tiempos.

Chévere, no? Bueno, yo creo que sí. Déjenme comentarios si tienen ideas sobre cómo mejorar esta herramienta o si tienen alguna pregunta!

Diseñadores entérense: 5 pasos hacia la productividad, las 5S.

Le gustaría ser más productivo y tener un mejor lugar de trabajo? Me creería si le digo que se puede lograr sin costo o casi sin costo?

Podría usted trabajar aquí? De hecho trabaja en un lugar así?

Le gustaría vivir así? Actualmente vive usted así?



Hace algunos años, cuando yo formaba parte del equipo de mejora continua en la compañía en la que trabajaba, me encargaron la tarea de implementar cierta metodología que prometía incrementar nuestra productividad. Así que claro, yo tenía que probarla primero.

Me cambió por completo. No volveré a ser como era antes, llena de desorden, con un sentimiento de no tener control sobre mis cosas, mis actividades, mi vida! Sintiéndome cansada antes de empezar a trabajar, de solo ver mi escritorio.

Las 5S (Cinco Eses) son una metodología que fue desarrollada por compañías japonesas, principalmente Toyota, para mejorar la organización, el orden y la limpieza de los sitios de trabajo. Puede cubrir tanto como se quiera, con mediciones detalladas de las mejoras en el desempeño de las máquinas en condiciones de fábrica, pero como presentaré en blogs en las siguientes semanas, esta metodología puede ser aplicada a casi cualquier aspecto de la vida, incluyendo el negocio del diseño.


Para qué sirven las 5S? Siga leyendo…

El nombre 5S corresponde a cinco palabras que describen los cinco pasos de la metodología:

1. Seiri (Seleccionar)
Identificar y separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Organizar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar)
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad y desorden.

4. Seiketsu (Estandarizar)
Mantener el estado de orden y limpieza que se logró con los tres primeros pasos.

5. Shitsuke (Mejorar)
Convertirlo en un hábito y definir nuevos estándares.


Las 5S pueden ser definidas como un estado ideal en el cual:

- Utensilios y materiales innecesarios son eliminados.
- Todas las cosas han sido identificadas y se les ha asignado un sitio.
- El desorden ya no existe.
- Hay referencias visuales para controlar el estado de procesos.
- Todo esto se mantiene y mejora continuamente.


Al implementar 5S usted:

- Reducirá errores.
- Reducirá el inventario de suministros.
- Reducirá desplazamientos innecesarios.
- Ganará más espacio.
- Estará orgulloso de su lugar de trabajo.
- Reconocerá fácilmente el estado de las cosas.
- Rápidamente encontrará los utensilios que necesita.
- Mejorará la imagen que sus clientes tienen de su negocio.
- Mejorará su trabajo en equipo y la cooperación.
- Mejorará la responsabilidad y el compromiso.


Hay muchas fuentes en la red sobre este tema, cubriendo toda clase de industrias y situaciones, grandes y pequeñas, en las que esta metodología puede ser aplicada. Hablaré sobre cada uno de los pasos en un ambiente de estudio de diseño, cómo implementarlos y medir los resultados.

Encontrémonos aquí la próxima vez para conocer el paso 1, Seiri, y aprender cómo deshacerse del desorden, sin sentirse culpable! :-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: Finanzas.

La plata está en todo (Bueno, casi todo). El diseño no es la excepción. Cuando se trata de diseño, ud debe ser consciente de los costos que "diseñar" acarrea, con el fin de reducirlos, establecer precios, establecer metas y chequear si su operación de hecho produce algunas ganancias.

Junto con los costos, ud debe conocer sus ventas y revisar cómo éstas se relacionan con los costos en los que se ha incurrido. Para poder "conocer" y ser "consciente", ud necesita medir... como mi antiguo jefe decía "lo que no se mide, no se sabe".

Para medir ud debe establecer un sistema de recolección de datos, una base de datos o alguna forma o software que le permita llevar un registro de sus proyectos, lo que entró y lo que salió. Al principio yo solía tener una base de datos en FileMaker, pero una tabla básica de Excel sirve perfecto. Por supuesto, se requiere ser disciplinado y llevar la información de forma rigurosa.

Para resumir:

• Lleve un sistema de registro, no sólo para conocer el tráfico de la operación, sino para saber los costos y las ventas.
• Mida cuánto está gastando en la operación, incluyendo el tinto de la mañana. Todos los gastos deben ser medidos.
• Mida sus ventas.
• Establezca metas concretas en cuanto a la reducción de costos y el aumento de las ventas. Póngale números.
• Haga seguimiento periódico, al menos una vez por semana, dos veces por mes, o más seguido si se requiere.

Si ud es un diseñador freelancer, esta operación es más bien simple, aunque es posible que quiera recibir consejo de un contador o financista.

Si ud forma parte de un departamento de diseño, ud necesita saber cómo va su operación y cómo su desempeño se relaciona con el de la compañía. Usualmente el departamento de finanzas está dispuesto a ayudar.

Si ud tiene su propio estudio de diseño, considere contratar los servicios de un asesor financiero, pero no le deje todo a él, entérese y controle su operación.

Todos los comentarios son bienvenidos!