Reducir el estrés

La semana pasada hablé de las dos lecciones que el año pasado y lo que va de éste me han enseñado. Hoy hablaré de la segunda lección.

Lección 2: Cuando las cosas cambian con mayor frecuencia que la esperada, relájese. Adáptese.

Les conté que me gusta planear? Me encanta. Pero... demasiada planeación puede ser una pérdida de tiempo y esfuerzo.

A veces las cosas no están en las manos de uno. Se depende de otra gente, de otras áreas de la compañía y creo que ya hemos concluido que lo único que uno puede controlar en la propia reacción frente a las situaciones.

Qué hacer?

Deje de resistirse, déjese llevar. Adáptese. Se le presentan nuevas circunstancias? Re-ajústese para responder de forma efectiva.

Sin estrés, sin preocupación, sin resistencia a lo que es, porque ya es!
Sin quejas, sin hablar mal de nadie, sin resentimientos.

Tómese un minuto, ajuste y actúe.

Me pregunto cuál será la tercera lección...

Micro-administrando o se está quemando?

El 2008 y lo que va de el 2009 me han enseñado dos lecciones muy importantes. Hablaré de ambas en dos entradas diferentes.

Lección 1: Micro-administrar

Primero, definamos qué es micro-administrar. Viene del término inglés micromanagement que significa “administrar o controlar con excesiva atención a los pequeños detalles”. (No estoy segura si la traducción oficial es ésta, si alguien sabe de otra, por favor dejar un comentario).

A mi me gusta planear. De hecho, me encanta planear. Un antiguo jefe mío solía decir que los japoneses usan el 70% de su tiempo en planeación. Cierto? Ni idea, pero he visto mejores y más efectivos resultados cuando planeo lo que voy a hacer.

Entonces la planeación se vuelve adictiva y pronto usted se da cuenta de que trata de planear no sólo su trabajo, sino el trabajo de las personas de su equipo.

Quiere cubrir todas las bases. Esconde su “sed-de-control” detrás de una actitud de “quiero ayudar, quiero enseñar, liderar”. Y al final usted se da cuenta de que simplemente no hay suficiente tiempo para controlar cada variable y lo más importante, no hay suficiente tiempo, energía o paciencia para “controlar” a la gente.

Se enloquece intentando cuidar todos los detalles, la gente empieza a odiarlo porque ud quiere que hagan las cosas a su manera (de ud), los resultados no se ven y los niveles de estrés se elevan rápidamente.

Se llega a una crisis.
Ud está en crisis.
Se siente el olor del humo emanando de su cerebro.
El reconocimiento del tiempo lejos de su familia, amigos y hobbies.
La pregunta: Valió la pena?

No. No importa si hizo mucho dinero en el proceso.

Mi consejo?

Calma. Olvídese del control. Acepte el hecho de que no es realista controlarlo todo. Realmente no es necesario. Confíe en la gente con la que trabaja (Oiga los podcasts sobre delegación en www.managertools.com).

Priorice. Cómo? Una muy buena manera es usar la Ley de Pareto también conocida como la regla del 80-20 que dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos. Así que elija el 20% de las actividades, que producen el 80% del impacto en su operación y enfóquese en eso.

La Ley de Pareto es sólo una forma, investigue más.

Aún si su equipo no da resultados, no es el fin del mundo. Re-enfóquese en ese 20%. Evite la ira y concéntrese en lo importante.

Veámonos aquí para hablar de la segunda lección!

Colombianos en el exterior

Me encanta cuando esto pasa! Cuando de buenas a primeras uno se encuentra algo con lo que resuena. Me encanta ver Colombiano “lográndola en el exterior” sin olvidarse de dónde vienen. Eso, y las extrañas coincidencias, que uno en el fondo sabe que en realidad no lo son… Me pregunto…

Imagen de Decor8blog.com

La semana pasada estaba revisando mi blog favorito de decoración, Decor8 Blog, como siempre lo hago, y me encontré con un artículo sobre tiendas independientes en la web y comencé a bajar por la página mirando las fotos, cuando veo un dibujo como un boceto de una “Colombiana”, la gaseosa nacional.

Era una muestra de una tienda online llamada LeftyHand. Seguí el link y resultó que esta tienda fue creada por Marcela Restrepo, quien en sus propias palabras (traducido de su página web) es “una ilustradora profesional Colombiana trabajando en Sydney, Australia. Nacida zurda, ama el chocolate, The Eames y mirar por la ventana”.

Me encantó su trabajo!

Bueno, estaba leyendo hoy un panfleto sobre el Premio Lápiz de Acero de este año, cuando cómo no que qué veo en toda la mitad? Una mención del ganador de la categoría “internet” en 2004, que era, ya lo saben… Marcela Restrepo! Ganó el Lápiz de Acero por su página http://www.lefthandside.com/ creada como ella lo dice “… para juntar artistas zurdos talentosos y diseñadores que están repartidos por todo el mundo”.

Esto es lo que llaman la Ley de la Atracción?

Bueno, al menos es curioso.

En todo caso, denle una mirada a su trabajo. Si son colombianos, se sentirán orgullosos.

Cómo ser una estrella en el trabajo: 7 reglas para una Gran Carrera.

Leí un artículo buenínimo escrito pot Cathie Black quien es presidente de Hearst Magazines quienes publican O, la Revista de Oprah. Ella nos presenta siete formas de avanzar en la carrera profesional. Pensé que era muy oportuno, así que aquí va (el artículo original está en inglés, tomado de oprah.com).


Cómo ser una estrella en el trabajo: 7 reglas para una Gran Carrera.
Por Cathie Black

Desde una simple asistente de ventas, a cabeza de un imperio de revistas (...) Cathie Black ha ido donde ninguna mujer ha ido antes. Aquí, en una muestra de su próximo libro, Basic Black, ella comparte sus estrategias poco ortodoxas (o más bien atrevidas?) para avanzar en el mundo laboral.

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Transmilenio y el diseño en navidad

Había tenido un día jartísimo y luego, justo cuando ya estaba llegando a mi casa, algo trajo una sonrisa a mi rostro…

Ayer fue una larga sucesión de subidas y bajadas, más que todo bajadas, cometí muchos errores, la atmósfera era tensa… al final del día tomé el B10 de Transmilenio para irme a mi casa. Un viaje de 50 minutos, estaba escuchando algo en mi iPod, tratando de no pensar demasiado en los eventos del día.

Cuando de repente, cuando el bus se acercaba al Portal (la última parada) el conductor comienza a hablar en esta voz muy fuerte (lo que nunca hacen, como uds saben si viven en Bogotá, a los conductores de Transmilenio no se les permite hablar con los pasajeros) y dijo:

“Buenas noches, señores pasajeros, mi nombre es Fulano de Tal (Qué pena, no le cogí el nombre) y quiero decirles que ha sido un placer transportarlos esta noche y que hago este trabajo con mucho amor porque estoy aquí para servirles. También les quiero desear una muy Feliz Navidad y un próspero año y un muy buen resto de noche. Espero poder llevarlos de nuevo en este Transmilenio!”

Bueno, como se podrán imaginar toda la gente estaba como sorprendida al principio, pensando que quién sabe qué clase de sicópata era este señor y en qué momento iba a secuestrar el bus. Pero luego toda la gente se puso a aplaudir y algunos gritaron “Gracias a usted!”. Yo tuve un sentimiento extraño en mi garganta, una mezcla entre felicidad repentina y lágrimas.

Y qué tiene que ver todo eso con diseño?

Diseñen como conduce este conductor. Diseñen porque les encanta. Sean excelentes en todas sus actividades simplemente porque eso lo hace a uno feliz, porque esta es la forma en la que uno sirve al mundo. Y su herramienta es el diseño. Creen que pueden lograr tanta pasión?

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Cumpla sus compromisos

Obvio, cierto? Pero pocos lo hacen. Todo se reduce a esa simple palabra: Confianza. Y la confianza puede lograr o malograr un negocio. Pero si es tan importante, por qué la gente no cumple con sus compromisos?

Cuando era adolescente sufría de desorganización, falta de dirección y de enfoque. Luego empecé a trabajar y pronto aprendí que la vida profesional está llena de compromisos. Desde las metas específicas hasta las reuniones de departamento, uno adquiere compromisos todo el tiempo.

Y la gente espera que ud haga lo que dijo que iba a hacer, cuando dijo que iba a hacerlo, usando los parámetros que dijo que iba a usar.

Así que yo acogí esta filosofía de “cumplir los compromisos” y he sido así desde entonces.

Recientemente he tenido la experiencia de vivir lo contrario, trabajando dentro de una cultura corporativa en la que llegar 30 minutos tarde a una reunión o simplemente no presentarse, es considerado normal. A las malas acepto tener que esperar a alguien 15 minutos y más tiempo que ése es simplemente un insulto. O al menos eso creía yo.

Ahora mi nuevo reto es no permitir que me contamine con esa práctica, lo cual es algo difícil porque… si ni siquiera se van a presentar, para qué hago la tarea?

Hasta ahora he podido identificar dos clases de personas:
Los que dicen que van a hacer x o y y luego no lo hacen y…
Los que simplemente no saben decir no.

Pretendo que este artículo sea un llamado de atención para el vasto número de personas que se toman los compromisos a la ligera:

Quiere la lealtad de sus clientes y empleados?
Gánese su confianza.
Cómo?
Haga las cosas cuando dijo que las iba a hacer. Minuto a minuto.
Haga las cosas en la forma en que dijo que las iba a hacer. Siempre.
Luche por ser excelente.

Pagará altos dividendos, incluso más ventas! Como la campaña de Mastercard: “Ser confiable: No tiene precio”.

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Responsabilidad (Parte 3)

Las pasadas dos semanas presenté dos ejemplos de responsabilidad en el trabajo (Responsabilidad Parte 1 y Parte 2). Esta semana hablaré de un tema polémico: Chatear o enviar mensajes instantáneos en la oficina.

La verdad? Yo creo que Messenger y otras plataformas de mensajería instantánea deberían estar permitidas en el lugar de trabajo.

Aquí en Colombia la regla general en las empresas es que no se permite que uno “chatee” en la oficina. Y como cualquier cosa que es prohibida, uno lo desea más! Y esto crea la necesidad de encontrar la forma de no acatar la regla. Y créanme, uno siempre encuentra la forma.

Entonces se convierte en una actividad clandestina y uno termina gastando más tiempo mirando a ver cómo no se deja pillar.

La idea detrás de esta regla es que uno no utilice el tiempo laboral chateando con los amigos; los computadores son modificados para que uno no pueda accesar ningún programa de mensajería instantánea.

Pero volvamos al título del artículo, responsabilidad.

Yo trabajé en una empresa donde no sólo se permitía el uso de mensajería instantánea, sino que se motivaba su uso. Entonces concluí:

• Cuando el uso de mensajería instantánea es permitido, es más probable que la gente tienda a usarlo menos y menos. Al fin se cansa uno de hablar de las mismas cosas con los mismos amigos.

• El desempeño debería evaluarse con base en resultados, metas y expectativas y no con base en cuantas horas uno tiene el trasero en la silla.

• La mensajería instantánea puede ser incluso usada como herramienta de trabajo, se puede compartir archivos fácilmente, hacer video-conferencias… y se puede ahorrar tiempo al no tener que ir hasta el piso 10 a preguntar algo.

La idea con la que los quiero dejar es ésta:

El tema no es respirarle en la nuca a sus empleados para ver qué hacen en cada hora de cada día para asegurarse de que sí hacen su trabajo. El enfoque debería ser el de establecer metas y expectativas claras y hacerles seguimiento regularmente. En mi experiencia he encontrado que la mayoría de la gente responde bien y entrega sus cosas como debe ser.

Salvedad: Sí hay gente que es adicta a pasársela chateando y no hacen su trabajo. Si este es el caso, permitir el uso de mensajería instantánea le permite distinguir entre los responsables y los que no lo son y buscan cualquier excusa para no hacer su trabajo.

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