Sunday, January 21, 2007

Diseñadores entérese: Sistemas de archivo.

Cuando su operación comienza a ir bien y hay más y más clientes con nuevos proyectos, ud verá dos cosas:

1. Ud necesita llevar un registro de su trabajo, casi siempre, archivos digitales y otros materiales y...
2. Ud necesitará una forma fácil de identificar y encontrar dichos materiales.

Como lo he mencionado en anteriores blogs, es crucial llevar un registro de sus proyectos en una base de datos o alguna clase de sistema de registro. Dicho sistema debería contener información acerca de la ubicación de los archivos digitales de cada proyecto y estos archivos deben estar organizados de forma clara en esa ubicación.

Este es mi método:

Yo organizo archivos por cliente, así que primero decido cuál es el criterio más grande para dividirlos, por ejemplo "país" y creo una carpeta para cada país con el que trabajo. Dentro de cada folder creo carpetas para cada uno de los clientes de ese país. Luego, dentro de la carpeta de cada cliente, creo nuevas carpetas de acuerdo con nuevos criterios, por ejemplo, tipos de productos, tamaños, medios... Aquí va un ejemplo:


Es crucial ser consistente con su sistema de archivo y entrenar al personal para que archiven correctamente. Esto ahorrará tiempo precioso cuando se está tratando de ubicar los archivos de algún proyecto en particular (o cuando tiene un cliente furioso en el teléfono, diciendo que ud puso mal la tabla nutricional en el empaque) y también esto es muy valioso cuando comience a implementar un sistema automático de backup.

Sobra decir que hacer backup de sus archivos es imperativo no sólo para tener acceso a ellos, sino para asegurar su protección contra el plagio. Hay múltiples dispositivos de almacenamiento e incluso hay compañías que se encargan de realizar esos procesos.

Ahora, ud debe crear una forma para nombrar sus archivos digitales. Por ejemplo: CLIENTE_TIPO DE PRODUCTO_TEMA_TAMAÑO_VERSION. "empaque_fresa.ai" simplemente no provee suficiente información.

También encontré que guardar las versiones anteriores en archivos separados es útil cuando los clientes no deciden claramente qué versión es la que desean. Aunque algunas veces esto puede usar espacio en el disco duro, ud puede borrar las que no fueron seleccionadas, una vez el cliente tome una decisión.

Para ayudarse ud y a su personal a acordarse de guardar todos los materiales de un proyecto, tanto físicos como digitales, sugiero que use listas de verificación que describan el proceso detalladamente.

Estos dispositivos cognitivos ayudan a que la persona haga seguimiento de todos los pasos que deben seguir para terminar un proyecto y archivarlo efectivamente. Yo soy bastante olvidadiza y estas listas me ha ayudado a mantenerme al tanto de todo y controlar una operación de diseño grande.

Es útil archivas las listas con los materiales del proyecto. Por ejemplo, ud puede tener una lista para verificar los materiales que el cliente envía y revisar que toda la información necesaria está incluida y otra que describa el proceso interno de diseño.

Las listas de verificación requieren una planeación cuidadosa, no es bueno tener tantas listas que se le vaya a uno el día llenándolas, sólo las necesarias para asegurarse de que todo está bajo control.

Si su operación es más grande, como parte de un departamento de diseño, podrían haber listas para diferentes partes de los proyectos, o listas para comunicarse con otros departamentos, así que analice su proceso antes de implementar demasiados controles.

Si el departamento apenas está empezando, comience con algo pequeño, puede ser una lista para controlar una pequeña parte del proceso. Evite usar listas electrónicas en un principio. Descubrí que las listas electrónicas sólo funcionarán si han sido probadas antes en lápiz y papel.

Se trata de tener el control de la operación y tener información de lo que está pasando con cada uno de los proyectos y sus materiales, pero haga que sea simple.


En resumen:


  • Almacene los archivos digitales en carpetas fácilmente indentificables.

  • Almacene materiales físicos en carpetas identificables también.

  • Sea inteligente al nombrar sus archivos. Piense en que más adelante pueda reconocer de qué se trata sin tener que abrirlo.

  • Genere listas de verificación para añadir puntos de control en ciertos pasos del proceso.

Todos los comentarios serán bienvenidos!

2 comments:

Wilmer Moyano said...

Hola Carolina,
Volvi a tu Blog y me parecio bastante interesante y coherente tu forma de almacenar y organizar documentos digitales, lo importante en todo almacenamiento de archivos es que conserves la integridad de los mismos, todo almacenamiento archivistico debe cumplir dos reglas esenciales y toda organizacin sea la que sea debe llevarlas:
- Principio de procedencia: es decir quien lo generó
- Principio de antigüedad: es decir almacenarse por fechas, en el caso de los folios físicos se almacena de lo mas viejo a lo mas nuevo

De todos modos veo que logras bastante bien tu forma de organizacion te felicito por eso ya que no todos los profesionales se preocupan por hacerlo. Quizas lo unico que te puede hacer falta es la creacion de una pequeña base de datos que te recupere los documentos en texto completo, quizas te pudiera servir algun software libre para la creación de bibliotecas digitales, te recomiendo que mires estos dos: greenstone o Dspace.

Otra cosa que me parece importante es que este tipo de almacenamiento de tus documentos debe hacerse extensiva a las otras areas de tu empresa. Es importante que se creen politicas de gestión de documentos electrónicos para que todos se orienten por las mismas y no se creen metodos aislados de organizacion en cada computador. Esto quiere decir no solo en lo referente a los documentos que almacenas en tu computador sino a tus correos electrónicos, y nunca olvides crear las copias de seguridad de todo.

Busca en internet por Gestión electronica de documentos o tambien por gestion de documentos electrónicos, eso te puede orientar. O sino te funciona, contratas un bibliotecologo para que organice todo de manera técnica y segun los estandares :-)

Saludos y muchos exitos

Carolina Ayerbe said...

Excelente comentario, Wilmer! Mil gracias.