Diseñadores entérese: Sistemas de archivo.

Cuando su operación comienza a ir bien y hay más y más clientes con nuevos proyectos, ud verá dos cosas:

1. Ud necesita llevar un registro de su trabajo, casi siempre, archivos digitales y otros materiales y...
2. Ud necesitará una forma fácil de identificar y encontrar dichos materiales.

Como lo he mencionado en anteriores blogs, es crucial llevar un registro de sus proyectos en una base de datos o alguna clase de sistema de registro. Dicho sistema debería contener información acerca de la ubicación de los archivos digitales de cada proyecto y estos archivos deben estar organizados de forma clara en esa ubicación.

Este es mi método:

Yo organizo archivos por cliente, así que primero decido cuál es el criterio más grande para dividirlos, por ejemplo "país" y creo una carpeta para cada país con el que trabajo. Dentro de cada folder creo carpetas para cada uno de los clientes de ese país. Luego, dentro de la carpeta de cada cliente, creo nuevas carpetas de acuerdo con nuevos criterios, por ejemplo, tipos de productos, tamaños, medios... Aquí va un ejemplo:

Es crucial ser consistente con su sistema de archivo y entrenar al personal para que archiven correctamente. Esto ahorrará tiempo precioso cuando se está tratando de ubicar los archivos de algún proyecto en particular (o cuando tiene un cliente furioso en el teléfono, diciendo que ud puso mal la tabla nutricional en el empaque) y también esto es muy valioso cuando comience a implementar un sistema automático de backup.

Sobra decir que hacer backup de sus archivos es imperativo no sólo para tener acceso a ellos, sino para asegurar su protección contra el plagio. Hay múltiples dispositivos de almacenamiento e incluso hay compañías que se encargan de realizar esos procesos.

Ahora, ud debe crear una forma para nombrar sus archivos digitales. Por ejemplo: CLIENTE_TIPO DE PRODUCTO_TEMA_TAMAÑO_VERSION. "empaque_fresa.ai" simplemente no provee suficiente información.

También encontré que guardar las versiones anteriores en archivos separados es útil cuando los clientes no deciden claramente qué versión es la que desean. Aunque algunas veces esto puede usar espacio en el disco duro, ud puede borrar las que no fueron seleccionadas, una vez el cliente tome una decisión.

Para ayudarse ud y a su personal a acordarse de guardar todos los materiales de un proyecto, tanto físicos como digitales, sugiero que use listas de verificación que describan el proceso detalladamente.

Estos dispositivos cognitivos ayudan a que la persona haga seguimiento de todos los pasos que deben seguir para terminar un proyecto y archivarlo efectivamente. Yo soy bastante olvidadiza y estas listas me ha ayudado a mantenerme al tanto de todo y controlar una operación de diseño grande.

Es útil archivas las listas con los materiales del proyecto. Por ejemplo, ud puede tener una lista para verificar los materiales que el cliente envía y revisar que toda la información necesaria está incluida y otra que describa el proceso interno de diseño.

Las listas de verificación requieren una planeación cuidadosa, no es bueno tener tantas listas que se le vaya a uno el día llenándolas, sólo las necesarias para asegurarse de que todo está bajo control.

Si su operación es más grande, como parte de un departamento de diseño, podrían haber listas para diferentes partes de los proyectos, o listas para comunicarse con otros departamentos, así que analice su proceso antes de implementar demasiados controles.

Si el departamento apenas está empezando, comience con algo pequeño, puede ser una lista para controlar una pequeña parte del proceso. Evite usar listas electrónicas en un principio. Descubrí que las listas electrónicas sólo funcionarán si han sido probadas antes en lápiz y papel.

Se trata de tener el control de la operación y tener información de lo que está pasando con cada uno de los proyectos y sus materiales, pero haga que sea simple.


En resumen:

• Almacene los archivos digitales en carpetas fácilmente indentificables.


• Almacene materiales físicos en carpetas identificables también.


• Sea inteligente al nombrar sus archivos. Piense en que más adelante pueda reconocer de qué se trata sin tener que abrirlo.


• Genere listas de verificación para añadir puntos de control en ciertos pasos del proceso.

Todos los comentarios serán bienvenidos!