Diseñadores entérense: 5S Fase 5, Shitsuke (Mejorar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este artículo hablaré sobre la quinta fase, Mejorar. Si lo logró hasta aquí, permítame felicitarlo!

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los cuatro anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar
Fase dos, Organizar
Fase tres, Limpiar
Fase cuatro, Estandarizar


Fase 5, Mejorar

El objetivo de esta fase es mantener las condiciones logradas y establecer nuevas metas para la mejora. Cuando usted mejora:

- Se mantiene el orden logrado en Seiton.
- Las cosas retornan a su puesto.
- Equipos y sitios de trabajo son limpiados con regularidad.
- Las personas disfrutan de un mejor ambiente de trabajo y se sienten orgullosas de sus puestos.

Los pasos:

Paso 1: Redefina
Usted había establecido un estándar, no? Ahora vuelva a las preguntas que se hizo durante las fases 1 y 2 y hágaselas de nuevo, con respecto a su estándar actual. Hay algo que se pueda hacer mejor? Algo que está donde no debería?


Paso 2: Documente
Una vez que usted ha revisado las preguntas, fíjese si el estándar cambió. Si es así, documente de nuevo, tome una foto y ubíquela en un lugar visible.

Aquí les muestro una foto del estándar final de mi escritorio, aunque luego reemplacé el quemador por una unidad externa. Dónde están los esferos, se preguntan? Bien guardaditos y organizaditos en los cajones.



Como extra aquí les muestro una foto de mi escritorio actual, aún aplicando la filosofía 5S.


Aquí está mi caja de lápices. Incluye sólo lo necesario, un esfero rojo, uno azul y uno negro, un lápiz , un resaltador y un calendario (Y ahora que lo pienso, el calendario se necesita ahí? Tengo uno en el dashboard del computador… Mmm…)



Paso 3: Audite
Bueno, entonces ahora todo el mundo en la organización tiene sus estándares. Es tiempo de auditar su implementación. Cómo medir y evaluar el proceso realmente depende del equipo de personas y los criterios que ellos quieran aplicar.

Aquí les muestro un ejemplo de cómo yo solía auditar las oficinas. Auditamos semanalmente, durante un mes.


Criterios para evaluar en cada paso:

Seleccionar
No he seleccionado nada (Gana 1 punto).
He seleccionado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Sólo tengo lo necesario (Gana 3 puntos).

Organizar
No he organizado nada (Gana 1 punto).
He organizado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Cada ítem tiene su sitio (Gana 3 puntos).

Limpiar
No he limpiado nada (Gana 1 punto).
He limpiado algunas cosas (Gana 2 puntos).
Mi área de trabajo está limpia (Gana 3 puntos).

Estandarizar
No he estandarizado nada (Gana 1 punto).
He establecido el estándar (Gana 2 puntos).

Mejorar
He mejorado el estándar una vez (Gana 1 punto).
He mejorado el estándar dos veces (Gana 2 puntos).
He mejorado el estándar tres veces (Gana 3 puntos).

Aquí está un ejemplo de una tabla de Excel para registrar y contar los puntos:


Después de contar los puntos la persona recibe una tarjeta:

Tarjeta roja, si la persona ganó entre 5 y 10 puntos. Hay mucho por hacer y mejorar.

Tarjeta amarilla, si la persona ganó entre 10 y 12 puntos. Aún se puede mejorar.

Tarjeta verde, si la persona ganó entre 12 y 14 puntos. El área está muy organizada y limpia!

La idea es que las tarjetas se ubiquen en el área de trabajo en un sitio visible, y que tal vez se cree una pequeña competencia entre los miembros del equipo por obtener una tarjeta verde en las cuatro semanas de auditoría.


Y eso es todo para esta fase y las 5S!

Es una buena idea repetir el proceso de auditoría en un par de meses, para ver si el equipo mantiene los resultados.

Espero que hayan disfrutado esta serie y que sus sitios de trabajo sean áreas de productividad y orgullo!

Todos los comentarios serán bienvenidos!