Diseñadores entérense: 5S Fase 2, Seiton (Organizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este post cubriré la segunda fase, Organizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los dos anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar

Empecemos donde nos quedamos. La semana pasada hablé de Seiri, seleccionar. Al final del ejercicio teníamos dos grupos de cosas:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Fase 2, Organizar

El propósito de esta fase es asignar el lugar idóneo para cada cosa.

- Se eliminarán desplazamientos innecesarios porque lo que se necesita está cerca.
- Encontrará las cosas fácilmente.
- Se reduce la posibilidad de error.
- Hay marcas visibles de dónde se deben colocar los objetos y su cantidad.
- Se establece la base para la estandarización.


Bueno, ahora sigamos con el ejercicio:

Paso 1: Clasifique
Piense en la frecuencia con la que usa cada objeto de acuerdo con los siguientes criterios:

- Frecuencia baja: Cosas que se usan mensualmente, pueden ser ubicadas lejos del área de trabajo.
- Frecuencia media: Cosas que se usan semanalmente, pueden ser ubicadas en las áreas adyacentes.
- Frecuencia alta: Cosas que se usan diariamente, deben ser ubicadas dentro del área de trabajo.


Paso 2: Cuantifique
Determine cuánto de cada ítem es necesario en el lugar donde va a ser almacenado. Por ejemplo puede ser que usted necesite un marcador negro en su escritorio, no cinco, así que los otros cuatro pueden ir al cuarto de suministros. Ahora, cuántos marcadores negros debería haber en el cuarto de suministros?


Paso 3: Ubique
Determine el lugar exacto donde debe ir cada ítem de acuerdo con la tarea para la que se usa.
Los elementos que se usan para la tarea que se hace en el área de trabajo, deberían estar dentro de dicha área.

Agrupe los elementos de acuerdo con:
- El proceso, si se usan para una tarea específica, manténgalos juntos.
- La función, cosas que se usan para lo mismo, deberían permanecer juntas.
- La secuencia de uso, cosas que se usan en cierta secuencia deben ser almacenadas de forma que refleje dicho secuencia.


Paso 4: Evalúe
Pregúntese:
- Es obvio cuando algo no está en su sitio?
- Es obvio cuando algo está ahí y no debería?
- Los objetos móviles vuelven a su sitio?
- Es visible cuando los suministros se están acabando?

Este paso puede incluir medidores visuales como líneas de contorno alrededor del sitio donde permanece el objeto, etiquetas, o indicadores de cantidad para mostrar la cantidad máxima y mínima para que se pueda hacer un nuevo pedido con antelación.



* Esta imagen proviene del eBook “Estrategia de las 5S” producido por Advanced Productive Solutions, S.L. www.ceroaverias.com


Paso 5: Audite
Una vez que todos han definido los sitios de las cosas, permita un tiempo adicional, tal vez media hora, para que cada persona vaya por los puestos de trabajo y cuestione la ubicación o cantidad de los elementos usando etiquetas rojas. Todos los objetos marcados deberán ser reubicados en los siguientes dos días.


Algunas consideraciones adicionales:

Es muy probable que en este momento usted se haya dado cuenta de que no necesita algunas de las cosas que creyó que sí necesitaba. En ese caso usted puede:

- Almacenarlo en otra parte.
- Moverlo dentro del área.
- Venderlo.
- Alquilarlo.
- Devolverlo.
- Botarlo a la basura.

Si no se necesita para la tarea, no debería estar ahí. Idealmente las únicas cosas que deberían estar sobre un escritorio es el computador, los suministros inmediatos como lapiceros y papel, y aquello con lo que está trabajando en ese momento. Suministros extras pueden guardarse en los cajones.
No olvide documentar el proceso con la cámara digital.

Quiero resaltar que en el caso de oficinas y escritorios, las 5S es un proceso que cada persona necesita asimilar a su propio ritmo. Algunas personas sienten apego por ciertos objetos que para otras no tienen ningún valor y esto requiere respeto. Cada persona debe definir el alcance de las 5S para su caso, en la medida en que se sientan cómodas con los cambios. Por ejemplo, yo no necesito tener fotos de cada uno de los miembros de mi familia sobre mi escritorio, pero algunas personas sí. Así que en las 5S a nadie se le permite decidir por los demás.

Eso es todo por hoy. Encontrémonos aquí la próxima vez para cubrir la fase 3, Seiso (Limpiar).

Mientras tanto los dejo con una pregunta: Será que esta metodología se puede aplicar, por ejemplo, al email, el escritorio del computador, el armario, los estantes de la cocina?

Todos los comentarios serán bienvenidos!

Diseñadores entérense: 10 tips para escribir emails.

Si hay algo que los diseñadores no podemos ser es descuidados. Nunca. I nosotros los diseñadores tendemos a ser descuidados con la comunicación y creemos que quien no habla el lenguaje del diseñador debe ser medio bobo.

Pero piénsenlo de nuevo, así como lo he dicho antes, somos nosotros los diseñadores los que tenemos que expresarnos en el lenguaje de la gente a quienes servimos.

Una de las herramientas de comunicación más usadas por los diseñadores es el email. Numerosas versiones de borradores y proyectos se envían todos los días, iteraciones, discusiones sobre presupuestos, plazos de entrega, apariencia, correcciones...

Es crucial que administremos efectivamente el email para no ahogarnos en nuestro propio mar de emails y para comunicar un mensaje claro lo que ayudará a que los procesos de diseño fluyan mejor. Aquí van diez tips para manejar el email efectivamente:


Tip 1: Use la línea del "asunto" inteligentemente.
La línea del asunto debe proveer tanta información como sea posible, acerca del contenido del email. Sea descriptivo y evite la pereza. Si aplica, incluya el nombre del cliente, el proyecto, la parte específica del proyecto, la versión, si se necesita ejecutar alguna acción. Por ejemplo:
Nike Aviso Tennis, versión 04. Se esperan comentarios para mañana a medio día.

Literalmente he recibido emails cuyo asunto es "diseño" o "fresa".
Otra cosa es actualizar el asunto cada vez que ud responde. Así como el mensaje evoluciona, el asunto también debe hacerlo.

Si hay emails que ud envía constantemente, que tienen la misma estructura, piense en una nomenclatura para ellos. Por ejemplo, si ud envía un presupuesto cada dos semanas, el asunto podría ser: "Campaña Nike, presupuesto actualizado para febrero 17 de 2007", donde sólo hay que cambiar la fecha la próxima vez que lo envíe. Esto hace que archivar los emails sea más fácil para ud y el lector.

Incluso ud podría inventar algunas abreviaturas para usar dentro de su organización, al fin del asunto. Por ejemplo: AR=acción requerida, FDM=fin del mensaje, CR=comentarios requeridos. Esto ayudará a que otras personas sepan de una vez si tienen que hacer algo al respecto.


Tip 2: Sea breve y vaya al grano.
Presente el propósito del email y las acciones requeridas en el primer párrafo. Esto permitirá que el lector decida si necesita seguir leyendo o no. Si el email es más largo que tres párrafos, es mejor llamar por teléfono y luego enviar un email de resumen.


Tip 3: Sea claro en cuál es el siguiente paso a seguir.
E incluya esta información en el asunto o el primer párrafo de ser posible. Dígale al lector si se requiere alguna acción por parte de él. Si no se necesita, infórmelo también. Ud podría empezar el email diciendo "psi" (para su información), lo que le dice al lector que este email es sólo de información.


Tip 4: No hay emails urgentes.
Si algo es urgente y requiere atención inmediata, llame por teléfono y luego envíe un email para reforzar.


Tip 5: Presente ideas de forma simple y fácil de entender.
Como dije en un artículo anterior:

Esto es particularmente importante cuando se envían emails y se explican temas de diseño por escrito. Es muy fácil que un cliente se confunda cuando recibe un email que no está bien escrito, porque se asume que él sabe lo mismo que uno. Revise qué tanto detalle quiere incluir, muy poco detalle y tal vez ud no logre transmitir efectivamente su mensaje; mucho detalle y es posible que su cliente resulte confundido.

Hágale la vida más fácil al lector con ayudas visuales. Resalte frases claves con otro color. Use bullets para hacer listas. Otra cosa que me gusta hacer es tomar una foto del diseño (JPG o PDF) y usar Photoshop para hacer círculos alrededor de cosas sobre las que quiero comentar. Luego le asigno un número a cada círculo y entonces explico cada número en el email.

Asegúrese de que sus emails cumplen con las normas API (A Prueba de Idiotas, o sea, que no se requiera un manual para entenderlos).


Tip 6: Fíjese en la gramática y la ortografía.
Como dije en un artículo anterior:

La gramática y la ortografía hablan de su profesionalismo, su atención al detalle, así que sea consciente de la imagen que ud está proyectando. Revise que los emails no tengan errores antes de enviarlos, y asegúrese de que su personal hace lo mismo.

Tip 7: Nunca reenvíe basura de emails en cadena.
Simplemente no es profesional y va en contra de la confianza que la gente tiene en ud.


Tip 8: Use una firma.
Utilice su programa de email para añadir una firma al final de sus emails. Incluya su nombre, cargo e información de contacto. Si ud forma parte de un equipo de diseño, estandarícela para que todos usen la misma. Esto refuerza su marca y se ve muy profesional.


Tip 9: Sea profesional con su email.
No use el email para resolver disputas. Siempre es mejor la comunicación verbal.
No lo use para delatar a otras personas.
No lo use como sistema de registro de tareas.


Tip 10: Archive su email.
En un negocio donde hay muchas cuestiones subjetivas, es buena idea reforzar discusiones y acuerdos con algo por escrito. Cree un buen sistema de archivo para su email, donde sea fácil encontrar cosas después. Use reglas en Outlook (u otro programa de email) que le ayuden a archivar más rápidamente. He hablado sobre sistemas de archivo antes. Algunos de estos principios aplican al email.


Todos los comentarios serán bienvenidos!!!

Diseñadores entérese: Sistemas de archivo.

Cuando su operación comienza a ir bien y hay más y más clientes con nuevos proyectos, ud verá dos cosas:

1. Ud necesita llevar un registro de su trabajo, casi siempre, archivos digitales y otros materiales y...
2. Ud necesitará una forma fácil de identificar y encontrar dichos materiales.

Como lo he mencionado en anteriores blogs, es crucial llevar un registro de sus proyectos en una base de datos o alguna clase de sistema de registro. Dicho sistema debería contener información acerca de la ubicación de los archivos digitales de cada proyecto y estos archivos deben estar organizados de forma clara en esa ubicación.

Este es mi método:

Yo organizo archivos por cliente, así que primero decido cuál es el criterio más grande para dividirlos, por ejemplo "país" y creo una carpeta para cada país con el que trabajo. Dentro de cada folder creo carpetas para cada uno de los clientes de ese país. Luego, dentro de la carpeta de cada cliente, creo nuevas carpetas de acuerdo con nuevos criterios, por ejemplo, tipos de productos, tamaños, medios... Aquí va un ejemplo:

Es crucial ser consistente con su sistema de archivo y entrenar al personal para que archiven correctamente. Esto ahorrará tiempo precioso cuando se está tratando de ubicar los archivos de algún proyecto en particular (o cuando tiene un cliente furioso en el teléfono, diciendo que ud puso mal la tabla nutricional en el empaque) y también esto es muy valioso cuando comience a implementar un sistema automático de backup.

Sobra decir que hacer backup de sus archivos es imperativo no sólo para tener acceso a ellos, sino para asegurar su protección contra el plagio. Hay múltiples dispositivos de almacenamiento e incluso hay compañías que se encargan de realizar esos procesos.

Ahora, ud debe crear una forma para nombrar sus archivos digitales. Por ejemplo: CLIENTE_TIPO DE PRODUCTO_TEMA_TAMAÑO_VERSION. "empaque_fresa.ai" simplemente no provee suficiente información.

También encontré que guardar las versiones anteriores en archivos separados es útil cuando los clientes no deciden claramente qué versión es la que desean. Aunque algunas veces esto puede usar espacio en el disco duro, ud puede borrar las que no fueron seleccionadas, una vez el cliente tome una decisión.

Para ayudarse ud y a su personal a acordarse de guardar todos los materiales de un proyecto, tanto físicos como digitales, sugiero que use listas de verificación que describan el proceso detalladamente.

Estos dispositivos cognitivos ayudan a que la persona haga seguimiento de todos los pasos que deben seguir para terminar un proyecto y archivarlo efectivamente. Yo soy bastante olvidadiza y estas listas me ha ayudado a mantenerme al tanto de todo y controlar una operación de diseño grande.

Es útil archivas las listas con los materiales del proyecto. Por ejemplo, ud puede tener una lista para verificar los materiales que el cliente envía y revisar que toda la información necesaria está incluida y otra que describa el proceso interno de diseño.

Las listas de verificación requieren una planeación cuidadosa, no es bueno tener tantas listas que se le vaya a uno el día llenándolas, sólo las necesarias para asegurarse de que todo está bajo control.

Si su operación es más grande, como parte de un departamento de diseño, podrían haber listas para diferentes partes de los proyectos, o listas para comunicarse con otros departamentos, así que analice su proceso antes de implementar demasiados controles.

Si el departamento apenas está empezando, comience con algo pequeño, puede ser una lista para controlar una pequeña parte del proceso. Evite usar listas electrónicas en un principio. Descubrí que las listas electrónicas sólo funcionarán si han sido probadas antes en lápiz y papel.

Se trata de tener el control de la operación y tener información de lo que está pasando con cada uno de los proyectos y sus materiales, pero haga que sea simple.


En resumen:

• Almacene los archivos digitales en carpetas fácilmente indentificables.


• Almacene materiales físicos en carpetas identificables también.


• Sea inteligente al nombrar sus archivos. Piense en que más adelante pueda reconocer de qué se trata sin tener que abrirlo.


• Genere listas de verificación para añadir puntos de control en ciertos pasos del proceso.

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