Diseñadores entérense: 5S Fase 2, Seiton (Organizar)

Bienvenidos de vuelta a mi serie sobre las 5S, la metodología para mejorar el orden y la limpieza en el sitio de trabajo. En este post cubriré la segunda fase, Organizar.

Pero primero, si usted está leyendo este artículo y no ha leído los dos anteriores:
Introducción a la metodología
Fase uno, Seleccionar

Empecemos donde nos quedamos. La semana pasada hablé de Seiri, seleccionar. Al final del ejercicio teníamos dos grupos de cosas:

Grupo C: Lo que necesita estar en el área de trabajo.
Grupo D: Lo que se necesita, pero no necesariamente dentro del área.


Fase 2, Organizar

El propósito de esta fase es asignar el lugar idóneo para cada cosa.

- Se eliminarán desplazamientos innecesarios porque lo que se necesita está cerca.
- Encontrará las cosas fácilmente.
- Se reduce la posibilidad de error.
- Hay marcas visibles de dónde se deben colocar los objetos y su cantidad.
- Se establece la base para la estandarización.


Bueno, ahora sigamos con el ejercicio:

Paso 1: Clasifique
Piense en la frecuencia con la que usa cada objeto de acuerdo con los siguientes criterios:

- Frecuencia baja: Cosas que se usan mensualmente, pueden ser ubicadas lejos del área de trabajo.
- Frecuencia media: Cosas que se usan semanalmente, pueden ser ubicadas en las áreas adyacentes.
- Frecuencia alta: Cosas que se usan diariamente, deben ser ubicadas dentro del área de trabajo.


Paso 2: Cuantifique
Determine cuánto de cada ítem es necesario en el lugar donde va a ser almacenado. Por ejemplo puede ser que usted necesite un marcador negro en su escritorio, no cinco, así que los otros cuatro pueden ir al cuarto de suministros. Ahora, cuántos marcadores negros debería haber en el cuarto de suministros?


Paso 3: Ubique
Determine el lugar exacto donde debe ir cada ítem de acuerdo con la tarea para la que se usa.
Los elementos que se usan para la tarea que se hace en el área de trabajo, deberían estar dentro de dicha área.

Agrupe los elementos de acuerdo con:
- El proceso, si se usan para una tarea específica, manténgalos juntos.
- La función, cosas que se usan para lo mismo, deberían permanecer juntas.
- La secuencia de uso, cosas que se usan en cierta secuencia deben ser almacenadas de forma que refleje dicho secuencia.


Paso 4: Evalúe
Pregúntese:
- Es obvio cuando algo no está en su sitio?
- Es obvio cuando algo está ahí y no debería?
- Los objetos móviles vuelven a su sitio?
- Es visible cuando los suministros se están acabando?

Este paso puede incluir medidores visuales como líneas de contorno alrededor del sitio donde permanece el objeto, etiquetas, o indicadores de cantidad para mostrar la cantidad máxima y mínima para que se pueda hacer un nuevo pedido con antelación.



* Esta imagen proviene del eBook “Estrategia de las 5S” producido por Advanced Productive Solutions, S.L. www.ceroaverias.com


Paso 5: Audite
Una vez que todos han definido los sitios de las cosas, permita un tiempo adicional, tal vez media hora, para que cada persona vaya por los puestos de trabajo y cuestione la ubicación o cantidad de los elementos usando etiquetas rojas. Todos los objetos marcados deberán ser reubicados en los siguientes dos días.


Algunas consideraciones adicionales:

Es muy probable que en este momento usted se haya dado cuenta de que no necesita algunas de las cosas que creyó que sí necesitaba. En ese caso usted puede:

- Almacenarlo en otra parte.
- Moverlo dentro del área.
- Venderlo.
- Alquilarlo.
- Devolverlo.
- Botarlo a la basura.

Si no se necesita para la tarea, no debería estar ahí. Idealmente las únicas cosas que deberían estar sobre un escritorio es el computador, los suministros inmediatos como lapiceros y papel, y aquello con lo que está trabajando en ese momento. Suministros extras pueden guardarse en los cajones.
No olvide documentar el proceso con la cámara digital.

Quiero resaltar que en el caso de oficinas y escritorios, las 5S es un proceso que cada persona necesita asimilar a su propio ritmo. Algunas personas sienten apego por ciertos objetos que para otras no tienen ningún valor y esto requiere respeto. Cada persona debe definir el alcance de las 5S para su caso, en la medida en que se sientan cómodas con los cambios. Por ejemplo, yo no necesito tener fotos de cada uno de los miembros de mi familia sobre mi escritorio, pero algunas personas sí. Así que en las 5S a nadie se le permite decidir por los demás.

Eso es todo por hoy. Encontrémonos aquí la próxima vez para cubrir la fase 3, Seiso (Limpiar).

Mientras tanto los dejo con una pregunta: Será que esta metodología se puede aplicar, por ejemplo, al email, el escritorio del computador, el armario, los estantes de la cocina?

Todos los comentarios serán bienvenidos!