Tuesday, October 30, 2007

Herramienta para Medir el Tiempo

Como la mayoría de los diseñadores, yo odiaba a Excel. Pero un día el mejor jefe que tuve (un ingeniero) me introdujo al maravilloso mundo de las hojas de cálculo.

Excel es una herramienta muy poderosa cuando uno ya la maneja. No es que yo sepa mucho, pero he desarrollado algunas herramientas para llevar el control del tráfico de diseños y del tiempo. El año pasado escribí sobre medir el tiempo y mencioné brevemente cómo hacerlo.

Hoy quiero profundizar y compartir con ustedes una herramienta que creé para registrar y medir el tiempo y las actividades que uno hace diariamente.

Es muy simple, con ella se puede:

· Establecer categorías para sus actividades.
· Saber cuánto tiempo está gastando en dichas actividades, y filtrarlas por categorías.
· Descubrir si está gastando tiempo en actividades que no agregan valor o no tienen que ver con el negocio.
· Descubrir si hay tareas que pueda delegar, empoderando a sus empleados.
· Medir cuántas horas en total está usted en la oficina.

También como dije en el artículo que mencioné:

Puede ser que sea más efectivo contratar a un consultor para que se encargue de ciertas tareas que consumen tiempo. Incluso, usted puede pedir que algunos de sus proveedores absorban tales tareas, lo que hará que su operación sea más eficiente.

Usted necesita saber cuánto tiempo dura un proyecto típico, con el fin de planear de forma precisa las actividades y los precios.

Puede planear con anticipación sus actividades de forma de saber si necesitará ayuda externa para ese proyecto grande que se viene la próxima semana, o si tiene algo de tiempo libre para invertir en actividades de liderazgo con su personal. En otras palabras, cuando usted sabe cuánto tiempo toman los proyectos y cómo se organizan en un marco de tiempo, usted obtiene una visión más amplia de su negocio.


Así que sin más preámbulos, aquí va la herramienta y las instrucciones:

Yo la llamo mi hoja de “Seguimiento de Actividades”. Puede bajar el archivo de Excel aquí. Este es el archivo que uso y en este momento tiene información de ejemplo, sobre cinco días de actividades. Siéntanse en libertad de borrar eso y llenarlo con su propia información!


Es básicamente una tabla con los siguientes campos: Mes, Día, Inicio, Duración, Categoría, Descripción, Observaciones.

Mes: Campo de texto. Me gusta llenarlo con “00-mmm” donde “00” es el número del mes (por ejemplo junio será 06) y “mmm” son las tres primeras letras del nombre del mes. Por qué? Porque esto me permite ordenar por el número del mes, en lugar del nombre, así enero siempre estará al principio, por ejemplo.

Día: Campo de fecha/hora. Escriba el número del día.

Inicio: Campo de fecha/hora. Escriba la hora del día en la que inició esa tarea, en formato de 24 horas.

Duración: Campo de fecha/hora. Es una fórmula donde la duración de la actividad es calculada por la hora de inicio de la siguiente actividad, menos la hora de inicio de la actividad anterior/actual. En la imagen la fórmula para la primera celda de duración sería =C4-C3 y luego esa se copia hacia abajo en la columna D.

Categoría: Campo de texto. Usted define las categorías de las actividades. En este ejemplo, definí siete categorías, donde hay una llamada “Break” en la que pongo los descansos, las onces y los almuerzos.

Descripción: Campo de texto. Brevemente describa el nombre de la tarea. Yo uso el mismo nombre para la misma actividad, por ejemplo, siempre escribo “Base de datos empaques” para esa actividad en particular, en lugar de usar diferentes nombres.

Observaciones: Campo de texto. Si desea añadir alguna otra información.


Ahora las instrucciones:

· Los datos se deben registrar minuto a minuto, cada vez que cambia de actividad, necesita ir al archivo y registrar la información. Esto es clave, y se necesita ser muy disciplinado y riguroso.

· La última actividad del día se llama “Salida”. Sólo se escribe la hora de inicio (o sea la hora a la que salió), pero se debe borrar la fórmula en la celda de “Duración” para esta actividad. Debe quedar en blanco.

· Cuando el día termina, me gusta usar la celda de “Observaciones” de la actividad “Salida” para sumar el total de horas que estuve en la oficina ese día. Esto es simplemente una fórmula SUM que suma la duración de todas las actividades. Por ejemplo, para este día en particular, estuve en la oficina nueve horas y media.


· Hay otra hoja en el archivo de Excel, llamada “PT%” donde puse una tabla dinámica que me dirá cuánto tiempo (en porcentaje, aunque fácilmente se puede cambiar a horas) he ocupado en cada categoría (o tarea, las tablas dinámicas son eso, dinámicas, y uno puede cambiar los campos fácilmente).


· También puse una hoja con una gráfica que muestra esos mismos tiempos.


Chévere, no? Bueno, yo creo que sí. Déjenme comentarios si tienen ideas sobre cómo mejorar esta herramienta o si tienen alguna pregunta!