Micro-administrando o se está quemando?

El 2008 y lo que va de el 2009 me han enseñado dos lecciones muy importantes. Hablaré de ambas en dos entradas diferentes.

Lección 1: Micro-administrar

Primero, definamos qué es micro-administrar. Viene del término inglés micromanagement que significa “administrar o controlar con excesiva atención a los pequeños detalles”. (No estoy segura si la traducción oficial es ésta, si alguien sabe de otra, por favor dejar un comentario).

A mi me gusta planear. De hecho, me encanta planear. Un antiguo jefe mío solía decir que los japoneses usan el 70% de su tiempo en planeación. Cierto? Ni idea, pero he visto mejores y más efectivos resultados cuando planeo lo que voy a hacer.

Entonces la planeación se vuelve adictiva y pronto usted se da cuenta de que trata de planear no sólo su trabajo, sino el trabajo de las personas de su equipo.

Quiere cubrir todas las bases. Esconde su “sed-de-control” detrás de una actitud de “quiero ayudar, quiero enseñar, liderar”. Y al final usted se da cuenta de que simplemente no hay suficiente tiempo para controlar cada variable y lo más importante, no hay suficiente tiempo, energía o paciencia para “controlar” a la gente.

Se enloquece intentando cuidar todos los detalles, la gente empieza a odiarlo porque ud quiere que hagan las cosas a su manera (de ud), los resultados no se ven y los niveles de estrés se elevan rápidamente.

Se llega a una crisis.
Ud está en crisis.
Se siente el olor del humo emanando de su cerebro.
El reconocimiento del tiempo lejos de su familia, amigos y hobbies.
La pregunta: Valió la pena?

No. No importa si hizo mucho dinero en el proceso.

Mi consejo?

Calma. Olvídese del control. Acepte el hecho de que no es realista controlarlo todo. Realmente no es necesario. Confíe en la gente con la que trabaja (Oiga los podcasts sobre delegación en www.managertools.com).

Priorice. Cómo? Una muy buena manera es usar la Ley de Pareto también conocida como la regla del 80-20 que dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos. Así que elija el 20% de las actividades, que producen el 80% del impacto en su operación y enfóquese en eso.

La Ley de Pareto es sólo una forma, investigue más.

Aún si su equipo no da resultados, no es el fin del mundo. Re-enfóquese en ese 20%. Evite la ira y concéntrese en lo importante.

Veámonos aquí para hablar de la segunda lección!

Cómo ser una estrella en el trabajo: 7 reglas para una Gran Carrera.

Leí un artículo buenínimo escrito pot Cathie Black quien es presidente de Hearst Magazines quienes publican O, la Revista de Oprah. Ella nos presenta siete formas de avanzar en la carrera profesional. Pensé que era muy oportuno, así que aquí va (el artículo original está en inglés, tomado de oprah.com).


Cómo ser una estrella en el trabajo: 7 reglas para una Gran Carrera.
Por Cathie Black

Desde una simple asistente de ventas, a cabeza de un imperio de revistas (...) Cathie Black ha ido donde ninguna mujer ha ido antes. Aquí, en una muestra de su próximo libro, Basic Black, ella comparte sus estrategias poco ortodoxas (o más bien atrevidas?) para avanzar en el mundo laboral.

Siga leyendo...

Cumpla sus compromisos

Obvio, cierto? Pero pocos lo hacen. Todo se reduce a esa simple palabra: Confianza. Y la confianza puede lograr o malograr un negocio. Pero si es tan importante, por qué la gente no cumple con sus compromisos?

Cuando era adolescente sufría de desorganización, falta de dirección y de enfoque. Luego empecé a trabajar y pronto aprendí que la vida profesional está llena de compromisos. Desde las metas específicas hasta las reuniones de departamento, uno adquiere compromisos todo el tiempo.

Y la gente espera que ud haga lo que dijo que iba a hacer, cuando dijo que iba a hacerlo, usando los parámetros que dijo que iba a usar.

Así que yo acogí esta filosofía de “cumplir los compromisos” y he sido así desde entonces.

Recientemente he tenido la experiencia de vivir lo contrario, trabajando dentro de una cultura corporativa en la que llegar 30 minutos tarde a una reunión o simplemente no presentarse, es considerado normal. A las malas acepto tener que esperar a alguien 15 minutos y más tiempo que ése es simplemente un insulto. O al menos eso creía yo.

Ahora mi nuevo reto es no permitir que me contamine con esa práctica, lo cual es algo difícil porque… si ni siquiera se van a presentar, para qué hago la tarea?

Hasta ahora he podido identificar dos clases de personas:
Los que dicen que van a hacer x o y y luego no lo hacen y…
Los que simplemente no saben decir no.

Pretendo que este artículo sea un llamado de atención para el vasto número de personas que se toman los compromisos a la ligera:

Quiere la lealtad de sus clientes y empleados?
Gánese su confianza.
Cómo?
Haga las cosas cuando dijo que las iba a hacer. Minuto a minuto.
Haga las cosas en la forma en que dijo que las iba a hacer. Siempre.
Luche por ser excelente.

Pagará altos dividendos, incluso más ventas! Como la campaña de Mastercard: “Ser confiable: No tiene precio”.

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Recursos de diseño: DMI, Instituto de Gerencia de Diseño

Hola a todos! Ha pasado bastante tiempo, no? Perdónenme, han sido unos meses muy ocupados… En todo caso…

Aquí hay otro recurso genial para los diseñadores y pienso que gente de todo el mundo debería conocerla, es el Instituto de Gerencia de Diseño (Design Management Institute) en Boston, Estados Unidos.

Supe de DMI (por sus siglas en inglés) hace varios años cuando comencé a buscar información sobre gerencia de diseño. Como ellos mismos lo dicen:

“El Instituto de Gerencia de Diseño (DMI) es una organización internacional sin ánimo de lucro que busca resaltar la importancia del diseño como una parte esencial de cualquier estrategia de negocios. Fundado en 1975, DMI se ha convertido en la principal fuente de información sobre gerencia de diseño, así como una autoridad internacional en el tema. DMI se ha ganado su reputación como fuente multifaceta, que provee know-how, herramientas y entrenamiento a través de sus conferencias, seminarios, membresía, y publicaciones.”

Lo que más me gusta de DMI es que son una fuente ilimitada de educación para cualquier diseñador, incluyendo los que no vivimos en Estados Unidos, gracias a sus herramientas online, como los “Webinarios”.

También hay muchas conferencias y seminarios que quien esté en USA puede atender. La agenda para Octubre incluye_

Investigación de Diseño para la Innovación en Productos y Servicios en Chicago.
La Ley se Encuentra con el Diseño en Nueva York.
De Lo Que Es Posible A Lo Que Es Correcto online.

Revisen el calendario de DMI.

La mayoría de las conferencias y seminarios no son gratis, pero pienso que los precios son razonables ya que cubren aspectos del diseño que no nos enseñaron en la carrera (Al menos no en mi universidad).

Dense un paseo por su página web para ver los diferentes recursos que ofrecen (Hasta tienen un banco de empleos) y/o suscríbanse a su boletín para recibir las últimas noticias.

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Sobre los concursos de diseño..

Hola a todos! Esta semana tengo un blogger invitado, el diseñador Leonardo Mora, diseñador gráfico en Guadalajara, México, quien muy amablemente ha querido contribuir con mi blog, con este artículo sobre los concursos de diseño. Disfrútenlo.

Como diseñadores.. ¿cuántas veces no nos topamos con la posibilidad de participar en un concurso de diseño?. Sobre todo concursos de tipo especulativo, en los que se compite por ganar "una cuenta" o un proyecto para algún cliente local.

Personalmente, y como despacho en coordinación con mi socio, nos hemos encontrado con este tipo de invitaciones con frecuencia. No nos resulta extraño, dado que es una plataforma muy común para las empresas ya que con eso se ahorran una enorme cantidad de dinero, pero.. ¿qué tanto nos conviene participar?.Creo que poco.

Les contaré de cuatro experiencias sobre este tema para explicarles el por qué.


Primer experiencia: La novatada.

Corría el año 2000 -aproximadamente- y en aquella época era socio y director de diseño de un condominio creativo en la ciudad de Guadalajara. Era una etapa en la que le "tiraba a todo lo que se moviera" para hacer negocios, queriéndome comer el mundo con todo y la corbata ejecutiva que solía usar. Llegó al despacho la invitación a participar en un concurso para crear la imagen y campaña publicitaria de un fraccionamiento exclusivo al poniente de la ciudad, gestionado por una de las empresas más reconocidas del ramo inmobiliario. Omito los nombres del fraccionamiento y el cliente para no invocar a la gastritis del coraje.

Por supuesto, el afán de hacer negocios y "darnos a conocer" era la línea a seguir, así que sin dudarlo dijimos: va!. Pedimos información, imágenes, charlamos sobre el proyecto, sus alcances y después de un par de semanas de labor creativa teníamos ya en el portafolio la propuesta idónea. Sin más protección que el confiar en la buena voluntad (je je je, ilusos) regresamos al grupo inmobiliario a presentar la propuesta. Fué un éxito y "ganamos" el concurso, a lo que prosiguieron las sesiones de cotizaciones y ajustes a la propuesta. Incluía posicionamiento, marca (logotipo), campaña de prensa, espectacular, etc.

Después de festejar nuestro triunfo "creativo" vino nuestra decepción mercantil. La empresa contratante tomó nuestra cotización e ideas y las presentó a uno de los despachos que perdieron el concurso, pidiéndole recotizaran aquellos su trabajo. Así lo hicieron y, con nuestras ideas y propuestas en mano, iniciaron una guerra de precios en la cual pretendieron (y lograron) bajar el precio inicial al 30% de su valor real con el otro despacho. Obviamente con este juego desleal decidimos no ir más allá y retiramos nuestra apuesta, que a estas fechas ya había consumido ¡¡¡seis meses de negociaciones!!!

La sorpresa vino cuando un buen día caminando por la ciudad veo un espectacular anunciando un fraccionamiento con la misma selección tipográfica del logotipo que habíamos propuesto.. el mismo posicionamiento.. la misma imagen.. el mismo concepto.. todo igual!! Hasta el tratamiento de la imagen en photoshop, el slogan y el puntaje. lo único que cambió fue el nombre.. y mi concepto acerca de la honestidad de tal empresa, del papá de un "amigo" que era el director de la misma (motivo por el cual no demandamos) y del coraje de ver como se iban seis meses de apuesta a la basura.

Moraleja: En un concurso el que arriesga es el diseñador, el cliente jamás pierde. Y si te descuidas, muy seguramente habrá alguien que haga lo mismo que tu pero más barato, con tus ideas y sin ética alguna.


Segunda experiencia: El cliente tranza.

Si bien creíamos que "jamás" nos la volverían a hacer y nos cuidaríamos al máximo, nos quedaba aún confianza en la gente. Precisamente ese fué un punto débil. En el 2003, un municipio de la Zona Metropolitana de Guadalajara estaba por celebrar su feria municipal. Obviamente, el despliegue de imagen sería amplio y con ello se abrió la puerta -vía concurso- para hacer un trabajo que luciera en nuestro portafolio. Y sólo teníamos 2 dias para presentar la propuesta.

En aquel tiempo, la ejecutiva que llevaba el proyecto en la agencia, tenía amistad con el comité organizador y dada esa confianza decidimos entrarle al "bomberazo". Una campaña, una imagen rectora (quedó muy bien, la recuerdo) y en tiempo récord. Teníamos amplias posibilidades de ganar y así lo hicimos: el consejo votó unánimemente por la propuesta de nuestra agencia y oh decepción.. ahí vino la tradicional forma de actuar de nuestros gobernantes... la corrupción.

Nos propusieron un pago muy bajo -algo así como 3,000 pesos-, que únicamente cubría los gastos de producción del dummy. Por tratarse de algo para vestir nuestro portafolio, por apoyar al "amigo" de la "amiga" y al no perseguir nosotros realmente una remuneración sino la posibilidad de llevar al papel nuestra imagen, accedimos a esa propuesta. Al día siguiente nos pedían el trabajo gratis. Ahí ya no nos dió "buena espina" y decidimos retirar nuestros bocetos. A la semana siguiente la secretaria que nos devolvió el material nos dijo que "era una lástima que no fueramos flexibles.. que a todos les gustó nuestro diseño pero que eran demasiados los 100,000 pesos que pretendíamos cobrar por el mismo".

Ratas inmundas!!!!! resulta que la gente involucrada en la organización -que a la larga tuvo problemas legales, fue denunciada en la prensa y le llovieron demandas y quejas- pretendía obtener cien mil pesos del erario para "gastos de diseño" y a nosotros no darnos un quinto. Aquí se ve la calidad de los funcionarios públicos.. Afortunadamente, no usaron la imagen propuesta, aunque algo de ella fué imitado con muy pobre calidad. Digno de quien la organizó.

Moraleja: Toma tus precauciones, hazle caso a la intuición y desconfía de los concursos en los que no tengas la certeza de la honestidad de quien convoca.


Tecer experiencia: Va la buena!

Je je no todo es fatalidad, también los concursos proveen de experiencias gratas.Hace unos meses recibimos en el despacho la invitación para participar en el diseño de la imagen de primavera para un centro comercial, el de más status de la ciudad. Después de analizar la invitación, optamos por asistir a la cita y en caso de confiar en la empresa contratante, le entraríamos. La chica de relaciones públicas nos atendió de maravilla, el proceso fué muy transparente y nos motivó el encargo.. decidimos participar. Entramos a marchas forzadas a la convocatoria pero aún así tuvimos la oportunidad de generar una propuesta acorde a los requerimientos mercadológicos, de estilo y apropiada en lo técnico, misma que fué del agrado del cliente, resultando ganadora.
Aquí vino la cosecha de bondades y dos pequeñas decepciones.

Las bondades: el ver nuestro trabajo impreso en gran formato ante miles de personas que asisten al centro comercial.. la proyección que nos dió como portafolio (de inmediato llegaron nuevos clientes por esta recomendación).. y la buena relación con la empresa que prometió dar para más. Incluso se llegó a plantear la posibilidad de una iguala para el resto de las campañas, verbalmente. Incluso se firmó un contrato para delimitar las aplicaciones a generar, lo cual fué muy útil.

Las decepciones: al momento de la negociación, el cliente resultó un regateador profesional. El presupuesto asignado al proyecto estaba al 50% de lo que pretendíamos por concepto de honorarios, por lo que llegamos al siguiente convenio: accedemos a un presupuesto menor a condición de realizar 3 campañas más en el año. Por volumen y asegurando trabajo el resto del año, ya convenía. Aceptado.Segunda decepción, al finalizar la campaña, nos "invitan" a concursar nuevamente, pero ahora por la campaña de verano!!. No se respetó el acuerdo, el sacrificio económico fué en vano. Hubo un cambio en el área de relaciones públicas, no se transmitió el acuerdo, en fin.. y nos fuimos enterando que las propuestas que no habian sido elegidas, se reciclarían. La campaña de primavera de un centro comercial ahora sería el estandarte de un desfile de modas, un fraccionamiento en la playa.. en fin, el cliente tomó el material del concurso como un stock de imágenes listas para usarse, sin importar si estaban correctamente enfocadas. El cliente se declaró abiertamente satisfecho por el poder contar con el trabajo de varios despachos y solamente pagar uno. Típico.

Moraleja: Si piensas entrarle a un concurso, verifica que te deje algún beneficio. Si ganas, sácale provecho. Si algo te prometen, que sea por escrito..


Cuarta y última experiencia: Hay que saber cuando retirarse..

Como la segunda parte de esas historias del centro comercial, vino la nueva propuesta a participar. Aquí el desencanto por el no respetarse el acuerdo inicial y la afortunada carga de trabajo en otras áreas de nuestro despacho nos hizo no entrarle con todos nuestros recursos a la nueva convocatoria. Le apostamos a nuestros clientes y obtuvimos en respuesta más y más trabajo. Mientras tanto, se llegó la hora del concurso, entregamos nuestro material y ganó otra agencia -con un trabajo bueno, a secas-. A nosotros no nos afectó esto, dado que lo preveíamos. No perdimos recursos, tiempo ni mermó eso nuestra actividad cotidiana. No arriesgamos más allá de lo necesario y sobre todo, nos dejó la reflexión sobre este tema.

A raíz de esto nos encontramos en varios blogs aportaciones sobre los concursos de diseño y nos fuimos formando un criterio más sólido sobre el tema. El día de ayer nos llegó la invitación para la siguiente temporada de este centro comercial, misma que estamos evaluando. Aquí pudiera haber opiniones divididas en el despacho, pero al menos yo tengo la mía clara: aaaaadiós a los concursos especulativos. Ya les contaré del final. Moraleja: Antes de entrar a un concurso evalúa tus posibilidades de éxito, tu tiempo, tu interés y sobre todo, no descuides tu cartera de clientes actual.(Si sigues despierto leyendo este blog, te recomiendo algunos artículos sobre este tema, son muy buenos.)

El primero es este artículo publicado en FOROALFA, es buenísimo y muy bien sustentado, titulado "Los porques de los concursos".El segundo link es una Declaración Ética acerca de los concursos de diseño, que hace la Asociación Mexicana de Escuelas de Diseño Gráfico (ENCUADRE).

La Asociación de Diseñadores Profesionales de USA (AIGA) envió una carta a sus afliliados para no participar en concursos especulativos de diseño, puedes leerla ya traducida al español en este link. Y por último, un lúcido texto de Francisco Calles, tipógrafo mexicano y profesor de diseño, el cual habla de la "concursitis" como una nueva enfermedad..

Retroalimentación positiva

Como la mayoría de la gente, nunca fui muy buena para reconocer los esfuerzos de la gente o decir algo amable cuando mostraban algún progreso. Con el tiempo me di cuenta de que debía dejar mi zona de confort si quería obtener mejores resultados.

Creo que a la mayoría de las personas les cuesta trabajo dar retroalimentación positiva. A mí por ejemplo, me cuesta.

Sin embargo cuando se lidera un equipo de trabajo, como un equipo de diseño, su familia o gente que trabaja con usted en diferentes cosas, realmente usted necesita reconocer aún los esfuerzos más pequeños de mejora.

Por qué?

Bueno, quién no quiere que se reconozca su trabajo? A usted no le gustaría que lo reconocieran? No se siente bien y un poco más feliz cuando alguien dice algo bueno sobre usted?

Estaría de acuerdo conmigo si yo dijera que dar retroalimentación positiva puede incrementar la productividad de su equipo?

Bueno, eso es noticia vieja, y a pesar de eso, aún veo a muchos profesionales y gerentes evitando hacerlo.

Pero qué es retroalimentación positiva?

Es la acción de decirle a alguien de forma efectiva que lo que hacen es reconocido.

Simple, no?

No tanto. Verán, decirle “buen trabajo” a alguien no tiene la misma connotación que de hecho decirle por qué lo están felicitando y el impacto de su acción.

Entonces cómo hacerlo?

Hay muchas fuentes en Internet sobre este tema y varias formas de hacerlo. Aquí va mi manera:

Cuando se de cuenta de algo bueno que alguien ha hecho, o se pille a sí mismo pensando “ve, esto está como bien”, todas las veces, aún si es algo pequeño, haga lo siguiente:

Paso 1: Mencione el momento.
El momento específico en que la persona hizo algo bien. La frase debería empezar con el nombre y una expresión de tiempo.

Ej. “Juan, esta mañana…”
“Juan, ayer durante la reunión con el cliente x…”
Sea lo más preciso posible.

Paso 2: Mencione la acción.
Lo que la persona hizo. El hecho.

Ej. “Juan, esta mañana cuando entregaste los bocetos a tiempo…”
“Juan, ayer durante la reunión con el cliente x soportaste el concepto con los ítems que trajiste…”

Paso 3: Mencione el impacto.
En la operación, cómo lo que la persona hizo afecta los resultados de forma positiva y cómo eso lo hace sentir a Usted.

Ej. “Juan, esta mañana cuando entregaste los bocetos a tiempo, eso me demuestra que se puede confiar en ti para cumplir plazos, que eres un profesional y te importa lo que haces”

“Juan, ayer durante la reunión con el cliente x soportaste el concepto con los ítems que trajiste, lo que permitió que el cliente visualizara el proyecto más efectivamente y me hizo sentir muy orgullosa de tenerte en nuestro equipo”

Cuando se es así de específico al dar retroalimentación positiva, tiene un mayor impacto en la persona y los alienta a seguir tratando de ser mejores.

Aún me sigue costando trabajo, no me sale tan natural como quisiera, pero he encontrado que dar retroalimentación positiva construye buenas relaciones y contribuye a tener un ambiente de trabajo más efectivo y productivo.

Quieren intentar esto en casa?

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Revistas de diseño

Como lo he mencionado antes, creo que algunos diseñadores jóvenes en Latinoamérica se beneficiarían de expandir su enfoque y tratar de encontrar nuevas y más amplias fuentes de información.

Una de esas fuentes es las revistas de diseño. Aunque la internet ha abierto muchas puertas para los diseñadores, creo que puede haber algunos cuantos para quienes esta información es nueva.

Recuerdan que les conté que solía pensar que mi mundo era muy pequeño? Bueno, cuando estaba en la universidad yo creía que las revistas de diseño estaban más allá de mi alcance. En aquellos días había una muy buena llamada Abitare, italiana, genial… las veíamos en la biblioteca de la facultad.

Conforme pasaron los años y comencé a trabajar, obtuve una tarjeta de crédito y cómo les parece…? Usando una tarjeta de crédito, uno puede comprar cosas en el extranjero! Yo no sé ustedes, pero a mi no se me ocurrió esto mientras estaba en la universidad (Ya sé, ya sé… O era muy inocente, o no tenía buenos amigos!).

Así que quiero hacerles saber sobre dos revistas a las que estoy suscrita desde hace años:

How Magazine: Esta revista se enfoca en diseño gráfico, y siendo diseñadora, eso me encanta, y muestra muchos ejemplos buenísimos, tienen concursos y muestran a los ganadores y participantes, es una excelente fuente de cultura visual.

Adicionalmente, lo que realmente me encanta de esta revista es su enfoque en el negocio. Encontrarán artículos relacionados con el negocio del diseño, desde contratar un contador para su estudio de diseño hasta cómo mejorar su creatividad y ser un gran líder de diseño.

También hacen el “Business Annual”, un compendio anual mucho más enfocado en la parte administrativa del negocio con temas como salarios y temas legales. Para mí esta revista es obligatoria para todo diseñador. Es estadounidense, pero creo que cubre las tendencias mundiales del negocio del diseño.

ID Magazine: Hermana de How, ID se enfoca más en mi campo, el diseño industrial y de producto. No tiene la misma profundidad en cuanto a los aspectos de negocio, pero es una vitrina muy buena de lo mejor del diseño actual, así que la recomiendo también.




Así que mi mensaje en este corto post es:

1. Consígase una tarjeta de crédito! No importa si es estudiante, los bancos siempre tienen promociones para estudiantes.
2. Investigue y suscríbase a un par de revistas de diseño. Si no hay buenas localmente, suscríbase en el extranjero!
3. Aún si no puede pagarlo, busque publicaciones locales. No tiene que ser necesariamente en su disciplina de diseño, se pueden mirar revistas de decoración, de arquitectura, arte… todo forma parte de lo que llamo “cultura visual”, alimentar y estimular el cerebro con más diseño!

Bueno, no fue esa la razón por la que nos hicimos diseñadores?
Oigan, si conocen otras revistas interesantes, dejen un comentario y hágannos saber!

Todos los comentarios son bienvenidos!

Diseñadores entérense: Podcasts

El año pasado visité Nueva York y me compré mi iPod, 60GB, negro. Aunque al principio estaba un poco decepcionada, al final me encantó y ahora no puedo vivir sin él. Bueno, pero este artículo no es sobre iPods. Es sobre cómo me perdí durante años de tener acceso a una fuente muy buena de información e inspiración!

Como ya saben, soy fanática de Harry Potter y luego de que J.K. Rowling dijera que Mugglenet era la mejor página web sobre HP, me hice adicta a ella. En 2005 Mugglenet empezó a producir su propio podcast Mugglecast, y descubrí el maravilloso mundo de los podcasts, programas de radio que se pueden bajar para oír en el iPod!

Para aquellos que como yo han vivido debajo de una roca durante los últimos años, sigan leyendo! Para los demás, esta información puede ser redundante… pero bueno.

Yo uso iTunes para administrar mis podcasts, aunque hay otros programas para hacerlo. No quiero ponerme demasiado técnica porque en realidad no entiendo bien cómo funcionan. Lo que sí les puedo decir es que usando iTunes uno puede encontrar podcasts sobre casi cualquier tema, incluyendo, diseño! En iTunes haga click en iTunes Store>Podcasts.

Si va a Categories a la izquierda y da click en Arts y luego baja un poco hasta encontrar More Arts, la primera categoría es Diseño! Ahora es su turno de explorar. Hay podcasts sobre muchos aspectos del diseño y sus diferentes disciplinas.

La cuestión es que la gran mayoría están en inglés. Aquí les comento sobre algunos que he escuchado:

The Accidental Creative
Todd Henry habla sobre ser creativo en un ambiente en el que hay que ser “creativo por demanda”. Excelentes consejos para estimular su creatividad.



The Creative Venture
Tony Clark une el mundo del diseño con el mundo de los negocios. Aunque Tony dejó de publicar su podcast hace algunos meses, aún se pueden bajar los 14 episodios que hizo, que están llenos de información sobre el negocio del diseño.


Otros podcasts que escucho están relacionados con negocios. Mi favorito es Manager Tools, en el que Michael Auzenne y Mark Hortsman discuten sobre temas gerenciales. He encontrado que muchos de sus consejos aplican para negocios creativos.


También escucho podcasts sobre liderazgo, finanzas y temas generales.




Bueno, ahora que les he dado algunas ideas, es hora de que vayan a iTunes y exploren por sí mismos! O mejor aún, encuentren otros administradores de podcasts y escuchen algunos! Exploren diferentes temas y suscríbanse a aquellos que quieran escuchar regularmente. También encontrarán que no vale la pena suscribirse a algunos (como Design Matters with Debbie Millman) porque no son tan buenos o porque uno no les encuentra mucha relación con lo que uno hace.

Lo mejor de que todo este conocimiento sea compartido a través de podcasts es que es gratis, se puede llevar en el iPod o su reproductor de mp3, se puede guardar para usarlo después… ah, y mencioné que es gratis?!

Si alguien quiere añadir a este artículo, en relación a administradores de podcasts o podcasts que escuchan y quieren recomendar, espero recibir sus comentarios!

Diseñadores entérense: 5S Fase 5, Shitsuke (Mejorar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la quinta fase, Mejorar. Si lo logró hasta aquí, permítame felicitarlo!

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar
Fase cuatro, Estandarizar


Fase 5, Mejorar

El objetivo de esta fase es mantener las condiciones logradas y establecer nuevas metas para la mejora. Cuando usted mejora:

- Se mantiene el orden logrado en Seiton.
- Las cosas retornan a su puesto.
- Equipos y sitios de trabajo son limpiados con regularidad.
- Las personas disfrutan de un mejor ambiente de trabajo y se sienten orgullosas de sus puestos.

Los pasos:

Paso 1: Redefina
Usted había establecido un estándar, no? Ahora vuelva a las preguntas que se hizo durante las fases 1 y 2 y hágaselas de nuevo, con respecto a su estándar actual. Hay algo que se pueda hacer mejor? Algo que está donde no debería?


Paso 2: Documente
Una vez que usted ha revisado las preguntas, fíjese si el estándar cambió. Si es así, documente de nuevo, tome una foto y ubíquela en un lugar visible.

Aquí les muestro una foto del estándar final de mi escritorio, aunque luego reemplacé el quemador por una unidad externa. Dónde están los esferos, se preguntan? Bien guardaditos y organizaditos en los cajones.



Como extra aquí les muestro una foto de mi escritorio actual, aún aplicando la filosofía 5S.


Aquí está mi caja de lápices. Incluye sólo lo necesario, un esfero rojo, uno azul y uno negro, un lápiz , un resaltador y un calendario (Y ahora que lo pienso, el calendario se necesita ahí? Tengo uno en el dashboard del computador… Mmm…)



Paso 3: Audite
Bueno, entonces ahora todo el mundo en la organización tiene sus estándares. Es tiempo de auditar su implementación. Cómo medir y evaluar el proceso realmente depende del equipo de personas y los criterios que ellos quieran aplicar.

Aquí les muestro un ejemplo de cómo yo solía auditar las oficinas. Auditamos semanalmente, durante un mes.


Criterios para evaluar en cada paso:

Seleccionar
No he seleccionado nada (Gana 1 punto).
He seleccionado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Sólo tengo lo necesario (Gana 3 puntos).

Organizar
No he organizado nada (Gana 1 punto).
He organizado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Cada ítem tiene su sitio (Gana 3 puntos).

Limpiar
No he limpiado nada (Gana 1 punto).
He limpiado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Mi área de trabajo está limpia (Gana 3 puntos).

Estandarizar
No he estandarizado nada (Gana 1 punto).
He establecido el estándar (Gana 2 puntos).

Mejorar
He mejorado el estándar una vez (Gana 1 punto).
He mejorado el estándar dos veces (Gana 2 puntos).
He mejorado el estándar tres veces (Gana 3 puntos).

Aquí está un ejemplo de una tabla de Excel para registrar y contar los puntos:


Después de contar los puntos la persona recibe una tarjeta:

Tarjeta roja, si la persona ganó entre 5 y 10 puntos. Hay mucho por hacer y mejorar.

Tarjeta amarilla, si la persona ganó entre 10 y 12 puntos. Aún se puede mejorar.

Tarjeta verde, si la persona ganó entre 12 y 14 puntos. El área está muy organizada y limpia!

La idea es que las tarjetas se ubiquen en el área de trabajo en un sitio visible, y que tal vez se cree una pequeña competencia entre los miembros del equipo por obtener una tarjeta verde en las cuatro semanas de auditoría.


Y eso es todo para esta fase y las 5S!

Es una buena idea repetir el proceso de auditoría en un par de meses, para ver si el equipo mantiene los resultados.

Espero que hayan disfrutado esta serie y que sus sitios de trabajo sean áreas de productividad y orgullo!

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5S Fase 3, Seiso (Limpiar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la tercera fase, Limpiar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los tres anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar

La semana pasada hablé sobre Seiton. Organizamos y decidimos cuál era el sitio para cada cosa. La siguiente fase, Seiso, es limpiar. Aunque la metodología lista a Seiso como la tercera fase, es posible limpiar antes de decidir dónde es el lugar de cada cosa.


Fase 3, Limpiar

El propósito de esta etapa es eliminar las fuentes de suciedad y encontrar áreas o cosas potencialmente peligrosas (Por ejemplo, muchos enchufes en una misma toma). Cuando usted limpia:

- El lugar de trabajo es mucho mejor.
- Las cosas están listas para usarse cuando se necesitan.
- La limpieza se hace un hábito diario.
- Se pueden atacar riesgos potenciales de seguridad.


Ahora el ejercicio:

Paso 1: Aliste
Consiga los suministros como trapos y productos de limpieza y téngalos listos con anticipación.

Paso 2: Limpie
Muy simple, no? Asegúrese de ser meticuloso e incluir esos lugares de difícil acceso que nadie quiere limpiar.

Paso 3: Ubique
Coloque cada ítem del área de trabajo, en su sitio.

Paso 4: Audite
Una vez que todos han limpiado su área de trabajo, permita un tiempo, media hora por ejemplo, para que cada persona vaya por los otros sitios, cuestione la limpieza y vuelva a usar etiquetas rojas para marcar cosas que no deberían estar ahí o que pueden ser reubicadas.

Y eso es todo!

En locaciones industriales el impacto de la limpieza es mayor porque los operarios aprenden sobre sus máquinas y se identifican riesgos industriales potenciales como fugas o partes que no están funcionando apropiadamente, pero eso es tema de otros blogs.

Para ahora usted ya debe estar viendo los beneficios de la aplicación de las 5S y si realmente las ha acogido, usted se dará cuenta de que comienza a cuestionar cómo otras personas mantienen sus escritorios o sus casas… o me equivoco?

Como dije en el primer artículo, usted nunca volverá a ser el mismo!

Encontrémonos aquí la próxima vez para ver la fase 4, Seiketsu (Estandarizar).

Todos los comentarios son bienvenidos!

Diseñadores entérense: 5 pasos hacia la productividad, las 5S.

Le gustaría ser más productivo y tener un mejor lugar de trabajo? Me creería si le digo que se puede lograr sin costo o casi sin costo?

Podría usted trabajar aquí? De hecho trabaja en un lugar así?

Le gustaría vivir así? Actualmente vive usted así?



Hace algunos años, cuando yo formaba parte del equipo de mejora continua en la compañía en la que trabajaba, me encargaron la tarea de implementar cierta metodología que prometía incrementar nuestra productividad. Así que claro, yo tenía que probarla primero.

Me cambió por completo. No volveré a ser como era antes, llena de desorden, con un sentimiento de no tener control sobre mis cosas, mis actividades, mi vida! Sintiéndome cansada antes de empezar a trabajar, de solo ver mi escritorio.

Las 5S (Cinco Eses) son una metodología que fue desarrollada por compañías japonesas, principalmente Toyota, para mejorar la organización, el orden y la limpieza de los sitios de trabajo. Puede cubrir tanto como se quiera, con mediciones detalladas de las mejoras en el desempeño de las máquinas en condiciones de fábrica, pero como presentaré en blogs en las siguientes semanas, esta metodología puede ser aplicada a casi cualquier aspecto de la vida, incluyendo el negocio del diseño.


Para qué sirven las 5S? Siga leyendo…

El nombre 5S corresponde a cinco palabras que describen los cinco pasos de la metodología:

1. Seiri (Seleccionar)
Identificar y separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Organizar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar)
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad y desorden.

4. Seiketsu (Estandarizar)
Mantener el estado de orden y limpieza que se logró con los tres primeros pasos.

5. Shitsuke (Mejorar)
Convertirlo en un hábito y definir nuevos estándares.


Las 5S pueden ser definidas como un estado ideal en el cual:

- Utensilios y materiales innecesarios son eliminados.
- Todas las cosas han sido identificadas y se les ha asignado un sitio.
- El desorden ya no existe.
- Hay referencias visuales para controlar el estado de procesos.
- Todo esto se mantiene y mejora continuamente.


Al implementar 5S usted:

- Reducirá errores.
- Reducirá el inventario de suministros.
- Reducirá desplazamientos innecesarios.
- Ganará más espacio.
- Estará orgulloso de su lugar de trabajo.
- Reconocerá fácilmente el estado de las cosas.
- Rápidamente encontrará los utensilios que necesita.
- Mejorará la imagen que sus clientes tienen de su negocio.
- Mejorará su trabajo en equipo y la cooperación.
- Mejorará la responsabilidad y el compromiso.


Hay muchas fuentes en la red sobre este tema, cubriendo toda clase de industrias y situaciones, grandes y pequeñas, en las que esta metodología puede ser aplicada. Hablaré sobre cada uno de los pasos en un ambiente de estudio de diseño, cómo implementarlos y medir los resultados.

Encontrémonos aquí la próxima vez para conocer el paso 1, Seiri, y aprender cómo deshacerse del desorden, sin sentirse culpable! :-)

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: Definir metas y expectativas claras.

Últimamente he tenido diferencias de opinión con algunas personas, acerca de cómo liderar un equipo de diseño. Quiero presentar a la comunidad una situación y recibir algunos comentario que me permitan saber si estoy en lo cierto.

Digamos que usted tiene un estudio de diseño o lidera un equipo dentro de alguna compañía. Digamos que usted acaba de contratar un nuevo diseñador. Un diseñador muy pilo. Digamos que a este diseñador se le asigna un grupo de tareas que tienen que ver con aprender un nuevo software o manejar una nueva tecnología que no ha manejado antes. Él expresó su desconocimiento en el tema desde el proceso de selección.

Los estándares o metas finales están claros en su cabeza. Usted sabe exactamente qué es lo que espera del diseñador.

La pregunta es: Cómo hace usted para que este diseñador vaya de no saber cómo hacer el trabajo a entregarlo tal como usted lo quiere?


Algunos podrían decir que si el diseñador es tan pilo como parece, debería deducir todo por sí mismo. Ahora, desde mi punto de vista, hay tres cosas que debe deducir:

- Uno, cómo manejar el software/nueva tecnología.
- Dos, los estándares que tiene que cumplir.
- Tres, cuánto tiempo puede usar para llegar al nivel de desempeño esperado.

Hasta ahora están de acuerdo conmigo?


Nuevas preguntas: Qué pasaría si usted (el líder) no le da información al diseñador sobre una de las tres cosas? Es más, qué pasaría si usted no le da información sobre ninguna? Qué probabilidades habría de que el diseñador cumpla con sus criterios? Usted esperaría que cumpliera?

Créanlo o no, me encontré con esta situación recientemente.


Esto es lo que yo pienso:

Punto uno, sí, el software y las nuevas tecnologías normalmente traen manuales y sí, hay foros en línea donde uno puede hacer sus preguntas y obtener alguna guía. Sería esto suficiente?

Sería razonable pedirle a uno de los diseñadores del equipo que le ayude? Sería razonable que usted invierta algo de su tiempo para explicarle lo básico? Cree usted que esto le ayudaría al diseñador a llegar al nivel requerido más rápido? Yo diría que sí, no?


Punto dos, podría el diseñador deducir lo que usted espera de él? Digamos que es tan valiente que le preguntó directamente y usted lo ignoró porque ponerse a explicarle tomaba mucho tiempo. Aún así usted esperaría que él sepa cómo tiene que presentar el trabajo?

De nuevo, sería razonable pedirle a otro diseñador del equipo que le explique cuáles son los estándares que hay que cumplir? O que usted invierta un poco de su tiempo con él, para aclarárselo? Ayudaría esto a que el diseñador cumpla con las expectativas? Yo diría que sí, no?


Punto tres, sería el diseñador capaz de adivinar cuál sería un tiempo razonable para llegar al nuvel de desempeño esperado? Podría cualquier persona en este situación hacerlo?

Cree que le ayudaría si usted le informa claramente cuándo espera ver resultados? Cree que ayudaría si usted plantea un cronograma con pasos o pequeñas metas para que se cumplan en un tiempo determinado? Yo diría que sí, no?


En este punto yo creo que ustedes ya han captado mi idea. Usted no puede esperar que alguien que es nuevo en un trabajo adivine cómo tiene que hacer las cosas. Especialmente si la persona se acaba de graduar de la universidad.

Usted necesita darle a esta persona las herramientas, todas las herramientas disponibles, para que esta persona logre llegar al nivel esperado lo más pronto posible. Usted debe informar los estándares que el proyecto debe cumplir y debe ser muy claro sobre los plazos de entrega, cronogramas y espectativas. Punto.

Evitemos la mentalidad del “pañito de agua tibia” y comencemos a crear verdaderos equipos de diseño. Invirtamos tiempo entrenando a nuestra gente para que puedan ser más productivos ahora y a largo plazo de forma que podamos entregar mejores proyectos.

Si nuestra agenda es tan apretada, deleguemos! De seguro hay otros diseñadores que estarían felices de ayudar y guiar al nuevo! No están de acuerdo? No irían ustedes tan lejos como decir que la actitud del líder que he descrito es “negligente”?

Me encantaría recibir algunos comentarios y saber lo que piensa la comunidad. Existen personas que pueden “adivinar” cómo debe quedar un trabajo? Serían exitosos si le pusieran más “esfuerzo”? Hay algo que no estoy viendo?

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Diseñadores entérese: Sistemas de archivo.

Cuando su operación comienza a ir bien y hay más y más clientes con nuevos proyectos, ud verá dos cosas:

1. Ud necesita llevar un registro de su trabajo, casi siempre, archivos digitales y otros materiales y...
2. Ud necesitará una forma fácil de identificar y encontrar dichos materiales.

Como lo he mencionado en anteriores blogs, es crucial llevar un registro de sus proyectos en una base de datos o alguna clase de sistema de registro. Dicho sistema debería contener información acerca de la ubicación de los archivos digitales de cada proyecto y estos archivos deben estar organizados de forma clara en esa ubicación.

Este es mi método:

Yo organizo archivos por cliente, así que primero decido cuál es el criterio más grande para dividirlos, por ejemplo "país" y creo una carpeta para cada país con el que trabajo. Dentro de cada folder creo carpetas para cada uno de los clientes de ese país. Luego, dentro de la carpeta de cada cliente, creo nuevas carpetas de acuerdo con nuevos criterios, por ejemplo, tipos de productos, tamaños, medios... Aquí va un ejemplo:

Es crucial ser consistente con su sistema de archivo y entrenar al personal para que archiven correctamente. Esto ahorrará tiempo precioso cuando se está tratando de ubicar los archivos de algún proyecto en particular (o cuando tiene un cliente furioso en el teléfono, diciendo que ud puso mal la tabla nutricional en el empaque) y también esto es muy valioso cuando comience a implementar un sistema automático de backup.

Sobra decir que hacer backup de sus archivos es imperativo no sólo para tener acceso a ellos, sino para asegurar su protección contra el plagio. Hay múltiples dispositivos de almacenamiento e incluso hay compañías que se encargan de realizar esos procesos.

Ahora, ud debe crear una forma para nombrar sus archivos digitales. Por ejemplo: CLIENTE_TIPO DE PRODUCTO_TEMA_TAMAÑO_VERSION. "empaque_fresa.ai" simplemente no provee suficiente información.

También encontré que guardar las versiones anteriores en archivos separados es útil cuando los clientes no deciden claramente qué versión es la que desean. Aunque algunas veces esto puede usar espacio en el disco duro, ud puede borrar las que no fueron seleccionadas, una vez el cliente tome una decisión.

Para ayudarse ud y a su personal a acordarse de guardar todos los materiales de un proyecto, tanto físicos como digitales, sugiero que use listas de verificación que describan el proceso detalladamente.

Estos dispositivos cognitivos ayudan a que la persona haga seguimiento de todos los pasos que deben seguir para terminar un proyecto y archivarlo efectivamente. Yo soy bastante olvidadiza y estas listas me ha ayudado a mantenerme al tanto de todo y controlar una operación de diseño grande.

Es útil archivas las listas con los materiales del proyecto. Por ejemplo, ud puede tener una lista para verificar los materiales que el cliente envía y revisar que toda la información necesaria está incluida y otra que describa el proceso interno de diseño.

Las listas de verificación requieren una planeación cuidadosa, no es bueno tener tantas listas que se le vaya a uno el día llenándolas, sólo las necesarias para asegurarse de que todo está bajo control.

Si su operación es más grande, como parte de un departamento de diseño, podrían haber listas para diferentes partes de los proyectos, o listas para comunicarse con otros departamentos, así que analice su proceso antes de implementar demasiados controles.

Si el departamento apenas está empezando, comience con algo pequeño, puede ser una lista para controlar una pequeña parte del proceso. Evite usar listas electrónicas en un principio. Descubrí que las listas electrónicas sólo funcionarán si han sido probadas antes en lápiz y papel.

Se trata de tener el control de la operación y tener información de lo que está pasando con cada uno de los proyectos y sus materiales, pero haga que sea simple.


En resumen:

• Almacene los archivos digitales en carpetas fácilmente indentificables.


• Almacene materiales físicos en carpetas identificables también.


• Sea inteligente al nombrar sus archivos. Piense en que más adelante pueda reconocer de qué se trata sin tener que abrirlo.


• Genere listas de verificación para añadir puntos de control en ciertos pasos del proceso.

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Diseñadores entérense: Liderazgo.

Cuando inicié mi carrera como diseñadora, jamás imaginé que yo podría tener tal impacto en la gente que trabajaba conmigo o para mí, y descubrí que para mí, liderar un equipo de diseñadores es de hecho, más gratificante que diseñar como tal.

Encontré que lo más importante es llegar a un punto en el que confiamos los unos en los otros, como personas y como compañeros de trabajo, un punto en el que existe una cultura de responsabilidad, apropiamiento y pertenencia.

Para mí, es importante que nos entendamos como personas, porque inevitablemente esta dinámica se reflejará en nuestra relación laboral. Es cierto que lo personal y el negocio no se deben juntar, pero acaso no es mucho mejor (y más productivo) cuando a uno le cae bien la gente con la que trabaja? Aún lidiar con situaciones estresantes se hace más fácil cuando el equipo tiene una dinámica genial.


Así que aquí van algunas cosas que he descubierto:

Aún si ud es el líder, el gerente o coordinador de diseño, recuerde que liderar no significa ladrar órdenes a su personal. Acérquese, sea uno de ellos, trate de entender sus motivaciones, sus habilidades y sus defectos, de forma que pueda asignar tareas de acuerdo con ellos.

Sea un compañero, póngase la camiseta, sea alguien en quien ellos pueden confiar y transmita su conocimiento con generosidad. Cree un ambiente donde la expresión creativa y la diversión son aceptadas, pero también sea claro sobre cuándo es tiempo de ponerse serios y cumplir con los plazos de entrega. Lidere como le gustaría ser liderado.

Permita que su personal lleve algunos proyectos, se encarguen de tareas y lideren a otros miembros del equipo. Haga esto paulatinamente y una vez que conozca sus habilidades. Verifique que ellos quieren hacerlo. La mayoría de los diseñadores se sienten muy bien de ser considerados con confianza y harán todo lo posible por hacer un excelente trabajo. Igualmente, ésto le permitirá delegar más tareas y lentamente ir empoderando a su gente, lo que resonará en un ambiente de trabajo mejor, más productivo.

Sinembargo, sepa mientras ud escucha sus opiniones y les permite tener una voz, ud necesita liderar con sus elecciones y en últimas, ud decide.

Trate de no resolver todos sus problemas, guíelos para que ellos puedan resolverlos por sí mismos. Aliéntelos para que piensen en alternativas de solución antes de hablar con ud, de forma que las puedan discutir juntos. No tema equivocarse, más bien haga que el error se convierta en una oportunidad para que todos aprendan.

Asegúrese de retroalimentar constantemente lo positivo y lo negativo, cree espacios para esta retroalimentación, hágalo adentro de la oficina y por fuera. Una actividad de entretenimiento está bien de vez en cuando.

Finalmente, es importante comunicar la dirección de la empresa a su personal. Una vez que ellos saben cómo su trabajo se traduce en el esquema global de la estrategia, ud verá que la mayoría se sienten más comprometidos con el trabajo y el crecimiento de la empresa.

Establezca metas razonables, indicadores de gestión y sea disciplinado con la colecta de información necesaria para medirlos. Es más, delegue esta responsabilidad a su equipo.

Yo he tenido una experiencia muy gratificante (aunque corta) liderando personas y he sido muy afortunada de haber tenido excelentes líderes como ejemplo. Mi personal se hizo cargo de responsabilidades que nunca pensaron que tendrían y se convirtieron en buenos líderes en sí mismos.

Me encanta el impacto positivo que tuve en sus vidas y estoy trabajando para ser una mejor líder y seguir creciendo.

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Diseñadores entérense: Tecnología y suministros.

Para manejar un estudio de diseño o un departamento de diseño, ud necesita saber qué clase de equipos necesitará y los suministros que utilizará día a día.

Si ud apenas está empezando, decida el alcance de su operación, piense en el tipo de actividades que realizará, de forma que pueda asignar un presupuesto para sus equipos. Intente determinar en cuánto tiempo tendrá que actualizar su hardware y software y considere esto cuando esté cuadrando su presupuesto actual y el de los próximos meses y años.

Adicionalmente, sepa que la tecnología avanza demasiado rápido ahora. Suscríbase a una revista de tecnología o a boletines online (newsletters) y esté constatemente pendiente de nuevos desarrollos que puedar hacer que su trabajo sea más efectivo o de nuevas cosas que pueda ofrecer a sus clientes. Uno genial es Macworld. Participar en algunos foros online de tecnología como en Ecademy u otras plataformas es también una excelente forma de mantenerse actualizado, así como entablar diálogos con diferentes personas en dichos foros.

Items menos caros como suministros generales de oficina también necesitan ser considerados. Mida su uso y, a menos que tenga un presupuesto ilimitado, trate de reciclar y sacarles el jugo. Uno no siempre sabe cuándo se le van a acabar los cartuchos o el papel glossy.

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Diseñadores entérense: Líneas de producción.

Una vez que se ha completado el proceso de diseño, éste va a producción. Así sea impresos, empaques o diseño de producto, ud necesita tener conocimiento del proceso de producción, en detalle.

Usualmente los proveedores están felices de ayudar, ellos explicarán las especificaciones (incluso compartirán plantillas) y sugerirán mejores maneras de manejar el diseño para sacar lo mejor de él y del proceso. Este conocimiento le dará mayor autoridad para tratar temas de diseño con los clientes, así como evitar problemas potenciales durante la producción. Si es posible, pase un par de días en la fábrica o línea de producción, con el fin de entender el proceso en detalle. Haga muchas preguntas.

Busque objetos que hayan sido producidos con la misma técnica y evalúe qué tanto puede expandir los límites del diseño. Averigüe la cantidad de items que pueden ser producidos y el presupuesto. Estos factores pueden tener un rol preponderante en cómo debe ser el diseño, por ejemplo, se pueden producir dos diseños diferentes al mismo tiempo? Hay un número limitado de colores disponibles, de acuerdo con el precio? Cuál es la cantidad mínima/máxima que se puede producir en un tiempo predeterminado?

También es buena idea crear dummies o modelos, especialmente en diseño de producto o de empaques.

A pesar de todo lo anterior, clarifique responsabilidades con su cliente y sus proveedores. Aún cuando estoy diciendo que ud debe tener un conocimiento del proceso de producción, considere que las especificaciones, requerimientos legales y otros temas de diseño están a cargo del proveedor.

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Diseñadores entérense: Servicio al cliente.

Algo para considerar en todo negocio es su relación con sus clientes. Nosotros los diseñadores con frecuencia pensamos que el mundo no nos entiende, que los clientes no hablan el lenguaje del diseño... Piénselo de nuevo: Somos nosotros los que tenemos que hablar su lenguaje.

Hablar su lenguaje? No es tan difícil como parece, yo encontré que el secreto está en saber escuchar. Tómese el tiempo de sentarse y averiguar qué es lo que el cliente espera de ud y viceversa.

El sistema de registro que mencioné en un blog anterior será su mejor aliado porque le permitirá tener información real en todo momento, ud sabrá el estado de cada proyecto, si ya fue enviado, facturado, cuáles fueron los términos, etc. Tener información precisa al instante es muy valioso para los clientes y será un punto diferenciador de la competencia.

También, cuando el proyecto está en manos del cliente, asegúrese de hacerle seguimiento, hágale saber que ud está disponible para resolver cualquier duda y que a ud le interesa lo que tenga que decir. Si puede, asista a seminarios de negociación y aprenda cómo manejar clientes difíciles. Es importante también saber decir no y guiar a sus clientes hacia la mejor solución de diseño, una con la que ellos se sientan felices y que no comprometa los principios del diseño.

Recuerdan que mencioné hablar el lenguaje del cliente? Bueno, ud necesita también ser consciente de la forma en que ud se expresa, esto implica, su gramática, ortografía y la forma en que ud presenta ideas.

Esto es particularmente importante cuando se envían emails y se explican temas de diseño por escrito. Es muy fácil que un cliente se confunda cuando recibe un email que no está bien escrito, porque se asume que él sabe lo mismo que uno. Revise qué tanto detalle quiere incluir, muy poco detalle y tal vez ud no logre transmitir efectivamente su mensaje; mucho detalle y es posible que su cliente resulte confundido.

La gramática y la ortografía hablan de su profesionalismo, su atención al detalle, así que sea consciente de la imagen que ud está proyectando. Revise que los emails no tengan errores antes de enviarlos, y asegúrese de que su personal hace lo mismo.

Llame a sus clientes periódicamente para informarles el estado del proyecto. Ellos nunca deberían tener que llamarlo a ud. Sea estricto sobre el cumplimiento de plazos y fechas de entrega y sobre pase las expectativas de su cliente.

Recuerde, los clientes son los que pagan las cuentas, así que trátelos como le gustaría que sus proveedores lo trataran a ud, póngase en sus zapatos... encontrará que sus clientes se convertirán en sus amigos y sus mejores referencias.

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Diseñadores entérense: Medir el tiempo.

Alguna vez le ha pasado que al final del día piensa "Trabajé mucho todo el día y de todas formas siento que no hice nada!". Bueno, tal vez es momento de empezar a medir los tiempos.

En mi experiencia encontré que hay varias clases de actividades, por ejemplo, actividades de valor agregado como planeación estratégica, actividades rutinarias como facturación o ingresar información en un sistema de registro, actividades cansonas sin valor agregado como quemar CDs para otras personas y actividades personales como breaks, almuerzo, charlas en los pasillos, para nombrar algunas.

Es importante saber cuánto tiempo está invirtiendo en estas actividades. Por qué? Aquí hay algunas razones:

- Porque puede ser que ud esté gastando demasiado tiempo en actividades que no agregan valor a su organización.

- Porque es posible que haya actividades que ud puede delegar a sus empleados, lo que no sólo los empodera, sino que libera tiempo para que ud realice actividades más estratégicas.

- Porque puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, ud puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

- Porque ud necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

- Porque ud puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando ud sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, ud obtiene una visión más amplia de su negocio.


Así es como yo lo hago:

- Primero, incluya al personal, de forma que la recolección de datos sea lo más precisa posible.

- Haga una lista de todas las actividades que ud y su personal realizan. Incluya todo, desde reuniones creativas hasta fumarse un cigarrillo, desde el momento en que entra a la oficina, hasta que se va en la tarde. No deje nada por fuera.

- Asigne categorías a cada actividad, por ejemplo, una reunión creativa o una reunión con un cliente podrían ser "reuniones" o "estrategia". Depende de sus necesidades y actividades particulares.

- Cree una tabla de Excel para ingresar la información con fecha y hora y cuánto tomó cada actividad, por ejemplo:

Ud puede hacer que Excel calcule el tiempo utilizado en cada categoría y tarea. Una vez haya recolectado suficiente información, puede empezar a analizarla.

- Cuando haya sumado el tiempo al final de un periodo predeterminado, por ejemplo, unas semanas o un mes, ud puede comenzar a tomar algunas decisiones.

Dependiendo de cuántas personas trabajan para ud o su plan estratégico, quizás ud quiera comenzar con sus propias actividades y luego empezar a medir las de su personal de acuerdo con sus funciones, por ejemplo, primero los diseñadores gráficos, luego los de ventas... ud decide, ud define el criterio.

La primera vez que usé este método encontré que el 40% de mi tiempo era usado escaneando fotos y quemando CDs para otras personas (Éramos el único departamento de la empresa que tenía quemadoras de CD y escáner en aquellos días de antaño). Esto me llevó a sugerirle a mi jefe que tal vez alguien más (su asistente?) podría encargarse de tales actividades si él invertía un poco de dinero en el hardware, lo que me permitiría usar ese tiempo valioso atiendiendo las necesidades de los clientes.

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Diseñadores, entérense: Para diseñar no sólo hay que saber diseñar.

Hola, Gente!

Soy una diseñadora industrial colombiana, residente en Bogotá. Hace algunos meses empecé a escribir acerca de mi experiencia profesional en un blog que hasta el momento era escrito sólo en inglés (Blogging in Bogotá: A designer's journal). Ahora me dispongo a traducirlo a mi lengua para hacerlo disponible para mis colegas latinoamericanos.

Como diseñadora recién egresada, solía pensar que el diseño era creatividad, forma, color, inspiración... y que eso era todo lo que necesitaba saber. Estaba equivocada. El diseño, como casi todo, es un negocio y necesita que se le trate como tal.

Como coordinadora de diseño de planta, aprendí muchas de las cosas del día a día que suceden en el negocio del diseño, aparte de diseñar como tal. He escrito una serie de artículos dirigidos a diseñadores jóvenes, con el fin de que sepan que para diseñar se necesita más que diseñar y abrir un diálogo donde se comience a pensar en las diferentes ramas del diseño como gerencia de diseño o consultoría de diseño. Áreas en las que no necesariamente se diseña.

Creo que algunos lectores pueden ser diseñadores de mayor experiencia para quienes esta información puede resultar redundante, incompleta o inocente. Sinembargo, como blogging se trata de compartir información, pensé en compartir algo de mi experiencia, tal vez inspirar a algunos jóvenes y recibir comentarios de la comunidad.

Todos las opiniones serán bienvenidas!