Tuesday, October 30, 2007

Herramienta para Medir el Tiempo

Como la mayoría de los diseñadores, yo odiaba a Excel. Pero un día el mejor jefe que tuve (un ingeniero) me introdujo al maravilloso mundo de las hojas de cálculo.

Excel es una herramienta muy poderosa cuando uno ya la maneja. No es que yo sepa mucho, pero he desarrollado algunas herramientas para llevar el control del tráfico de diseños y del tiempo. El año pasado escribí sobre medir el tiempo y mencioné brevemente cómo hacerlo.

Hoy quiero profundizar y compartir con ustedes una herramienta que creé para registrar y medir el tiempo y las actividades que uno hace diariamente.

Es muy simple, con ella se puede:

· Establecer categorías para sus actividades.
· Saber cuánto tiempo está gastando en dichas actividades, y filtrarlas por categorías.
· Descubrir si está gastando tiempo en actividades que no agregan valor o no tienen que ver con el negocio.
· Descubrir si hay tareas que pueda delegar, empoderando a sus empleados.
· Medir cuántas horas en total está usted en la oficina.

También como dije en el artículo que mencioné:

Puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, usted puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

Usted necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

Puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando usted sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, usted obtiene una visión más amplia de su negocio.


Así que sin más preámbulos, aquí va la herramienta y las instrucciones:

Yo la llamo mi hoja de “Seguimiento de Actividades”. Puede bajar el archivo de Excel aquí. Este es el archivo que uso y en este momento tiene información de ejemplo, sobre cinco días de actividades. Siéntanse en libertad de borrar eso y llenarlo con su propia información!


Es básicamente una tabla con los siguientes campos: Mes, Día, Inicio, Duración, Categoría, Descripción, Observaciones.

Mes: Campo de texto. Me gusta llenarlo con “00-mmm” donde “00” es el número del mes (por ejemplo junio será 06) y “mmm” son las tres primeras letras del nombre del mes. Por qué? Porque esto me permite ordenar por el número del mes, en lugar del nombre, así enero siempre estará al principio, por ejemplo.

Día: Campo de fecha/hora. Escriba el número del día.

Inicio: Campo de fecha/hora. Escriba la hora del día en la que inició esa tarea, en formato de 24 horas.

Duración: Campo de fecha/hora. Es una fórmula donde la duración de la actividad es calculada por la hora de inicio de la siguiente actividad, menos la hora de inicio de la actividad anterior/actual. En la imagen la fórmula para la primera celda de duración sería =C4-C3 y luego esa se copia hacia abajo en la columna D.

Categoría: Campo de texto. Usted define las categorías de las actividades. En este ejemplo, definí siete categorías, donde hay una llamada “Break” en la que pongo los descansos, las onces y los almuerzos.

Descripción: Campo de texto. Brevemente describa el nombre de la tarea. Yo uso el mismo nombre para la misma actividad, por ejemplo, siempre escribo “Base de datos empaques” para esa actividad en particular, en lugar de usar diferentes nombres.

Observaciones: Campo de texto. Si desea añadir alguna otra información.


Ahora las instrucciones:

· Los datos se deben registrar minuto a minuto, cada vez que cambia de actividad, necesita ir al archivo y registrar la información. Esto es clave, y se necesita ser muy disciplinado y riguroso.

· La última actividad del día se llama “Salida”. Sólo se escribe la hora de inicio (o sea la hora a la que salió), pero se debe borrar la fórmula en la celda de “Duración” para esta actividad. Debe quedar en blanco.

· Cuando el día termina, me gusta usar la celda de “Observaciones” de la actividad “Salida” para sumar el total de horas que estuve en la oficina ese día. Esto es simplemente una fórmula SUM que suma la duración de todas las actividades. Por ejemplo, para este día en particular, estuve en la oficina nueve horas y media.


· Hay otra hoja en el archivo de Excel, llamada “PT%” donde puse una tabla dinámica que me dirá cuánto tiempo (en porcentaje, aunque fácilmente se puede cambiar a horas) he ocupado en cada categoría (o tarea, las tablas dinámicas son eso, dinámicas, y uno puede cambiar los campos fácilmente).


· También puse una hoja con una gráfica que muestra esos mismos tiempos.


Chévere, no? Bueno, yo creo que sí. Déjenme comentarios si tienen ideas sobre cómo mejorar esta herramienta o si tienen alguna pregunta!

Tuesday, October 23, 2007

Recursos de Diseño: Dos artículos.

Aquí van dos artículos que leí esta semana en la revista How, y que quiero compartir con ustedes (en inglés):

Consígase una vidae (Y otros remedios para la atrofia creativa) por Jenny Pfalzgraf.
Cuando los impulsos creativos son pocos y esporádicos, los diseñadores con frecuencia buscan fuentes externas para darse un empujón. Así sea caminar por las montañas, hacerse un tatuaje o llevar la iguana mascota a la oficina, esta libertad para explorar al niño interior, alimenta su capacidad para el negocio.

La prueba está en el proceso por George Shaw
Un profesor una vez me dijo, “Cualquiera puede ser creativo cuando está teniendo un buen día. Si quiere ganarse la vida diseñando, tiene que ser creativo en los días en los que el carro se le vara y la esposa lo deja”. Yo creí que él quería que yo escuchara música country, pero al final me di cuenta de qué estaba hablando.

Todos los comentarios serán bienvenidos.

Monday, October 22, 2007

Recursos de diseño: Coroflot.com

Un lugar donde se juntan los diseñadores!



Coroflot.com es una comunidad online dedicada a todas las ramas del diseño, en la que los diseñadores pueden darse a conocer al:

· Cargar su hoja de vida.
· Cargar su portafolio.
· Unirse a grupos de discusión (Como D Colombia).
· Buscar empleos (En el exterior, más que todo).
· Comentar sobre el trabajo de otros diseñadores.
· Hacer redes de contactos.

Si usted es un diseñador, tiene que estar aquí.

Yo de hecho he usado esta página para reclutar diseñadores aquí en Colombia y cada día se hace más popular, así que tómese el tiempo de publicar su información aquí. Yo he sido miembro desde hace años.

Como diseñadores colombianos (y latinoamericanos) debemos estar juntos, ayudarnos y promover el diseño de esta parte del planeta. Coroflot.com es un lugar genial para empezar a hacerlo.

Germán Salamanca ya había comentado sobre este sitio el año pasado, pero Coroflot ha sufrido muchos cambios en este año, así que vale la pena darle una mirada e inscribirse si no lo ha hecho.

Todos los comentarios son bienvenidos!

Monday, October 15, 2007

Eventos Latinoamericanos de Diseño

Como segundo post de hoy, quiero contarles que mi amigo Leonardo Mora llamó mi atención con tres eventos relacionados con el diseño en Latinoamérica.

Design Fest, en Guadalajara, México.


El XVIII Encuentro Nacional de Escuelas de Diseño Gráfico, en Aguascalientes, México.


El Encuentro Latinoamericano de Diseño, en Buenos Aires, Argentina, que ya pasó para este año, pero ya se planea para el 2008.




Será que algún día hay chance de hacer cosas como éstas en nuestro país?
Tal vez algunos de nuestros diseñadores quieran asistir!
Todos los comentarios serán bienvenidos!

Cómo puedo…?

El otro día estaba oyendo un programa de radio y una de las personas citó una pregunta que me hizo pensar acerca de la actitud de los diseñadores colombianos, hacia el diseño y el trabajo en general.

Cómo puedo….?

Yo no creo haber tenido tanta experiencia con el diseño como quisiera. Aún así, no es secreto que tengo la impresión de que muchos diseñadores colombianos (y algunos latinoamericanos, tal vez?) sufren de “mentalidad tercermundista” o “mentalidad poquita”, en la que básicamente vivimos y trabajamos por defecto.

Esto fue especialmente evidente cuando fui al Décimo Salón de Diseño de mi universidad, hace algunas semanas.

Y se dicen “suertudos” si pueden conseguir un empleo. Un empleo, que la mayoría de las veces, está muy mal pagado en nuestro país. Creo que es fácil que los diseñadores jóvenes entren en estado de auto-compasión en el que circunstancias externas son las que definen su futuro como personas y profesionales.

Y entonces están esperando a que alguna compañía les ofrezca trabajo, esperando el golpecito de suerte, básicamente esperando a ver si las estrellas se alinean para que ellos puedan tener una mejor calidad de vida y de pronto… de pronto, puedan perseguir sus sueños.

Así que… de vuelta al programa de radio que estaba escuchando. Cómo puedo…? Y complete la frase usted mismo!

Cómo puedo agregar valor a esta compañía?
Cómo puedo hacer que mi portafolio sea más atractivo?
Cómo puedo ser diferente a otros diseñadores?
Cómo puedo hacer dinero?
Cómo puedo hacer que el trabajo sea más efectivo y más fácil?
Cómo puedo ayudar a que este cliente alcance sus objetivos?
Cómo puedo hacer que este logo sea diferente?
Cómo puedo ver este problema desde otra perspectiva?
Cómo puedo hacer que este proyecto sea innovador?
Cómo puedo ofrecer mejores propuestas?
Cómo puedo aprender más y crecer profesionalmente?
Cómo puedo estimular mi creatividad?
Cómo puedo cambiar?
Cómo puedo ser la persona que quiero ser?
Cómo puedo obtener ese puestazo en la súper empresa?




La lista continúa! Se dio cuenta de algo? Esta pregunta inmediatamente lleva al cerebro a pensar soluciones! Es una actitud completamente diferente a “Por qué no puedo conseguir empleo?”.

Espero algunos comentarios y más preguntas “Cómo puedo…?”. De seguro será divertido!

Monday, October 8, 2007

Aprenda a hablar inglés!

Como lo he dicho antes, los diseñadores latinoamericanos deben hablar inglés. Esto les abrirá muchas puertas.

Sin embargo, no traigo buenas noticias. Pienso que cuando se trata del inglés (o cualquier otro idioma extranjero), hay dos tipos de personas:

• Los que realmente tienen que trabajarle.
• A los que se les facilita.

La mala noticia es que desafortunadamente la mayoría está en el primer grupo. Estas personas realmente deben trabajar y ser disciplinados para aprender.

Hay básicamente dos formas (y media) de aprender inglés, en mi opinión:


Opción 1: Tome un curso.

Esto implica hacer todos los ejercicios y caminar la milla extra al meterse a cuanta actividad en inglés se pueda. Ver televisión en inglés (sin subtítulos) como las noticias y películas, escuchar música en inglés, ir a eventos culturales organizados por las embajadas o institutos de inglés.

Así que si se le mide al reto de ser consistente, constante y disciplinado, esta es una forma de hacerlo. Me permito recomendar al Consejo Británico y Wall Street Institute como dos buenas alternativas.

Desafortunadamente no conozco la primera persona que haya aprendido bien, con estos métodos, más por la persona y su disciplina, que por el método en sí. A lo sumo, llegan a “chapalear” en inglés.


Opción 2: Viaje al extranjero.

En lo que a mi respecta, esta es la forma más rápida y barata de aprender inglés. La mayoría de la gente piensa que es muy caro, pero les aseguro que siempre hay una forma de irse, y además si se compara lo que vale irse versus lo que uno puede pagar aquí, por aprender la mitad, es mejor irse.

Pase al menos seis meses aprendiendo. Recomiendo que se haga a través de algún instituto, para que haya alguna estructura en el aprendizaje.


Ahora viene el “y medio”:

Para aquellas personas especiales a quienes el inglés se les facilita (como yo, es un don) hay otra forma. La primera vez que fui a Estados Unidos, yo llevaba años hablando inglés. De hecho, yo aprendí en seis meses, cuando tenía como 12 años.

Cómo? Bueno, yo solía ser una TV-adicta, así que sólo mirando programas en inglés con closed captioning (subtítulos en inglés, para los sordos) yo aprendí a usar las expresiones, su contexto, la gramática y la pronunciación. Sí me ayudé con algunos textos escolares en inglés, para entender mejor la estructura del idioma.

Si usted es esta clase de persona, felicitaciones! Ahora todo lo que tiene que hacer es trabajarle, para que no se le olvide, vea TV, oiga programas y escriba en inglés a diario!

Aquí les boto un consejito: Cuando hablen inglés, no vocalicen tanto. En inglés no se vocaliza como en español, de hecho, ellos pueden hablar con la boca entrecerrada. Esto hará que suene más natural y menos latino.


Supongo que las ventajas de hablar inglés son obvias:

· Acceso a toneladas de información en la red y muchas otras fuentes como libros y boletines, sobre cualquier tema imaginable.
· Los podcasts y audiobooks están a su disposición.
· Puede unirse a redes de contactos en línea e intercambiar información con gente de todo el mundo.
· De estas redes, pueden surgir oportunidades de negocios interesantes.
· Acceso a las últimas noticias del mundo.
· Un gran plus para su hoja de vida.


Tengo un amigo inglés que está aprendiendo español y dice que como angloparlante, si él aprende español, podrá comunicarse con la mayor parte del planeta. Yo creo que tiene razón.

Y en pleno siglo 21, los diseñadores Colombianos (y Latinoamericanos) no se pueden dar el lujo de quedarse por fuera!

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Monday, October 1, 2007

Trabajos de diseño: 3 excelentes artículos

Como segundo artículo para el día de hoy quiero colocar aquí links a tres artículos de la revista How, que creo que son muy relevantes para los diseñadores de hoy:

Se necesitan creativos: Cómo prepararse para el mercado de empleos de hoy
Subiéndole el volumen: Etiqueta de teleconferencias
Cinco señales de que está en un empleo sin futuro

Disfrútenlos!

Recursos de Diseño: Springwise.com and Trendwatching.com

Esta semana les presento dos recursos que los diseñadores pueden usar para expandir su creatividad y estar al tanto de las últimas noticias del mercado.

Springwise.com


“Springwise y su red de 8000 buscadores de tendencias escanean el planeta en busca de ideas para nuevos negocios, entregando inspiración instantánea a mentes empresariales desde San Francisco hasta Singapur.

Springwise rastrea el globo buscando los negocios más prometedores, ideas y conceptos listos para adaptación, expansión, asociación, inversión o cooperación regional o internacional. Fervientemente siguiéndole la pista a más de 400 fuentes de negocios, así como observando las calles del mundo con cámara digital en
mano.”

Necesito decir algo más? En Springwise usted encontrará lo último, lo más loco, las ideas de negocios más inteligentes, de todas partes del mundo. Será:

· Una fuente de inspiración para diseñar.
· Una fuente de noticias y tendencias de diseño.
· Una fuente de ideas prácticas para implementar.


Dele una mirada y suscríbase al boletín! La última edición habló de:

Agencias de localización de productos buscan a YouTube
Mercadeo y Publicidad

Proyectos de software auspiciados por la gente
Media

Cero centavos por minuto Actualización
Telecomunicaciones & celulares / Mercadeo y Publicidad

Un sitio social para los adictos a la moda
Moda y Belleza

Máquinas expendedoras que usan energía solar
Eco & sostenibilidad / Alimentos y bebidas

Ayudando a la tercera edad a reubicarse
Vida

Amor gratis en la plazoleta de comidas
Mercadeo y Publicidad

Entierros eco-helados
Estilos de vida


Se pueden investigar ideas por fecha o industrial o incluso suscribir una idea que ud haya encontrado!


Trendwatching.com


“Trendwatching.com es una firma independiente que cubre tendencias, investigando el planeta en búsqueda de las tendencias de consumo más promisorias e ideas para nuevos negocios. Para los más grandes y los que están pendientes de lo último, confiamos en nuestra red de más de 8000 asesores en más de 70 países.

La mayoría de nuestros hallazgos son publicados en un Brief de Tendencias mensual que es enviado a más de 130.000 profesionales en más de 120 países. (…)Nuestros descubrimientos de tendencias ayudan a mercaderistas, presidentes, investigadores y cualquier persona interesada en el futuro de los negocios, consumismo, para que puedan crear nuevos productos y servicios para (o mejor aún, con) sus consumidores.”

En otras palabras, encuentran tendencias, les dan un nombre y luego les hacen seguimiento, buscando ejemplos que las ilustran. Algunas de las tendencias son:

5*STAR*LIVING
(AFTER) SPOILING DATE
BEING SPACES
BRAND SPACES
BRANDED BRANDS
COUNTER-GOOGLING
COUNTERVALS
CRIBTIMONIALS
CROWD CLOUT
CURATED CONSUMPTION
CUSTOMER-MADE

Visite su página de tendencias, para ver más!

Hacia allá se mueve el mundo, así que, diseñadores, entérense!

Todos los comentarios serán bienvenidos!