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Monday, May 19, 2008

Responsabilidad (Parte 1)

De Wikipedia (Traducción propia): “Responsabilidad es un concepto ético con varios significados. Con frecuencia se usa como sinónimo de compromiso, honradez, honor, prudencia, términos asociados con rendir cuentas. Como un aspecto del liderazgo, ha sido central en discusiones relacionadas con la vida privada y el mundo corporativo. […]

En roles de liderazgo, la responsabilidad es el reconocimiento y aceptación de las consecuencias de los actos, productos, decisiones y políticas incluidas en la administración e implementación dentro del rol o la posición de empleado, implicando la obligación de reportar, explicar y justificar los resultados”


Hace algunos años trabajé para una compañía sueca; uno de sus valores es “libertad con responsabilidad”, lo que significa que los empleados tienen libertad de actuar como prefieran, considerando los valores, la misión y visión de la empresa.

Así que mientras los objetivos se cumplieran, podíamos entrar y salir de la oficina, tomar nuestras propias decisiones, podíamos usar los recursos de la empresa y analizar situaciones con base en nuestros principios.

La forma en que la mayoría de nosotros respondió a esta política fue ser aún más responsables, más comprometidos. Nos enseñó que no necesitábamos tener el policía respirándonos en la nuca para hacer mejor nuestro trabajo, para buscar mejores resultados, para entregar las cosas a tiempo.

En otras palabras, la compañía nos otorgaba la libertad para elegir nuestras acciones, y a cambio recibía mejores resultados de nosotros.

Es seguro que no todo el mundo reaccionará a dichas políticas así, sino que tratarán de sacar provecho de la situación y volverse perezosos. Por supuesto, pagarán las consecuencias al final.

Yo estoy de acuerdo con esas políticas. Yo creo que ser claro con los empleados sobre las expectativas que se tienen de ellos facilitará la implementación de esos procedimientos y si todo sale bien, responderán de la forma en que lo hicimos en la empresa sueca.

Hablaré de tres temas relacionados con la responsabilidad: horarios de oficina, beneficios y mensajes instantáneos.


Horarios de oficina.

Siempre hay horarios de oficina, no? Se supone que usted entra a cierta hora por la mañana y se supone que se va a cierta hora en la tarde. Y se supone que se toma un tiempo determinado para almorzar. Esto general aplica a todos excepto los del área comercial, o los ejecutivos de más alto rango.

Cuando he sido obligada a seguir la política, he encontrado que llego a tiempo y me voy justo a tiempo también. Ni un minuto extra. Por qué? Porque me enfurece que el desempeño y los resultados sean medidos con base en cuánto tiempo permanece en su silla.

Sin embargo, cuando he sido libre para manejar mis horas laborales, encuentro que me siento más comprometida con las tareas, principalmente porque me siendo con más autonomía para administrar el tiempo como lo considere conveniente, siempre y cuando yo tenga las expectativas claras.

Pero exactamente de qué estamos hablando?


• Sí, hay horario de oficina, pero si usted tiene un asunto personal, usted puede ir y atenderlo antes de llegar al trabajo (siempre que esto no cause un traumatismo en la operación) o irse temprano para hacerlo.

• Los proyectos y resultados son evaluados con base en su avance y calidad, en lugar de cuántas horas le ha dedicado.

• Los fines de semana son sagrados y solamente usted puede elegir si se requiere ir a la oficina en esos días para terminar o adelantar algo o no.

• Lo mismo para horas extras durante la semana.

• Se espera que el empleado trate de encontrar un balance entre las horas laborales y su tiempo personal, ya que es vital que cuando venga a trabajar esté descansado y con energía para lograr los mejores resultados en los proyectos.

• Se entiende que algunos temas personales son más importantes que el trabajo.

• La gente tiene derecho a tomarse tantos descansos sientan necesarios durante el día.


Cuando he aplicado estos conceptos en mi experiencia, la gente que ha trabajado conmigo nunca me ha defraudado. Dejo abierto el tema para que los lectores me dejen sus comentarios u opiniones o me cuenten sus experiencias al respecto.

Nos vemos aquí la próxima vez, para hablar de la parte 2, sobre beneficios del sitio de trabajo.

Monday, September 24, 2007

Décimo Salón de Diseño, Universidad Nacional de Colombia

La semana pasada visité el Salón de Diseño de mi universidad y quedé sorprendida con los trabajos de los estudiantes, los que no fueron lo que yo esperaba, sobre todo después de diez años de estar con este evento.

Pero antes de seguir, debo decir que no me considero una autoridad en diseño ni en tendencias de diseño, pero como simple usuaria, tengo derecho a mi opinión.

El Salón de Diseño es una compilación de los mejores trabajos estudiantiles del año y ha sido organizado por mi universidad durante los últimos diez años. De hecho tuve el honor de ser la ganadora en la categoría de “Trabajos de Grado” allá en 1998. El salón es una exhibición que se presenta en el Museo de Arquitectura en el campus.

Se supone que el Salón de Diseño le presenta al visitante lo mejor de los trabajos académicos, elegidos con base en criterios específicos.

Yo estuve ahí cuando inauguraron el primer Salón de Diseño hace diez años, cuando el acceso a Internet era aún limitado y yo pensaba que el mundo era pequeño y recuerdo pensar que los proyectos eran muy buenos y que estaban acorde con la época. Fui a ver la exhibición de este año y me encontré con que después de diez años, parece que el diseño colombiano no ha avanzado mucho, al menos en mi universidad.

Vi las mismas clases de proyectos, el mismo artefacto para recoger fruta, el mismo vehículo para minusválidos, los mismos muebles… Y lo que es más triste, nuestro sentido de la estética va para abajo. Casi no vi nada que pudiera llamar “bello” y mucho menos “vendible”.

Ahora, lo que menos me preocupa es la belleza —aunque el diseño tiene que ver mucho con ella—; lo que más me preocupa es nuestra falta de visión como diseñadores. Pareciera que no existe una visión del mundo de hoy y el del futuro.

Me inquieta que nuestros diseñadores estén aún con “mentalidad tercer-mundista”, que todavía piensen que somos pequeños y que no tenemos impacto como país. Es eso cierto? Esa es la razón por la que seguimos diseñando como se hacía hace diez años? La globalización es la realidad, así que ese tipo de pensamiento, no nos sirve.

Cómo pueden los diseñadores colombianos estar a la altura, cuando hace años (y hasta décadas) películas como El Vengador del Futuro, El Quinto Elemento y Sentencia Previa (por nombrar sólo un unas pocas) nos mostraron sociedades del futuro, con sus artefactos y sus propuestas de usabilidad raras e innovadoras? Cómo podemos compararnos?

Y ni hablemos de ficción, hablemos de lo real. Miren este video de la pared multi-toque de ocho pies de Jeff Han; esto ya se vende! Se consigue comercialmente hoy! Así que dónde queda el diseño colombiano comparado con tecnología como ésta? Cómo quedamos comparados con las nuevas tendencias de usabilidad de objetos que ya se comercializan? Alguno de nuestros diseñadores ha visto los videos de Apple sobre sus iPhone o iPod Touch? Cómo podemos llegar al mismo nivel?

Y sí, en un país como el nuestro el diseño tiene una inmensa responsabilidad social, pero no nos hagamos los bobos, el diseño es primordialmente una herramienta de negocios, una forma de lograr productos exitosos para mejorar la experiencia humana. Entonces, están nuestros diseñadores en contacto con las tendencias actuales del diseño y el mercado? Y qué hay de las tendencias en usabilidad? Y cómo el diseño afecta a otras culturas y sociedades? No están viendo TV o navegando en Internet?

Puede algo de lo que se ve allí ser aplicado aquí? Claro que sí! Entonces qué es lo que nos falta? Dónde están los sueños y las ideas locas del diseñador? Y enfrentémoslo, si no se tienen ideas locas en la universidad, la oportunidad de tenerlas o implementarlas se reduce considerablemente una vez uno se gradúa.

Revisé la lista de profesores en el Salón y sí, muchos de mis antiguos profesores aún están allí. Están motivando el pensamiento futurista y consciente de las tendencias en sus estudiantes? Y qué hay de los nuevos profesores? Alguien se toma el tiempo de estar en contacto con lo que sucede en el mundo en lo que se refiere a diseño? En mi opinión nuestros diseñadores están diseñando las mismas cosas que hace diez años, cuando no teníamos los recursos que tienen hoy.

Y esto me lleva a mi siguiente punto: Es imperativo que los diseñadores hablen inglés hoy. En mi experiencia hablar inglés me ha abierto tantas puertas y me ha dado acceso a muchísima información en Internet. Creo que debería ser obligatorio en los currículos de la carrera y debería ser tan importante como las materias centrales.

Lo que sí vi, para mi alivio, fue un extenso uso de software de 3D para presentar los proyectos. En mi época no teníamos acceso a esta tecnología. Es bueno saber que se está usando.

Uno de los proyectos que me pareció una buena propuesta fue IO, un elemento escultórico y de iluminación.

Otro proyecto se llama wawawasi, un elemento para ayudar a los padres a enseñar a caminar a sus niños. Éste de hecho, veo que tiene potencial comercial.

Aparte de esos, lamento informar que no fui impresionada. Y los proyectos de diseño gráfico tampoco ofrecen nada nuevo.

Mi amigo César Galán, me ha permitido usar sus fotos del Salón y compartirlas con ustedes. Haga click aquí, para verlas.


Me encantaría recibir comentarios de gente de otras universidades, cuéntenme cómo ven el diseño en sus escuelas y si piensan que estoy como Davivienda (en el lugar equivocado)... en todo caso, me vendrían bien algunas buenas noticias!

En todo caso, si usted es un diseñador joven, recomiendo que chequee algunos de mis viejos artículos:
Recursos de diseño: DMI, Instituto de Gerencia de Diseño
Revistas de diseño
Diseñadores entérense: Podcasts

… y vuelva a mi blog, pues pienso hablar de otras fuentes sobre diseño.

Si quieren ver otros dos videos sobre la pantalla de Jeff Han, hagan click aquí y aquí.
También recomiendo que lean la edición de agosto 2007 de la revista How, llamada “El Futuro”.

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Saturday, May 5, 2007

Diseñadores entérense: 5S Fase 5, Shitsuke (Mejorar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la quinta fase, Mejorar. Si lo logró hasta aquí, permítame felicitarlo!

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar
Fase cuatro, Estandarizar


Fase 5, Mejorar

El objetivo de esta fase es mantener las condiciones logradas y establecer nuevas metas para la mejora. Cuando usted mejora:

- Se mantiene el orden logrado en Seiton.
- Las cosas retornan a su puesto.
- Equipos y sitios de trabajo son limpiados con regularidad.
- Las personas disfrutan de un mejor ambiente de trabajo y se sienten orgullosas de sus puestos.

Los pasos:

Paso 1: Redefina
Usted había establecido un estándar, no? Ahora vuelva a las preguntas que se hizo durante las fases 1 y 2 y hágaselas de nuevo, con respecto a su estándar actual. Hay algo que se pueda hacer mejor? Algo que está donde no debería?


Paso 2: Documente
Una vez que usted ha revisado las preguntas, fíjese si el estándar cambió. Si es así, documente de nuevo, tome una foto y ubíquela en un lugar visible.

Aquí les muestro una foto del estándar final de mi escritorio, aunque luego reemplacé el quemador por una unidad externa. Dónde están los esferos, se preguntan? Bien guardaditos y organizaditos en los cajones.



Como extra aquí les muestro una foto de mi escritorio actual, aún aplicando la filosofía 5S.


Aquí está mi caja de lápices. Incluye sólo lo necesario, un esfero rojo, uno azul y uno negro, un lápiz , un resaltador y un calendario (Y ahora que lo pienso, el calendario se necesita ahí? Tengo uno en el dashboard del computador… Mmm…)



Paso 3: Audite
Bueno, entonces ahora todo el mundo en la organización tiene sus estándares. Es tiempo de auditar su implementación. Cómo medir y evaluar el proceso realmente depende del equipo de personas y los criterios que ellos quieran aplicar.

Aquí les muestro un ejemplo de cómo yo solía auditar las oficinas. Auditamos semanalmente, durante un mes.


Criterios para evaluar en cada paso:

Seleccionar
No he seleccionado nada (Gana 1 punto).
He seleccionado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Sólo tengo lo necesario (Gana 3 puntos).

Organizar
No he organizado nada (Gana 1 punto).
He organizado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Cada ítem tiene su sitio (Gana 3 puntos).

Limpiar
No he limpiado nada (Gana 1 punto).
He limpiado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Mi área de trabajo está limpia (Gana 3 puntos).

Estandarizar
No he estandarizado nada (Gana 1 punto).
He establecido el estándar (Gana 2 puntos).

Mejorar
He mejorado el estándar una vez (Gana 1 punto).
He mejorado el estándar dos veces (Gana 2 puntos).
He mejorado el estándar tres veces (Gana 3 puntos).

Aquí está un ejemplo de una tabla de Excel para registrar y contar los puntos:


Después de contar los puntos la persona recibe una tarjeta:

Tarjeta roja, si la persona ganó entre 5 y 10 puntos. Hay mucho por hacer y mejorar.

Tarjeta amarilla, si la persona ganó entre 10 y 12 puntos. Aún se puede mejorar.

Tarjeta verde, si la persona ganó entre 12 y 14 puntos. El área está muy organizada y limpia!

La idea es que las tarjetas se ubiquen en el área de trabajo en un sitio visible, y que tal vez se cree una pequeña competencia entre los miembros del equipo por obtener una tarjeta verde en las cuatro semanas de auditoría.


Y eso es todo para esta fase y las 5S!

Es una buena idea repetir el proceso de auditoría en un par de meses, para ver si el equipo mantiene los resultados.

Espero que hayan disfrutado esta serie y que sus sitios de trabajo sean áreas de productividad y orgullo!

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Sunday, April 29, 2007

Diseñadores entérense: 5S Fase 4, Seiketsu (Estandarizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la cuarta fase, Estandarizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar


Fase 4, Estandarizar

El propósito de esta fase es establecer un estándar claro para el orden y la limpieza, con el fin de mantener los resultados obtenidos durante las tres primeras fases. Se basa en identificar fácilmente cuando una situación es anormal o cuando algo no está donde debe ser. Con la estandarización se evita:

- Volver a las condiciones anteriores.
- Tener herramientas por ahí regadas.
- Tener un puesto desorganizado que hay que estar organizando una y otra vez.
- Tener personas que aún después de implementar Seiri y Seiso, siguen acumulando objetos en sus escritorios.

Y usted garantiza que:

- Ítems que no pertenecen al área, son fácilmente identificados.
- El área de trabajo siempre está organizada.
- Se reduce el tiempo para buscar objetos.


Ahora los pasos:

Paso 1: Defina
Hay diferentes clases de estándar:

- Estándares de orden.
- Estándares de limpieza.
- Estándares visuales de ubicación de objetos.
- Estándares visuales de cantidad de objetos.
- Estándares visuales del puesto de trabajo.

La palabra “estándar” significa cómo ese ítem o área es cuando está en su estado ideal. En otras palabras, el estándar ilustra el estado ideal. Este paso consiste en definir cómo se supone que debe quedar el área una vez que usted ha organizado y limpiado.


Paso 2: Documente
Recuerdan que les hablé de documentar cada paso con una cámara digital? Bueno, en mi opinión es la mejor forma de mostrar cómo su sitio de trabajo es en un estado ideal. También puede realizar diagramas de dónde deben estar ubicadas las cosas.

Aquí hay una foto del estándar de mi escritorio cuando apliqué las tres primeras fases. Un gran avance (Aunque aún podría ser mejor, pero eso lo cubriremos en la fase 5), así que este fue el primer estándar que implementé.



En este otro ejemplo, reconocen lo fácil que es darse cuenta cuando falta una carpeta o cuando no está en el orden que debe ser?



Paso 3: Entrene/divulgue
Una vez que usted ha definido y documentado el estándar, usted necesita asegurarse de que quien necesite conocerlo, lo conoce! Si se trata de su escritorio, probablemente el único que necesita esa información es usted. Si el estándar es del cuarto de suministros, asegúrese de que todas las personas conocen, entienden y usan el estándar. Si es una foto, péguela en un lugar visible. Si es un estándar de cantidad, ubíquelo cerca de los ítems a los que se refiere.

Ahora usted puede comparar el estado actual con el estándar y ver si concuerdan.

Y eso es todo por esta fase!

Aunque no hemos terminado. Encontrémonos aquí para discutir la fase 5, Shitsuke (Mejorar).
Todos los comentarios serán bienvenidos!

Saturday, April 21, 2007

Diseñadores entérense: 5S Fase 3, Seiso (Limpiar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la tercera fase, Limpiar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los tres anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar

La semana pasada hablé sobre Seiton. Organizamos y decidimos cuál era el sitio para cada cosa. La siguiente fase, Seiso, es limpiar. Aunque la metodología lista a Seiso como la tercera fase, es posible limpiar antes de decidir dónde es el lugar de cada cosa.


Fase 3, Limpiar

El propósito de esta etapa es eliminar las fuentes de suciedad y encontrar áreas o cosas potencialmente peligrosas (Por ejemplo, muchos enchufes en una misma toma). Cuando usted limpia:

- El lugar de trabajo es mucho mejor.
- Las cosas están listas para usarse cuando se necesitan.
- La limpieza se hace un hábito diario.
- Se pueden atacar riesgos potenciales de seguridad.


Ahora el ejercicio:

Paso 1: Aliste
Consiga los suministros como trapos y productos de limpieza y téngalos listos con anticipación.

Paso 2: Limpie
Muy simple, no? Asegúrese de ser meticuloso e incluir esos lugares de difícil acceso que nadie quiere limpiar.

Paso 3: Ubique
Coloque cada ítem del área de trabajo, en su sitio.

Paso 4: Audite
Una vez que todos han limpiado su área de trabajo, permita un tiempo, media hora por ejemplo, para que cada persona vaya por los otros sitios, cuestione la limpieza y vuelva a usar etiquetas rojas para marcar cosas que no deberían estar ahí o que pueden ser reubicadas.

Y eso es todo!

En locaciones industriales el impacto de la limpieza es mayor porque los operarios aprenden sobre sus máquinas y se identifican riesgos industriales potenciales como fugas o partes que no están funcionando apropiadamente, pero eso es tema de otros blogs.

Para ahora usted ya debe estar viendo los beneficios de la aplicación de las 5S y si realmente las ha acogido, usted se dará cuenta de que comienza a cuestionar cómo otras personas mantienen sus escritorios o sus casas… o me equivoco?

Como dije en el primer artículo, usted nunca volverá a ser el mismo!

Encontrémonos aquí la próxima vez para ver la fase 4, Seiketsu (Estandarizar).

Todos los comentarios son bienvenidos!

Sunday, April 15, 2007

Diseñadores entérense: 5S Fase 2, Seiton (Organizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este post cubriré la segunda fase, Organizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los dos anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar

Empecemos donde nos quedamos. La semana pasada hablé de Seiri, seleccionar. Al final del ejercicio teníamos dos grupos de cosas:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Fase 2, Organizar

El propósito de esta fase es asignar el lugar idóneo para cada cosa.

- Se eliminarán desplazamientos innecesarios porque lo que se necesita está cerca.
- Encontrará las cosas fácilmente.
- Se reduce la posibilidad de error.
- Hay marcas visibles de dónde se deben colocar los objetos y su cantidad.
- Se establece la base para la estandarización.


Bueno, ahora sigamos con el ejercicio:

Paso 1: Clasifique
Piense en la frecuencia con la que usa cada objeto de acuerdo con los siguientes criterios:

- Frecuencia baja: Cosas que se usan mensualmente, pueden ser ubicadas lejos del área de trabajo.
- Frecuencia media: Cosas que se usan semanalmente, pueden ser ubicadas en las áreas adyacentes.
- Frecuencia alta: Cosas que se usan diariamente, deben ser ubicadas dentro del área de trabajo.


Paso 2: Cuantifique
Determine cuánto de cada ítem es necesario en el lugar donde va a ser almacenado. Por ejemplo puede ser que usted necesite un marcador negro en su escritorio, no cinco, así que los otros cuatro pueden ir al cuarto de suministros. Ahora, cuántos marcadores negros debería haber en el cuarto de suministros?


Paso 3: Ubique
Determine el lugar exacto donde debe ir cada ítem de acuerdo con la tarea para la que se usa.
Los elementos que se usan para la tarea que se hace en el área de trabajo, deberían estar dentro de dicha área.

Agrupe los elementos de acuerdo con:
- El proceso, si se usan para una tarea específica, manténgalos juntos.
- La función, cosas que se usan para lo mismo, deberían permanecer juntas.
- La secuencia de uso, cosas que se usan en cierta secuencia deben ser almacenadas de forma que refleje dicho secuencia.


Paso 4: Evalúe
Pregúntese:
- Es obvio cuando algo no está en su sitio?
- Es obvio cuando algo está ahí y no debería?
- Los objetos móviles vuelven a su sitio?
- Es visible cuando los suministros se están acabando?

Este paso puede incluir medidores visuales como líneas de contorno alrededor del sitio donde permanece el objeto, etiquetas, o indicadores de cantidad para mostrar la cantidad máxima y mínima para que se pueda hacer un nuevo pedido con antelación.



* Esta imagen proviene del eBook “Estrategia de las 5S” producido por Advanced Productive Solutions, S.L. www.ceroaverias.com


Paso 5: Audite
Una vez que todos han definido los sitios de las cosas, permita un tiempo adicional, tal vez media hora, para que cada persona vaya por los puestos de trabajo y cuestione la ubicación o cantidad de los elementos usando etiquetas rojas. Todos los objetos marcados deberán ser reubicados en los siguientes dos días.


Algunas consideraciones adicionales:

Es muy probable que en este momento usted se haya dado cuenta de que no necesita algunas de las cosas que creyó que sí necesitaba. En ese caso usted puede:

- Almacenarlo en otra parte.
- Moverlo dentro del área.
- Venderlo.
- Alquilarlo.
- Devolverlo.
- Botarlo a la basura.

Si no se necesita para la tarea, no debería estar ahí. Idealmente las únicas cosas que deberían estar sobre un escritorio es el computador, los suministros inmediatos como lapiceros y papel, y aquello con lo que está trabajando en ese momento. Suministros extras pueden guardarse en los cajones.
No olvide documentar el proceso con la cámara digital.

Quiero resaltar que en el caso de oficinas y escritorios, las 5S es un proceso que cada persona necesita asimilar a su propio ritmo. Algunas personas sienten apego por ciertos objetos que para otras no tienen ningún valor y esto requiere respeto. Cada persona debe definir el alcance de las 5S para su caso, en la medida en que se sientan cómodas con los cambios. Por ejemplo, yo no necesito tener fotos de cada uno de los miembros de mi familia sobre mi escritorio, pero algunas personas sí. Así que en las 5S a nadie se le permite decidir por los demás.

Eso es todo por hoy. Encontrémonos aquí la próxima vez para cubrir la fase 3, Seiso (Limpiar).

Mientras tanto los dejo con una pregunta: Será que esta metodología se puede aplicar, por ejemplo, al email, el escritorio del computador, el armario, los estantes de la cocina?

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Sunday, April 8, 2007

Diseñadores entérense: 5S Fase 1, Seiri (Seleccionar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo.

Como dije en mi anterior artículo, esta metodología puede ser aplicada a muchos aspectos de la vida y se darán cuenta de ellos en las siguientes semanas, mientras les muestro cómo usarla en el ambiente de un estudio de diseño. No entraré en demasiado detalle, ya que la implementación depende de sus propios objetivos y los diferentes lugares de la organización que se quieran atacar.

Así que esta es una forma de implementar la metodología, al estilo CaroAyerbe:

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o trabaja en un departamento de diseño en una empresa. Digamos que usted quiere aplicar las 5S allí. El alcance sería probablemente las oficinas y las áreas comunes como la sala de reuniones, la biblioteca y/o el cuartico de suministros.

Sólo para que vean que aplico lo que predico, aquí les muestro mi escritorio hace unos años, ajá, ese es mi codo ahí...






Antes de empezar:

- Explique la metodología a su gente y pida un consenso sobre si ellos creen que es una buena idea implementarla o no. Siempre están de acuerdo (Por favor, quién no quiere ser más productivo, cierto?).
- Designe un equipo de facilitadores que se encargarán de guiar la actividad.
- Es una buena idea tener un facilitador por área.
- Entrene a los facilitadores.


Fase 1, Seleccionar

Básicamente en esta fase usted decide qué se va y qué se queda, ese el es propósito primordial. Por qué seleccionar? Porque…

- Los sitios de trabajo están cada vez más congestionados.
- El espacio utilizable está lleno de cosas que estorban y no dan valor a la tarea.
- Los armarios y estantes se usan para guardar objetos obsoletos e inútiles.
- Se hace difícil encontrar lo que uno necesita.
- El control de inventarios de suministros se dificulta.


Usted necesitará:

- Una cámara digital. Los humanos somos criaturas visuales así que una de las mejores formas de registrar y evaluar los resultados, es tomando fotos. El antes y el después. Idealmente, cada facilitador tiene una cámara.
- Una bolsa grande para la basura.
- Tarjetas rojas. Prepárelas con antelación, puede ser del tamaño de una tarjeta de presentación, con una cinta, para poder amarrársela a los objetos.


Paso 1: Prepárese.
Consiga una bolsa para la basura y varias tarjetas rojas.

Paso 2: Recopile.
Traiga todas las cosas a un solo sitio, dentro del área de trabajo. Póngalo todo en una superficie grande… encima del escritorio o en el piso. Ahora, “todo” significa “todo”. Cada item debe ser incluido.
Es necesario mirar detrás de armarios, encima de armarios, en las paredes, lugares que no están bien iluminados, detrás del escritorio, dentro de los cajones, en todos lados.

Paso 3: Separe.
Ok, aquí es donde la diversión empieza! Una vez que todo esté a la vista, divídalo en dos grupos.

Grupo A: Lo que se va, la basura. Lo que usted no necesita.
Grupo B: Lo que se queda. Lo que en verdad se necesita o sin lo cual usted no puede vivir.

Así que el primer grupo, el grupo A, si es basura, para qué ponerlo en una pila? Porque es bueno tomar una foto y medir cuánto de lo que usted originalmente tenía, era de hecho, basura. Así que no la elimine sino hasta el final, utilizando la bolsa plástica. La primera vez que implementamos esto, sacamos 127Kg de basura.

Ahora ya sólo le queda lo que usted necesita, cierto? Bueno, ahora hay que dividir eso en dos nuevos grupos:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Paso 4: Audite.
Una vez que todos han separado sus materiales, designe un tiempo (puede ser media hora) para que cada persona vaya y revise los objetos de otras personas y marquen con tarjetas rojas aquellas cosas que creen que podrían ser eliminadas. Me gusta dejar un espacio en la tarjeta para que se puedan escribir preguntas como “de verdad necesitas tres mugs para guardar los esferos?”.

Una vez que el tiempo se ha terminado, cada persona debe decidir si el objeto se va o se queda. Nadie puede retirar la tarjeta hasta que el destino del objeto se haya definido.


Y este es el final de la fase 1; ahora usted ha seleccionado lo que es útil.

Si usted es uno de los facilitadores, verá que la decisión de lo que se va o se queda no es tan sencilla para algunas personas, especialmente porque tendemos a aferrarnos a algunos objetos, así que esté preparado para ofrecer ayuda a alguien que piensa que necesita siete esferos azules y ocho rojos.

Si usted está haciendo esto solo, sea honesto consigo mismo y piense en qué pasaría si ese objeto ya no estuviera ahí.


Encontrémonos aquí la próxima vez para hablar de Seiton (organizar) y veremos qué pasa con todos los objetos seleccionados!

Déjenme un comentario si tienen alguna pregunta, me encantaría ayudar. Y si conocen la metodología y quieren añadir o agregar algo, también! Todos los comentarios son bienvenidos!

Para mayor información, vayan a mi anterior artículo que es una introducción a la metodología.

Sunday, April 1, 2007

Diseñadores entérense: 5 pasos hacia la productividad, las 5S.

Le gustaría ser más productivo y tener un mejor lugar de trabajo? Me creería si le digo que se puede lograr sin costo o casi sin costo?

Podría usted trabajar aquí? De hecho trabaja en un lugar así?




Le gustaría vivir así? Actualmente vive usted así?



Hace algunos años, cuando yo formaba parte del equipo de mejora continua en la compañía en la que trabajaba, me encargaron la tarea de implementar cierta metodología que prometía incrementar nuestra productividad. Así que claro, yo tenía que probarla primero.

Me cambió por completo. No volveré a ser como era antes, llena de desorden, con un sentimiento de no tener control sobre mis cosas, mis actividades, mi vida! Sintiéndome cansada antes de empezar a trabajar, de solo ver mi escritorio.

Las 5S (Cinco Eses) son una metodología que fue desarrollada por compañías japonesas, principalmente Toyota, para mejorar la organización, el orden y la limpieza de los sitios de trabajo. Puede cubrir tanto como se quiera, con mediciones detalladas de las mejoras en el desempeño de las máquinas en condiciones de fábrica, pero como presentaré en blogs en las siguientes semanas, esta metodología puede ser aplicada a casi cualquier aspecto de la vida, incluyendo el negocio del diseño.


Para qué sirven las 5S? Siga leyendo…

El nombre 5S corresponde a cinco palabras que describen los cinco pasos de la metodología:

1. Seiri (Seleccionar)
Identificar y separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Organizar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar)
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad y desorden.

4. Seiketsu (Estandarizar)
Mantener el estado de orden y limpieza que se logró con los tres primeros pasos.

5. Shitsuke (Mejorar)
Convertirlo en un hábito y definir nuevos estándares.


Las 5S pueden ser definidas como un estado ideal en el cual:

- Utensilios y materiales innecesarios son eliminados.
- Todas las cosas han sido identificadas y se les ha asignado un sitio.
- El desorden ya no existe.
- Hay referencias visuales para controlar el estado de procesos.
- Todo esto se mantiene y mejora continuamente.


Al implementar 5S usted:

- Reducirá errores.
- Reducirá el inventario de suministros.
- Reducirá desplazamientos innecesarios.
- Ganará más espacio.
- Estará orgulloso de su lugar de trabajo.
- Reconocerá fácilmente el estado de las cosas.
- Rápidamente encontrará los utensilios que necesita.
- Mejorará la imagen que sus clientes tienen de su negocio.
- Mejorará su trabajo en equipo y la cooperación.
- Mejorará la responsabilidad y el compromiso.


Hay muchas fuentes en la red sobre este tema, cubriendo toda clase de industrias y situaciones, grandes y pequeñas, en las que esta metodología puede ser aplicada. Hablaré sobre cada uno de los pasos en un ambiente de estudio de diseño, cómo implementarlos y medir los resultados.

Encontrémonos aquí la próxima vez para conocer el paso 1, Seiri, y aprender cómo deshacerse del desorden, sin sentirse culpable! :-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Saturday, March 10, 2007

Diseñadores entérense: Definir metas y expectativas claras.

Últimamente he tenido diferencias de opinión con algunas personas, acerca de cómo liderar un equipo de diseño. Quiero presentar a la comunidad una situación y recibir algunos comentario que me permitan saber si estoy en lo cierto.

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o lidera un equipo dentro de alguna compañía. Digamos que usted acaba de contratar un nuevo diseñador. Un diseñador muy pilo. Digamos que a este diseñador se le asigna un grupo de tareas que tienen que ver con aprender un nuevo software o manejar una nueva tecnología que no ha manejado antes. Él expresó su desconocimiento en el tema desde el proceso de selección.

Los estándares o metas finales están claros en su cabeza. Usted sabe exactamente qué es lo que espera del diseñador.

La pregunta es: Cómo hace usted para que este diseñador vaya de no saber cómo hacer el trabajo a entregarlo tal como usted lo quiere?


Algunos podrían decir que si el diseñador es tan pilo como parece, debería deducir todo por sí mismo. Ahora, desde mi punto de vista, hay tres cosas que debe deducir:

- Uno, cómo manejar el software/nueva tecnología.
- Dos, los estándares que tiene que cumplir.
- Tres, cuánto tiempo puede usar para llegar al nivel de desempeño esperado.

Hasta ahora están de acuerdo conmigo?


Nuevas preguntas: Qué pasaría si usted (el líder) no le da información al diseñador sobre una de las tres cosas? Es más, qué pasaría si usted no le da información sobre ninguna? Qué probabilidades habría de que el diseñador cumpla con sus criterios? Usted esperaría que cumpliera?

Créanlo o no, me encontré con esta situación recientemente.


Esto es lo que yo pienso:

Punto uno, sí, el software y las nuevas tecnologías normalmente traen manuales y sí, hay foros en línea donde uno puede hacer sus preguntas y obtener alguna guía. Sería esto suficiente?

Sería razonable pedirle a uno de los diseñadores del equipo que le ayude? Sería razonable que usted invierta algo de su tiempo para explicarle lo básico? Cree usted que esto le ayudaría al diseñador a llegar al nivel requerido más rápido? Yo diría que sí, no?


Punto dos, podría el diseñador deducir lo que usted espera de él? Digamos que es tan valiente que le preguntó directamente y usted lo ignoró porque ponerse a explicarle tomaba mucho tiempo. Aún así usted esperaría que él sepa cómo tiene que presentar el trabajo?

De nuevo, sería razonable pedirle a otro diseñador del equipo que le explique cuáles son los estándares que hay que cumplir? O que usted invierta un poco de su tiempo con él, para aclarárselo? Ayudaría esto a que el diseñador cumpla con las expectativas? Yo diría que sí, no?


Punto tres, sería el diseñador capaz de adivinar cuál sería un tiempo razonable para llegar al nuvel de desempeño esperado? Podría cualquier persona en este situación hacerlo?

Cree que le ayudaría si usted le informa claramente cuándo espera ver resultados? Cree que ayudaría si usted plantea un cronograma con pasos o pequeñas metas para que se cumplan en un tiempo determinado? Yo diría que sí, no?


En este punto yo creo que ustedes ya han captado mi idea. Usted no puede esperar que alguien que es nuevo en un trabajo adivine cómo tiene que hacer las cosas. Especialmente si la persona se acaba de graduar de la universidad.

Usted necesita darle a esta persona las herramientas, todas las herramientas disponibles, para que esta persona logre llegar al nivel esperado lo más pronto posible. Usted debe informar los estándares que el proyecto debe cumplir y debe ser muy claro sobre los plazos de entrega, cronogramas y espectativas. Punto.

Evitemos la mentalidad del “pañito de agua tibia” y comencemos a crear verdaderos equipos de diseño. Invirtamos tiempo entrenando a nuestra gente para que puedan ser más productivos ahora y a largo plazo de forma que podamos entregar mejores proyectos.

Si nuestra agenda es tan apretada, deleguemos! De seguro hay otros diseñadores que estarían felices de ayudar y guiar al nuevo! No están de acuerdo? No irían ustedes tan lejos como decir que la actitud del líder que he descrito es “negligente”?

Me encantaría recibir algunos comentarios y saber lo que piensa la comunidad. Existen personas que pueden “adivinar” cómo debe quedar un trabajo? Serían exitosos si le pusieran más “esfuerzo”? Hay algo que no estoy viendo?

Todos los comentarios son bienvenidos!

Sunday, March 4, 2007

Diseñadores entérense: Ser el que entrevista.

Como coordinador de diseño, algunas veces ud se enfrenta a la tarea de entrevistar diseñadores para su organización; esto lo puede poner un poco nervioso. Aquí van unas cuantas sugerencias para ser efectivo cuando se entrevista a otros profesionales creativos.


Antes de la entrevista

Defina el cargo: Antes de hacer la convocatoria, clarifique las responsabilidades de la posición. Hágase preguntas como:
- Qué hará esta persona?
- Si lo persiguiera todo el día, qué vería que hace o que dice?
- Cómo quisiera ud que esta persona se comportara en el equipo y por qué?
- Cómo quisiera ud que esta persona NO se comportara en el equipo y por qué?
- Cuáles son los entregables de este cargo?
- Cuáles son los comportamientos que esta pesona debe tener para ser exitosa en este cargo?


Respóndale a los candidatos: Si le es posible, tome algunos segundos para hacerle saber a cada candidato, que recibió su información. Yo lo hago. Recibo la mayoría de curriculums por email, así que contesto enseguida. De hecho tengo un email plantilla, así que sólo cambio el nombre de la persona. Si no le es posible hacer esto, al menos intente contestar en grupo cuando haya recibido varios curriculums.


Revise cada curriculum con anticipación: Decida con antelación los puntos clave, de forma de buscarlos rápidamente en la hoja de vida. Marque un par de logros que le llamen la atención, para discutirlos durante la entrevista.


Cree una tabla de seguimiento: A menos que ud esté en una compañía grande y RH se encargue de esto, yo recomiendo crear una tabla de Excel para llevar el registro de los candidatos, especialmente si hay muchos. Yo no incluyo todos y cada uno, más bien incluyo aquellos a los que llamaré a entrevista, basada en su curriculum y portafolio. Hago columnas para la información relevante como la edad, grado académico, email, fecha de la entrevista. También les pongo códigos de colores y dejo una columna abierta para escribir el resultado de la entrevista.



Durante la entrevista


Sugerencias generales:
- No lea el curriculum enfrente de la persona.
- Pregunte por partes del curriculum, no el curriculum completo.
- Tenga las preguntas escritas.
- A mi me gusta decirles que me hablen brevemente del portafolio. Esto lo aprendí de otro diseñador con quien consuje un proceso de selección.


Haga las preguntas correctas: Como lo dije en un artículo anterior, me gusta hacer preguntas que me ayuden a decidir si la persona es un buen empalme para la posición y para el equipo. Aquí hay algunos ejemplos:

- Cómo supo de la convocatoria?
- Por qué decidió ser diseñador?
- Qué esperaba lograr entonces, al convertirse en diseñador?
- Qué espera lograr ahora como diseñador?
- En qué ambiente de trabajo le gusta trabajar?
- Prefiere trabajar sólo o en equipo y por qué?
- Qué habilidades tiene? Qué tiene ud que otro diseñador no?
- Cuáles son sus fallas/puntos flacos?
- Cómo se relaciona su experiencia con nuestra compañía?
- Cómo nos ayudará ud a aumentar nuestras ventas?
- Cuáles son sus expectativas de salario?
También puede preguntar específicamente por el par de logros que ud marcó previamente en el curriculum. Pregunte por algún momento en que hicieron x cosa, cómo lo hicieron y cuáles fueron los resultados? Incluso puede basarse en algo que su equipo experimentó recientemente. Así tiene un punto de comparación.


Evalúe las respuestas de forma estructurada: De acuerdo con Manager Tools, aquí va una forma de estructurar sus percepciones: Divídalas en cuatro categorías, interpersonal, cultural, habilidades y conocimiento técnico, y por cada una de ellas describa el comportamiento que lo llevó a sacar su conclusión.


Evalúe el lenguaje corporal: Toqué este tema antes, pero mi amigo Fernando Pacheco de www.saturnattacks.com me recordó que es importante ponerlo aquí y yo estoy de acuerdo! Cuando entrevisto a alguien, busco autoconfianza, sinceridad, energía y profesionalismo. Signos de nervios excesivos, pistas sobre comportamiento inapropiado o poco profesional también se pueden evaluar.



Después de la entrevista


Decida de una vez: Me gusta tomar decisiones rápidas. En este caso es sí, no, o tal vez. Decida inmediatamente después de la entrevista y deje registro en la tabla de Excel. Evite el “tal vez” tanto como sea posible, si no, es como volver al punto de salida, donde tiene que decidir sí o no de nuevo.


Informe el resultado: De nuevo, tómese el tiempo de informar el resultado del proceso de selección a cada candidato. Puede ser un email personalizado o una llamada si el candidato llegó a las últimas etapas del proceso.


Todos los comentarios serán bienvenidos!

Sunday, January 21, 2007

Diseñadores entérense: Medir el tiempo.

Alguna vez le ha pasado que al final del día piensa "Trabajé mucho todo el día y de todas formas siento que no hice nada!". Bueno, tal vez es momento de empezar a medir los tiempos.

En mi experiencia encontré que hay varias clases de actividades, por ejemplo, actividades de valor agregado como planeación estratégica, actividades rutinarias como facturación o ingresar información en un sistema de registro, actividades cansonas sin valor agregado como quemar CDs para otras personas y actividades personales como breaks, almuerzo, charlas en los pasillos, para nombrar algunas.

Es importante saber cuánto tiempo está invirtiendo en estas actividades. Por qué? Aquí hay algunas razones:

- Porque puede ser que ud esté gastando demasiado tiempo en actividades que no agregan valor a su organización.

- Porque es posible que haya actividades que ud puede delegar a sus empleados, lo que no sólo los empodera, sino que libera tiempo para que ud realice actividades más estratégicas.

- Porque puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, ud puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

- Porque ud necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

- Porque ud puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando ud sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, ud obtiene una visión más amplia de su negocio.


Así es como yo lo hago:

- Primero, incluya al personal, de forma que la recolección de datos sea lo más precisa posible.

- Haga una lista de todas las actividades que ud y su personal realizan. Incluya todo, desde reuniones creativas hasta fumarse un cigarrillo, desde el momento en que entra a la oficina, hasta que se va en la tarde. No deje nada por fuera.

- Asigne categorías a cada actividad, por ejemplo, una reunión creativa o una reunión con un cliente podrían ser "reuniones" o "estrategia". Depende de sus necesidades y actividades particulares.

- Cree una tabla de Excel para ingresar la información con fecha y hora y cuánto tomó cada actividad, por ejemplo:







Ud puede hacer que Excel calcule el tiempo utilizado en cada categoría y tarea. Una vez haya recolectado suficiente información, puede empezar a analizarla.

- Cuando haya sumado el tiempo al final de un periodo predeterminado, por ejemplo, unas semanas o un mes, ud puede comenzar a tomar algunas decisiones.

Dependiendo de cuántas personas trabajan para ud o su plan estratégico, quizás ud quiera comenzar con sus propias actividades y luego empezar a medir las de su personal de acuerdo con sus funciones, por ejemplo, primero los diseñadores gráficos, luego los de ventas... ud decide, ud define el criterio.

La primera vez que usé este método encontré que el 40% de mi tiempo era usado escaneando fotos y quemando CDs para otras personas (Éramos el único departamento de la empresa que tenía quemadoras de CD y escáner en aquellos días de antaño). Esto me llevó a sugerirle a mi jefe que tal vez alguien más (su asistente?) podría encargarse de tales actividades si él invertía un poco de dinero en el hardware, lo que me permitiría usar ese tiempo valioso atiendiendo las necesidades de los clientes.

Todos los comentarios son bienvenidos!